Страница 16 из 24
Клиентская база позволяет обеспечивать работу операторов call-центра и дистрибьюторов. Создать ее можно самостоятельно или с помощью специалиста. Если вы никогда не создавали клиентскую базу, то доверьтесь эксперту, а затем по мере необходимости вносите в базу свои коррективы.
3. База-склад и база-офис.
База склад-офис работает с помощью программы Access и содержит всю информацию о движениях товара и денег в компании. Так же, как и клиентская база, она имеет первостепенное значение для слаженной и правильной работы офиса.
4. Интернет.
Офисный интернет должен выполнять функцию обмена рабочей информацией и рабочего общения. Не забывайте, что вся остальная деятельность, производимая с помощью интернета, приводит к рискам.
5. Принтер.
С помощью принтера вы сможете распечатывать различные документы, накладные, прайс-листы. Выбирая принтер в магазине, не гонитесь за дешевизной, иначе уже через месяц вам придется покупать новый. Остановите свой выбор на лазерной модели не дешевле 10 000 рублей.
Некоторые офисные документы значительно выгоднее печатать в типографии тиражом от 500 шт. Для этого обзвоните несколько типографий или копировальных центров и найдите организацию, которая устроит вас и финансово, и территориально.
В кратчайшие сроки найдите центры обслуживания и ремонта для каждой единицы офисной техники, чтобы в случае возникновения поломок вы могли быстро устранить неполадки.
Кадровая структура бизнеса
Вы как руководитель должны четко и ясно понимать кадровую структуру своего бизнеса, четко ранжировать сотрудников по служебным обязанностям, ответственности и степени власти. Без этого ваш бизнес не сможет нормально существовать и развиваться.
Постройте вертикаль власти, исходя из опыта работы и образования сотрудников.
Создавая кадровую структуру, вы должны понимать, кто и чем должен заниматься и за что отвечать.
Обязанности директора (руководителя):
• выдача ресурсов;
• осуществление контроля;
• оказание помощи;
• разработка и внедрение новых способов работы;
• управление;
• мотивирование;
• обучение;
• финансы;
• организация рабочего процесса;
• награждение;
• наказание;
• внеофисная работа.
Офисный персонал
Наполните свой офис разноплановыми сотрудниками.
1. Постоянные сотрудники:
• секретарь;
• кладовщик;
• уборщица;
• бухгалтер;
• охранник.
Все расчеты производите только через кассу. Принимайте наличные деньги у дистрибьюторов не лично, а с помощью другого ответственного лица. Сделайте так, чтобы все сотрудники видели вашего бухгалтера. Этим вы покажете, что у вас все работает официально и законно.
За один день вряд ли вы сможете найти полностью преданного вам человека. Сделать это достаточно нелегко. Поэтому периодически проверяйте и контролируйте материально-ответственных сотрудников, специально создавайте сложные ситуации, в которых они будут самостоятельно искать выход и правильные решения.
Например, добавьте в кассу лишние деньги и посмотрите, как поступит человек (расскажет вам о несоответствии денег или заберет их себе).
Чем более полную анкету при устройстве на работу заполнит ваш кладовщик или секретарь, тем меньше у него будет возникать соблазнов обманывать вас.
Имея дело с материальными ценностями, не экономьте на охране. Это может стоить вам жизни. Поэтому обязательно примите в свой штат охранника либо установите в офисе тревожную кнопку.
2. Временные сотрудники:
• технический специалист (сантехник, электрик, автослесарь и т. д.);
• программист;
• юрист;
• участковый.
Техническим специалистом может быть какой-нибудь молодой парень, который приедет к вам по первому же зову и устранит технические неполадки. То же самое касается и программиста. А вот к юристу вы можете самостоятельно ездить при необходимости.
Обязательно познакомьтесь со своим участковым, чтобы в случае противозаконных действий, совершенных каким-нибудь вашим сотрудником, вы могли своевременно получить квалифицированную помощь.
Хотя бы раз в месяц приглашайте участкового к себе в офис, чтобы подчиненные видели, кто является вашим приятелем, и думали, прежде чем обмануть вас.
Будучи руководителем, вы должны не бороться с проблемами, а предотвращать их на уровне зарождения.
Секретарь
Хороший секретарь – это половина гарантии того, что к вам будут приходить люди на обзорный день. Даже при сезонных спадах работы рекламы хороший секретарь добивается хорошего прихода новых сотрудников.
Выбор секретаря делайте, не опираясь на внешние данные человека, а исходя из его профессиональных качеств. Пригласите 2–3 соискателей на эту должность, дайте претендентам скрипт разговора по телефону и посмотрите, у кого будет самый лучший приход людей. Параллельно оцените, кто из кандидатов лучше работает с документами и приемом заказов, а также правильно общается с остальными сотрудниками.
Таким образом через несколько дней вы сможете определить, какой кандидат вам подходит больше.
Главные обязанности секретаря – это приглашение людей на собеседование и работа с документацией.
Также секретарь обязан вести контроль просроченных договоров и собирать заявки для дистрибьюторов.
Приход людей на собеседование должен быть не ниже 70 % от всех записавшихся. При этом задача секретаря – регистрировать в специальной тетради каждого звонящего соискателя. Секретарь должен записать: ФИО претендента, возраст, телефон, время собеседования, источник, по которому человек позвонил по объявлению.
Когда люди начнут приходить на собеседование, секретарь должен раздать им краткие анкеты для заполнения, а затем проверить правильность заполнения и сверить паспортные данные.
После собеседования секретарь должен позвонить по всем одобренным анкетам соискателей и пригласить людей на обзорный день.
Обяжите секретаря предоставлять вам ежедневную информацию по входящим звонкам.
Секретарь должен записывать:
• сколько человек позвонили по вашему объявлению;
• сколько человек записались на собеседование;
• сколько человек из звонивших реально пришли на собеседование.
Нормальное процентное соотношение записавшихся соискателей к пришедшим должно варьироваться в пределах 65–85 %.
Качество работы секретаря оценивается в большей степени по проценту прихода. Не забывайте, что низкий процент прихода – это зря потраченные деньги на рекламу. Также смотрите, насколько щепетильно секретарь проверяет достоверность информации о сотрудниках и действующие сроки договоров.
Кладовщик
При выборе кладовщика в первую очередь оценивайте умение человека быстро и правильно считать, а также пользоваться компьютером.
Зарплату кладовщика сделайте чуть выше средней зарплаты по городу, так как этому человеку постоянно придется работать с материальными ценностями и считать склад по субботам.
У кладовщика должно быть удобное место работы. На эту должность можете подыскать человека, уже отходившего у вас в «поле». Он будет хорошо знать специфику вашего бизнеса, и вам не придется обучать его дополнительно.
В обязанности кладовщика входит:
• выдача товара дистрибьюторам и прием его обратно на склад;
• еженедельный подсчет склада;
• содействие контролирующим органам;
• контроль правильного заполнения реализационных и долговых накладных;
• ответственное хранение всей складской документации, в том числе сертификатов;
• контроль сроков сертификации товаров;
• уборка склада и соблюдение чистоты;
• написание необходимых актов о недостаче и порче товара.