Страница 7 из 16
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне». Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов. В приложении к Правилам даны унифицированные формы документов, обеспечивающих работу архива: номенклатура дел, описи, внутренняя опись, акт о выделении документов к уничтожению, лист-заверитель дела, обложка дела и т. п.
Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Госархива от 18.08.1992№ 176) служит основой для разработки Положения об архиве как государственного, так и негосударственного предприятия.
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2) определяет правовые положения и функции экспертной комиссии, порядок работы и взаимоотношения сЦЭКиЭПК.
Примерное положение о Центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) РФ (утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19) содержит примерные права и функции Центральной экспертной комиссии, порядок ее назначения, состав, сферу деятельности, может применяться как образец для создания Положения об экспертной комиссии организации.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с приказом Министерства культуры РФ от25.08.2010№ 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Также для определения сроков хранения документов можно использовать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (ред. от 28.04.2011).
В связи с развитием информационных технологий был принят ряд документов, затрагивающих автоматизацию делопроизводства и архивного дела. Так, в 2013 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций и Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. Данные документы могут применяться при организации архивного хранения электронных документов в организациях.
Президентом РФ утверждена Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации 07.02.2008 № Пр-212.
Указанная Стратегия представляет собой документ, который закрепляет цель, принципы и основные направления государственной политики в области использования и развития информационных и телекоммуникационных технологий, науки, образования и культуры для продвижения страны на пути к информационному обществу.
Одним из основных направлений реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации является повышение эффективности государственного управления и местного самоуправления, взаимодействия гражданского общества и бизнеса с органами государственной власти, качества и оперативности предоставления государственных услуг, в том числе за счет создания электронного правительства. Формирование электронного правительства в Российской Федерации стало возможным благодаря широкому распространению информационно-коммуникационных технологий в социально-экономической сфере и органах государственной власти.
В 2010 году вышел стандарт, применяемый при организации электронного взаимодействия между организациями: ГОСТ Р 53898—2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.
В 2010 году распоряжением Правительства РФ от 20.10.2010 № 1815-р утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 гг.)».
Целью государственной программы «Информационное общество (2011–2020 гг.)» является получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента, применения инновационных технологий, радикального повышения эффективности государственного управления при обеспечении безопасности в информационном обществе.
В 2010–2012 годах был принят ряд нормативно-правовых актов, автоматизирующих работу с документами на межведомственном уровне. Так, в настоящее время успешно внедряется программа «Электронное правительство». Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей решение полного спектра задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки.
Определение: Электронное правительство – система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества.
К 2018 году в соответствии с Указом Президента РФ от 07.05.2012 № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления» 70 % всех госуслуг должно оказываться в электронном виде.
Определение: государственная услуга – деятельность органа исполнительной власти, оказывающего государственную услугу, выражающаяся в совершении действий и (или) принятии решений, влекущих возникновение, изменение или прекращение правоотношений или возникновение документированной информации (документа) в связи с обращением гражданина или организации в целях реализации их прав, законных интересов либо исполнения возложенных на них нормативными правовыми актами обязанностей.
Таким образом, в настоящее время нормативная база делопроизводства развивается в сторону регламентации электронного документооборота.
Контрольные вопросы
1. В чем отличие понятий «документ» и «информация» ?
2. Какие унифицированные системы документации действуют на территории РФ?
3. Какой орган регулирует постановку делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?
4. Какие нормативные акты регламентируют организацию делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?
5. Назовите основные цели и задачи разработки Государственной системы документационного обеспечения управления.
Практические задания
1. Сравните понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Найдите сходства и различия.
2. Сравните основные цели создания и функции муниципальных органов и федеральных органов исполнительной власти.
Глава 2
Современные требования к составлению и оформлению документов
2.1. Требования к бланкам документов
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[17] документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
17
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.