Страница 9 из 16
✓ испорченные и невостребованные бланки возвращаются уполномоченному лицу органа исполнительной власти, которое отчитывается перед бухгалтерией органа исполнительной власти материальными отчетами.
Образцы гербовых бланков документов органа исполнительной власти приведены в приложениях 3—10.
2.2. Правила оформления документов
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Российской Федерации;
б) наименование федерального органа исполнительной власти;
в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;
г) наименование должности;
д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
к) место составления (издания) документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) указания по исполнению документа (резолюция); и) заголовок к тексту;
р) текст документа;
с) отметка о контроле;
т) отметка о приложении;
у) подпись;
ф) отметка об электронной подписи;
х) гриф согласования документа;
ц) виза;
ч) печать;
ш) отметка о заверении копии;
щ) отметка об исполнителе;
э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ю) отметка о поступлении документа;
я) ссылка на документ.
Перечень реквизитов документов, применяемых в организациях, не являющихся федеральными органами исполнительной власти, представлен в приложении 11.
При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации».
Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (СЗ РФ. 2000. № 52.4.1. Ст. 5021).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Наименование федерального органа исполнительной власти
Наименование федерального органа исполнительной власти, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Внимание! Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Должность лица, подписавшего документ
Этот реквизит указывается только на бланках должностного лица.
Внимание! Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи[19].
Подпись должностного лица
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель органа исполнительной власти временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об исполнении обязанностей руководителя органа исполнительной власти). При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя органа исполнительной власти в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ним и руководителем органа исполнительной власти, указывается его фактическая должность[20]. Например:
Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
Внимание! Поддельная подпись, полученная фотографическим способом или при помощи сканера, полностью совпадает с оригиналом. При помощи этих способов обычно изготавливают факсимиле. Штрихи таких подписей имеют микроструктуру, специфичную для каучуковых, полимерных или металлических клише. Многие признаки поддельных подписей рассматриваемого вида можно обнаружить при осмотре документа с помощью лупы, микроскопа. Во всех случаях, устанавливая подлинность подписи, ее рекомендуется сравнивать с образцами подписи лица, от имени которого она выполнена.
Наименование вида документа
Вид документа дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации, определяет дальнейший порядок работы с документом. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно определяться Уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
19
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30—2003 / Росархив; ВНИИДАД; сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов [идр.]; общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003.
20
Приказ Росархива от 23 Л 2.2009 № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».