Страница 8 из 18
Так вот, суть первого лайфхака состоит в том, чтобы у каждого предмета было свое постоянное место. Телефон всегда в этом кармане, бумажник – всегда только в том, очки – в боковом отделении рюкзака и т.д.. Что выигрываем? Меньше тратим времени на поиск, меньше вероятности забыть взять нужные вещи с собой, больше шансов вовремя заметить пропажу, если что.
Второй лайфхак: выработать в себе следующую привычку. Когда посидели где-то (например, в кафе или на лавочке) и ухОдите – через пару метров остановиться и оглянуться. Не оставили ли на столе бумажник, или очки, или бутылку с водой…
Похожая история с чекаутом из гостиничного номера. Когда собрали все вещи, выставляете чемоданы за дверь (или возле двери), мелкие вещи и ручную кладь складываете на них. И ОБЯЗАТЕЛЬНО С ПУСТЫМИ РУКАМИ быстро пробегаетесь по номеру на предмет забытых вещей. Момент с незанятыми руками важен. Потому что если в руках что-то остается, от этого страдает тщательность проверки: появляется соблазн «срезать углы», чтобы побыстрее закончить. Да и неудобно это: открывать шкафчики и выдвижные ящики с занятыми руками…
Что такое «пока-йоке»
В одной из статей я уже писал о том, что «правильные» действия надежнее обеспечить через привычку, чем через дисциплину. И хорошее дополнение к привычке (а иногда – ее альтернатива) – это то, что японцы называют «пока-йоке», защита от ошибок. Или, как ее чаще называют, «защита от дурака». То есть некая физическая конструкция, которая не позволяет сделать «неправильное» действие.
У инженеров эта штука известна и используется достаточно давно для снижения «человеческого фактора» во взаимодействии с техникой. Примеры «пока-йоке» – «отверстие перелива» в ванной или невозможность вытащить ключ из зажигания, если селектор КПП-автомата не в положении «Parking».
Но «пока-йоке» также неплохо работает и в вопросах личной эффективности. Там, где хотелось бы застраховать себя от дорогостоящей ошибки, иногда можно придумать физический «костыль».
Приведу пример опять же с ключами. Обычно я не склонен терять вещи. Но как говорится, «иногда и старая обезьяна с дерева падает» (с). Как-то раз, будучи под температурой, я забыл свою связку ключей торчащей в почтовом ящике в подъезде. Когда обнаружил пропажу и вернулся – связки на месте уже не было. А там – ключи от квартиры, машины, мотоцикла, офиса, сейфа… Короче, инфаркт и инсульт в одном флаконе…
Слава Богу и неравнодушному соседу – все нашлось и обошлось. Но я очень впечатлился. И завел себе что-то типа «ретрактора» – шнура, которым ключи незаметно крепятся к ремню на штанах, или к портфелю, или к рюкзаку. Так уже точно не потеряются.
О «пользе» отвлечений
На самом деле, никакой пользы в отвлечениях нет, что бы ни говорили сторонники «многозадачности» или любители «разбавлять» одну деятельность другой.
Разумеется, каждый волен делать так, как он хочет. Но если нужно выдавать больше результата в единицу времени, ИМХО имеет смысл обратить внимание на серьезные научные исследования в теме «многозадачности». Не буду погружаться в нудные подробности, ограничусь актуальным для нас с вами «сухим остатком». Итак, что же доказали исследователи-нейрофизиологи?
Во-первых, когда задача требует концентрации внимания, и нас прерывают (или мы сами отвлекаемся), на возвращение концентрации требуется время. Это, казалось бы, очевидно. Неочевидно то, что по факту на это уходит гораздо больше времени, чем нам кажется. Поскольку наш мозг не может делать 2 дела одновременно, для мозга процесс концентрации на задаче – это тоже отдельное дело. И мозг не может одновременно концентрироваться и выполнять задачу.
Во-вторых, сам процесс возврата к сосредоточению довольно энергозатратен для мозга. То есть если мы часто отвлекаемся от задачи, мы не только тратим на нее больше времени, но и больше устаем.
В-третьих, при постоянных отвлечениях падает качество нашей работы, и вот почему. При частой смене фокуса концентрации в большей степени задействуются те участки мозга, которые отвечают за первичную обработку визуальных и прочих сигналов. А более «высокоуровневые» участки (отвечающие за память, анализ и т.п.) привлекаются уже «по остаточному принципу», т.е. в меньшей степени. Проще говоря, «краткосрочная память» вообще может отключаться. Пожалуй, каждый из нас бывал в ситуации, когда что делал, потом отвлекли, а потом: «Блин, так на чем же я остановился?»
Короче, один из источников личной эффективности – обеспечить себе возможность сократить отвлечения и сконцентрироваться на задаче. В «физическом» мире это можно сделать либо «административно» (т.е. в приказном порядке, если у вас есть такая возможность), либо просто по-человечески договориться.
Вот пример первого варианта. В свое время в одной из компаний под моим руководством по утрам у бухгалтеров была довольно кропотливая задача – разнесение большого количества входящих платежей по правильным учетным аналитикам. Автоматизировать этот процесс на тот момент было нецелесообразно, работа была ручная и требовала большой концентрации. Бухгалтера очень жаловались на постоянные отвлечения со стороны отдела продаж и производства, которым всегда почему-то именно утром «приспичивало» решать с ними свои вопросы.
Выяснилось, что ни один из этих вопросов не требовал безотлагательного решения, и все они могли подождать второй половины дня. В итоге я в приказном порядке запретил кому бы то ни было входить и звонить в бухгалтерию (очевидно, кроме ее штатных обитателей) с 09:00 до 11:00. В результате нужные данные в учетной системе стали доступны значительно раньше, и число ошибок сократилось.
Понятно, что с моим «административным ресурсом» генерального сделать это было несложно. А если этого «ресурса» нет? На практике достаточно неплохо работает просто устная договоренность и какой-то хорошо видимый сигнал. Например, одна моя знакомая договорилась со своими коллегами, чтобы они ее не беспокоили, когда у нее на столе стоит табличка «НЕ БЕСПОКОИТЬ!». Говорит, что инструмент отлично работает.
Читал, что в одной из клиник в Сан-Франциско (США) количество ошибок медсестер при выдаче лекарств сократилось на 47% после того, как со всем персоналом была проведена разъяснительная работа на тему опасности отвлечений, а медсестрам выданы яркие оранжевые жилеты, которые они одевали только в тех случаях, когда их реально нельзя было беспокоить и отвлекать.
Черви или рыбалка?
Вряд ли кто-либо будет спорить с утверждением, что тщательная подготовка к любому действию, мероприятию или проекту – «наше всё». Так оно и есть: полагаться на «авось» – плохая идея, точка. Однако, ИМХО, даже в деле подготовки имеет смысл соблюдать разумность и не допустить «перегибания палки».
Некоторые так поглощаются подготовкой, что теряют из виду саму ее цель. Как говорит один мой знакомый, «можно так увлечься поиском червей, что пропустить рыбалку». В оригинале вместо «пропустить» использовалось другое слово, ну вы меня поняли…
Чрезмерная подготовка – одна из разновидности муды «излишней обработки». Полировать кирпич можно бесконечно. А в контексте личной эффективности за высокопарными словами о важности качественной подготовки очень часто скрывается обыкновенная прокрастинация или страх конкретного действия. Примерно туда же нередко относится «выжидание лучшего времени».
Мораль? Давайте будем честными сами с собой…
Три вида потерь
Про типологию восьми видов потерь и её применимость к личной эффективности я уже рассказывал. Сегодня предлагаю рассмотреть еще одну классификацию потерь из той же оперы. Итак, японцы также классифицируют потери на три вида:
1. Собственно «МУДА» – это все, что не добавляет ценности продукции, приводит к потерям, является ненужным или бесполезным действием, без которого можно обойтись. Это мы уже рассматривали.