Страница 8 из 16
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.
Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.
Определение: бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.
На бланках левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.
Бланки могут быть выполнены с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере.
Замечание! Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов Федерации. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов Федерации являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила) устанавливают следующие виды бланков, ее структурного подразделения и должностного лица:
✓ общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
✓ бланк письма;
✓ бланк конкретного вида документа (кроме письма);
✓ бланк должностного лица.
Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка будет для нее более удобным. Однако угловое расположение реквизитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на местном национальном языке, справа – на русском.
Если количество национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже – на русском, продлевая строку до границы правого поля. При угловом варианте бланка каждый реквизит указывают сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.
Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельно бланк для писем. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке для писем не допускается. Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, приказов). Для федеральных органов исполнительной власти установлен состав реквизитов для каждого вида бланков.
Внимание! Бланки с воспроизведением герба субъекта Российской Федерации или Государственного герба Российской Федерации могут изготавливаться полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.
Для бланка постановления, приказа (распоряжения), протокола:
✓ герб;
✓ наименование органа исполнительной власти;
✓ вид документа;
✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;
✓ место составления (издания) документа.
Для бланка письма органа исполнительной власти:
✓ герб;
✓ наименование органа исполнительной власти;
✓ справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения)[18];
✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;
✓ отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма должностного лица органа исполнительной власти (руководителя, заместителя руководителя):
✓ герб;
✓ наименование органа исполнительной власти;
✓ справочные данные об органе исполнительной власти;
✓ должность лица, подписавшего документ;
✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;
✓ отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма структурного подразделения органа исполнительной власти:
✓ герб;
✓ наименование органа исполнительной власти;
✓ наименование структурного подразделения органа исполнительной власти (координационного или совещательного органа);
✓ справочные данные о структурном подразделении органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;
✓ отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка должностного лица органа исполнительной власти (для резолюций и поручений):
✓ герб;
✓ наименование органа исполнительной власти;
✓ должность лица, внесшего резолюцию;
✓ отметка для проставления даты;
✓ отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.
Для общего бланка органа исполнительной власти:
✓ герб;
✓ наименование органа исполнительной власти;
✓ отметки для проставления даты и регистрационного номера;
✓ место составления или издания документа.
Согласно распоряжению Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 16.07.2008 № 943/788 (с изменениями от 17.09.2008, 21.10.2008, 30.01.2009, 23.09.2010) подразделениями Администрации Президента России и Аппарата Правительства РФ при подготовке проектов указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ и иных официальных документов должны использоваться полные наименования федеральных органов исполнительной власти. Сокращенные наименования используются при подготовке распоряжений Президента РФ, распоряжений Правительства РФ, протоколов заседаний и совещаний, служебных писем, документов справочного характера (приложение 1). Например, Министерство юстиции РФ (Минюст России), Федеральное архивное агентство (Росархив), Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор).
Полные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:
✓ указов Президента РФ;
✓ постановлений Правительства РФ и иных официальных документов (международных договоров и др.).
Сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти используются при подготовке:
✓ распоряжений Президента РФ;
✓ распоряжений Правительства РФ;
✓ протоколов заседаний и совещаний;
✓ служебных писем;
✓ документов справочного характера;
✓ приложений (нетекстовых) к указам Президента РФ и постановлениям Правительства РФ;
✓ проектов актов Президента РФ и актов Правительства РФ об утверждении положений о федеральных органах исполнительной власти.
Бланки организаций должны подлежать учету и строгой отчетности, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов Федерации. Уничтожение бланков должно производиться по акту. Форма журнала учета бланков представлена в приложении 2.
Гербовые бланки органа исполнительной власти:
✓ используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;
✓ передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;
✓ ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несут уполномоченные лица органа исполнительной власти;
18
В организациях, не являющихся федеральными органами исполнительной власти, дополнительно указывают ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».