Страница 15 из 24
Если во время приема товара вы обнаружите недостачу, то тут же составьте акт недостачи и свяжитесь с поставщиком.
Если на ваш склад приходит товар из центрального офиса вашей компании, то после его получения свяжитесь с ответственным лицом и доложите о приходе товара в офис.
В течение трех дней осмотрите весь пришедший товар и в случае выявления недостачи или повреждений составьте акт и свяжитесь с поставщиком или центральным офисом.
Испорченный и бракованный товар складируйте отдельно. Примите все возможные меры, которые помогут отремонтировать данный товар или привести его в потребительский вид. Отремонтированный товар реализуйте по сниженной цене.
Обустраивая склад, поставьте у входа стол выдачи товаров таким образом, чтобы на склад мог пройти одновременно только один человек. Стол должен быть гладким и ровным, в противном случае вы не сможете избежать порчи товара. На столе или рядом со столом установите компьютер так, чтобы кладовщику было удобно принимать или выдавать товар, а также вносить в компьютер данные.
Весь товар на складе уложите на поддоны и расставьте так, чтобы между рядами можно было спокойно проходить. Товар укладывайте стопками по принципу кирпичной кладки.
Тот товар, который вы не будете массово пускать в «поле» в ближайшее время, поставьте в самый дальний угол. По мере необходимости вы можете переставить товар, учитывая все нюансы.
Охрана и безопасность
Безопасность вашего бизнеса всегда будет зависеть только от принятых вами мер, направленных на обеспечение этой безопасности. Пренебрежительное отношение к данному вопросу нередко заканчивается очень плачевно. Никогда не забывайте о том, что, не обеспечив безопасность, в лучшем случае вы можете лишиться бизнеса, а в худшем – своей жизни.
Если в здании, где вы арендовали помещение, есть охрана или сторож, то в обязательном порядке узнайте о возможном заключении договора с охраняющей стороной. Если такой службы не существует, то самостоятельно найдите тех, кто обеспечит вам сохранность помещения в нерабочее время.
После того как вы въедете в новое помещение, сходите в местное отделение полиции и познакомьтесь с сотрудниками, которые отвечают за общественный порядок в вашем районе. По возможности предложите им посильную помощь в покупке канцелярских товаров для их отделения взамен на оказание помощи при необходимости.
Очень важную роль в безопасности играет кадровая политика. Если вы видите, что человек может быть социально опасным и вы не можете противостоять этому, то не принимайте его на работу. Уделяйте особое внимание заключению договоров с сотрудниками, а также тщательно проверяйте их персональные данные до заключения договоров.
Никогда не занимайтесь подсчетом денег при сотрудниках. В моменты работы с наличностью двери вашего помещения должны быть закрыты. Никогда не рассказывайте кому-либо о том, где находится банк, с которым вы работаете, и время его посещения. Также не афишируйте пути своего передвижения по городу и место хранения наличных денег в офисе.
Со всей наличностью в офисе работайте только лично!
Делопроизводство
Документация и документооборот в офисе – это одна из составляющих вашей безопасности. Чем более аккуратно и правильно вы будете заполнять документы и безопасно хранить их в офисе, тем проще вам будет не только найти их в случае возникновения какой-либо проблемы, но и воспользоваться ими как щитом.
Много документов не бывает! От лишних документов всегда меньше вреда, чем от тех, которые отсутствуют в нужный момент.
Все офисные документы заполняйте в строго назначенное время. Если ваш сотрудник не заполнил какой-то документ вовремя, а вы не проконтролировали и не проверили внесение определенных данных, то это ЧП!
Анкеты сотрудников очень важны, так как в них содержится вся информация о сотрудниках. И ваш секретарь должен об этом знать.
Анкеты бывают двух видов: краткая и полная. Краткую анкету сотрудник заполняет при первом собеседовании, а полную только в том случае, если после обзорного дня вы решили продолжить с ним сотрудничество.
При устройстве на работу анкету должны заполнять абсолютно все сотрудники в офисе, а не только дистрибьюторы. К каждой анкете обязательно приложите копии паспорта сотрудника, ИНН, СНИЛС, водительского удостоверения (при необходимости).
Все краткие анкеты храните в офисе, а полные унесите домой или в какое-то другое место, известное только вам.
Тест – это документ, показывающий вам результат качества проведенного обзорного дня, а также профпригодность сотрудника. Данный документ не несет в себе какой-либо юридической силы.
Договоры с сотрудниками бывают двух видов:
• срочный трудовой договор;
• договор о материальной ответственности.
Срочный трудовой договор должен регламентировать в полном объеме отношения с вами как с работодателем со стороны частного лица как работника. Все пункты договора должны быть максимально законными и правильными. Срочные трудовые договоры храните в офисе вместе с краткими анкетами. Доступ к личным делам сотрудников должен быть только у вас и вашего секретаря.
Регистрационные документы должны храниться в отдельной папке в надежном месте. Лучше всего для этой цели подходит сейф.
Накладные на выдачу товара должны храниться на складе. При получении товара со склада дистрибьютор ставит в накладной свою подпись.
Если вы решили взять со своего сотрудника расписку в получении денег, то оформляйте ее не на организацию, а на частное лицо. Таким образом сотрудник берет в долг не у компании, а у вас лично. Расписка оформляется при двух свидетелях с внесением паспортных данных обеих сторон. Сотрудник пишет расписку собственноручно.
Коммуникации
Как руководитель вы должны правильно хранить, обрабатывать и передавать информацию. Это есть неотъемлемая часть бизнеса прямых продаж.
1. Компьютер.
Не имея компьютера, вы практически не сможете в срок посчитать склад, составить правильный отчет, обеспечить операторов cаll-центра необходимым объемом работ. Отсутствие безлимитного интернета приведет вас к существенным временным и финансовым затратам на междугороднюю связь.
Умение правильно и в полном объеме пользоваться различными программными продуктами позволит вам быстрее получать и эффективнее анализировать различную информацию.
Офисный компьютер предназначен для работы в офисе, он помогает в решении офисных задач. Поэтому доступ к нему должны иметь как можно меньше сотрудников.
Если вы не способны самостоятельно решать вопросы, связанные с налаженной работой компьютера, то в кратчайшие сроки найдите специалиста, который регулярно будет его обследовать и приходить к вам по первому зову.
Информация, хранимая в офисном компьютере, очень важна. Если компьютер выйдет из строя, то вы потеряете много времени, сил и денег на восстановление данных. Поэтому каждый вечер сохраняйте все документы и прикладные программы на внешний носитель. Это поможет вам не прерывать надолго работу в случае форс-мажора.
Также вы можете вести всю работу в системе «Облако Mail.Ru». И если с вашим компьютером случится что-то непредвиденное, то вы с легкостью сможете продолжить свою работу с другого компьютера.
Возьмите себе за правило не устанавливать на рабочий компьютер игры или не нужные для работы программы. Пользуясь интернетом, ничего не сохраняйте на компьютере, если не знаете, что это и от кого это пришло вам. Никогда не открывайте письма от неизвестных вам людей.
На офисный компьютер установите несколько программ, которые обеспечат вам возможность полноценной работы. Например, Microsoft Office, 2ГИС, интернет-браузер, Skype или «Telegram», графический редактор, Adobe Acrobat. Все остальное – просто мусор.
2. Клиентская база.
Клиентская база является важнейшим программным продуктом, утеря или порча которого влечет за собой большие финансовые и людские ресурсы. Создать ее можно в приложении Excel, указав информацию о фирмах города: названия, адреса, телефоны.