Страница 9 из 18
2. «МУРА» (ударение также на первый слог) – это несоответствие стандарту, вариабельность, отклонение. На производстве мура приводит к проблемам с качеством продукции. В вопросах личной эффективности мура чаще всего встречается в виде прокрастинации или неравномерного планирования рабочей загрузки (например, когда львиная часть работы откладывается до самого последнего момента). В свою очередь, это приводит к «мури», которая описана в следующем пункте. Еще один источник данного вида потерь в личных историях – это недостаток или (чаще всего) отсутствие элементов стандартизации (например, списков или чек-листов) для типовых, повторяющихся задач.
3. «МУРИ» – это излишняя нагрузка и напряжение, которых можно избежать. Чаще всего «мури» возникает из-за неправильной организации процесса (когда слишком много муды), либо в результате неправильного планирования (когда «откусили больше, чем можем прожевать» в принципе, либо неравномерно распределили рабочую загрузку по времени).
И да, «мури» – это тоже потери! Вообще, в моей «картине мира» после 18:00 в офисе уже никого не должно быть. Понятно, что иногда «авралы» случаются, и это нормально. Но если человек РЕГУЛЯРНО «пашет» до ночи, то он либо неэффективен, либо налицо нехватка ресурсов, либо ему просто не хочется идти домой. Любой из этих вариантов в конечном итоге несет риски и для организации, и для сотрудника. И есть мнение, что с этим нужно что-то делать.
«Стандартизация» и личная эффективность
Один из ключевых элементов концепции «бережливого производства» – так называемая «стандартизация». Её суть в том, чтобы устранить (или минимизировать) отклонения от единственно правильного способа делать что-либо. Выражается это чаще всего в письменной регламентации процесса – правилах, инструкциях и т.п..
В вопросах личной эффективности тема стандартизации также весьма актуальна. В «физическом мире» здесь чаще всего используются такие инструменты, как:
– чек-листы (они же контрольные списки или контрольные карты). Как большой маньяк этой темы, о них чуть позже сделаю отдельный пост;
– «скрипты» («сценарии») стандартных (повторяющихся) диалогов;
– прочие «шпаргалки» для разгрузки мозга от информации, которая не требуется каждый день (например, различная справочная информация);
– правила (протоколы) коммуникации (например, правила использования различных коммуникационных средств – для каких целей использовать телефон, для каких – мессенджеры, для каких – электронную почту);
– собственные внутренние нормативы качества или продуктивности (четко сформулированные: например, количество времени, которое вы уделяете тому или иному виду дел);
– т.н. «рутины» (калька с английского «routine») – искусственно созданные или естественно возникшие последовательности действий, привязанные к какому-либо времени или событию (например, т.н. «утренняя рутина»).
В чем «тайный смысл» всего этого «умножения сущностей»?
Во-первых, все эти элементы стандартизации снижают вероятность ошибки, потому что все и всегда держать в голове невозможно. К тому же использование «шпаргалок» и прочих «подручных средств» в принципе снижает уровень стресса в наше мозгу (о причинах тому недавно писал в статье про «мозг на аутсорсинге»).
Это также освобождает ресурсы мозга для работы в стрессовых ситуациях. Как говорится, в моменты стресса человек не поднимается на уровень своих ожиданий, а падает до уровня своей подготовки. Элементы стандартизации позволяют в такие моменты «на автомате» принимать правильные решения по алгоритму, который был спокойно продуман и разработан как раз для таких «стрессовых» ситуаций.
Далее – благодаря стандартизации экономится время на «вспоминание» или «придумывание» правильных действий в повторяющихся ситуациях. На первый взгляд кажется, что экономия здесь мизерная или вообще сомнительная. Но на самом деле (и серьезные исследования это подтверждают) – в горизонте дня, месяца или года речь идет о вполне ощутимом выигрыше.
Три заблуждения о стандартизации
В условиях «классического» потокового производства сейчас уже мало кому придет в голову сомневаться в необходимости инструментов стандартизации – тех же технологических карт, например. Но лично я в условиях потокового производства работал сравнительно мало – в основном приходилось иметь дело с «индпошивными» историями, проектными видами деятельности и слабо структурируемыми задачами.
А в этих мирах «процветают» как минимум три следующих заблуждения:
1. Стандарты якобы душат творчество. В реальности стандарты именно СПОСОБСТВУЮТ творчеству и импровизации, освобождая для этого ресурсы мозга от концентрации на вещах, которые можно «аутсорсить».
2. Творческую деятельность якобы нельзя стандартизировать. Разумеется, вгонять слабоструктурируемую «творческую» задачу в «прокрустово ложе» классических производственных стандартов – идея не очень здравая. Но это не значит, что элементы стандартизации нельзя успешно использовать, чтобы повысить эффективность и качество результата, например, дизайнера, копирайтера или конструктора.
Во-первых, в их деятельности также довольно много повторяющихся задач. А в наиболее успешных креативных агентствах и конструкторских бюро нормативы производительности еще как используются. К тому же не стоит забывать о таком инструменте, как «библиотеки готовых решений» – это просто кладезь для повышения эффективности. О нем я также планирую написать отдельную статью.
3. Стандарты якобы мешают гибко реагировать на изменения. Это заблуждение явно основано на предпосылке, что как только стандарт принят, он выбивается в камне и хранится в ковчеге на горе. В реальности же разработка и поддержание стандартов – это циклический процесс: стандартизация -> исполнение -> проверка -> корректировка (SDCA).
Считается, что стандарты нужно пересматривать КАК МИНИМУМ каждые полгода. Если стандарт в течение долгого времени остается неизменным, это повод заподозрить неладное.
Библиотеки готовых решений
В постах, посвященных стандартизации, я уже упоминал об одном из связанных с ней заблуждений. А именно, что якобы нельзя стандартизировать творческую работу. В реальности это не совсем так, и множество примеров это подтверждают.⠀
Например, в творческом труде довольно успешно используется такой инструмент, как «библиотеки готовых решений» или «библиотеки готовых элементов». Успех данного инструмента основан на двух неочевидных для обывателя фактах:
1. Даже у самых нестандартных задач всегда есть некие «стандартные» элементы. И их больше, чем кажется на первый взгляд. Поэтому вместо того, чтобы каждый раз «изобретать велосипед» и создавать эти элементы «с нуля», можно и нужно экономить время благодаря использованию заранее сделанных «заготовок».
2. «Все придумано до нас» (с). Ну или почти все. Если серьезно, то по-настоящему оригинальные и уникальные и «прорывные» идеи и разработки – большая редкость в принципе. К тому же у них есть недостаток – потребитель может их просто не оценить из-за инертности своего мышления (что-то хотя бы НЕМНОГО знакомое всегда ближе, понятнее и менее рискованно). Поэтому подавляющее большинство творческих «продуктов» – это просто вариация на тему чего-то старого. И «позаимствовать» идею (особенно абстрактную) для доработки не считается неэтичным в профессиональных кругах. На эту тему есть даже целая популярная книга, которая так и называется: «Кради как художник».
Что касается примеров, то, пожалуй, наиболее распространенный и принятый вариант этого инструмента – библиотеки кода, объектов или подпрограмм в работе программистов. Использование такого рода библиотек – уже де-факто стандарт в этой сфере. Вместо того, чтобы «с нуля» писать какие-либо типовые блоки кода, программеры просто используют уже готовые.
Многие успешные копирайтеры и фотографы используют так называемые «свайп-файлы» – подборки заготовок из удачных элементов (своих и чужих), к которым можно обращаться за вдохновением.