Страница 10 из 16
Запомните! Наименование вида документа пишут ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ.
Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Запомните! Города, оканчивающиеся на – бург и – град, а также Москву указывают без «г.» (сокращение слова «город»). Например: Москва, Екатеринбург.
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Справочные данные об организации
Справочные данные включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и пр.).
Внимание! Справочные данные об организации оформляют в соответствии приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.
Дата документа
Дата документа является одним из самых важных реквизитов. Она проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо службой делопроизводства при регистрации документа.
В настоящее время в делопроизводстве используется три способа оформления даты:
Первый способ (цифровой) – 01.09.2015. Обратите внимание, что в конце даты сокращение года «г.» не ставится, а также не ставится точка после оформления даты. Год указывается четырехзначной цифрой, а если порядковый номер месяца или день месяца состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0. Неправильно: 1.6.2015, а правильно – 01.06.2015.
Второй способ (словесно-цифровой) – 01 сентября 2015 г. В этом случае название месяца пишут словом, а в конце года ставят сокращение «г» и точку.
Третий способ (международный) – 2015.09.01. Оформляется обратный порядок расположения: сначала год, затем месяц, затем день.
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) международный способ не используется в этих органах.
Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ 7.64–90 (ИСО 8601:88) пример написания даты «1 сентября 2014 года» выглядит следующим образом: 20140901 (основной формат); 2014-09-01 (расширенный формат); 14-09-01 (сокращенный формат).
По правилам делопроизводства все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться: согласование, подписание, утверждение, отметка о заверении копии, отметка о поступлении документа в организацию и др. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Таблица 2.1
Реквизиты, в которых присутствует дата
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа являются наиболее поздняя дата подписания. Эта дата проставляется в бланк документа рядом с регистрационным номером.
Регистрационный номер документа (индекс)
Определение: индекс – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимыхусловныхобозначений, указывающих на место их исполнения или составления и хранения.
В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов, применяется один вид знаков – арабские цифры.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Внимание! Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую.
Регистрационный номер документа (индекс) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Принятое в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.
Например, расположение составных частей индекса письма может быть следующее:
124/02-03, где
124 – порядковый номер;
02 – номер дела по номенклатуре;
03 – информация о корреспонденте, исполнителе и т. д. (например, 03 – отдел кадров).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т. п.), состоит их регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой «П», например 56-П.
Регистрационные номера внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки.
Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа проставляется в бланке документа на уровне реквизита «Дата» (_____№________).
Нумерация документов в течение нескольких лет не допускается. Нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа (На №_от____).
Адресат (лицо или организация, которым адресован документ)
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Внимание! Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и прочее являются условными):
Минрегион России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:
Генеральному директору
ОАО «Северные звезды»
В.А. Караваеву
или:
ОАО «Проект»
Главному бухгалтеру
В.М. Попову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например: