Страница 9 из 15
3. Коммуникации, направленные на разъяснение политики и методики, объясняют работникам правила и личные преимущества, которые обеспечены их работодателем.
4. Обратная связь включает сообщения, которые информируют работников о том, удовлетворительно ли они выполняют свою работу.
5. Внушающая коммуникация направлена на обеспечение поддержки определенной организационной задачи со стороны работников [30, с. 40].
По мере того как сообщения путешествуют вниз по организациям, они имеют тенденцию искажаться. Часто многие сообщения так никогда и не доходят до адресата. Чем больше передаточных звеньев проходит нисходящая информация, тем больше она теряется и изменяется. Идет объективный процесс искажения полученных сведений. В практической работе менеджер должен исходить из того, что каждое передаточное звено «забирает» до 50 % поступающей информации. Информация, получаемая сверху, не утаивается и не искажается кем-то специально или сознательно; просто полноте передачи препятствуют коммуникативные барьеры.
Восходящие каналы коммуникаций – каналы по которым передается информация от подчиненных к руководству. Восходящие каналы являются главным средством поступления информации на более высокие уровни организаций, на которых принимаются важные решения. Отдельный служащий сообщает о проблеме или передает запрос своему непосредственному начальнику. Если непосредственный начальник не в состоянии удовлетворить запрос или принять решение немедленно, то сообщение пересылается руководителю, находящемуся на более высоком уровне.
Снизу вверх по организационной структуре передаются следующие виды информации:
• что сделал данный служащий;
• что сделали подчиненные данного служащего;
• что сделали другие служащие, равные ему по статусу;
• какие проблемы есть у конкретного служащего;
• какие проблемы есть в отделе данного служащего;
• что, по мнению служащего, необходимо предпринять;
• каково восприятие служащим своих показателей работы;
• какие аспекты политики и практики организации нуждаются в корректировке [30, с. 40–41].
Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время коммуникации снизу вверх часто бывают искаженными, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле. Сообщая всю правду начальству, работники подвергаются риску быть уволенными.
При организации коммуникационного процесса, когда получателем информации выступает сам менеджер, коммуникационный процесс включает в себя ряд этапов [6, с. 916]:
• выявляется потребность в конкретной информации и объем необходимой информации;
• определяются возможные информаторы, и выбирается наиболее приемлемый;
• обеспечивается доступность к информатору;
• происходит получение информации;
• расшифровка информации;
• анализ информации и осуществление значимых для организации выводов;
• осмысление выводов;
• принятие решения о форме использования полученной информации и выводов;
• учет информации при принятии решения основного характера.
Для улучшения восходящих потоков можно использовать следующее.
1. Систему действий, обозначаемых термином «политика открытых дверей». Это – готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.
2. Систему действий, называемую «выведением управления за пределы кабинета». Эта система называется еще «видимым управлением», «управлением путем обхода рабочих мест». Конечно, она имеет свои плюсы и минусы. Обход предприятия, учреждения – хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не следует делать это часто.
Горизонтальные каналы коммуникаций отражают отношения отделов организации на одном иерархичном уровне. Горизонтальные коммуникации лучше всего показывают уровень координации в организации.
В качестве четырех главных целей использования горизонтальных каналов определены:
• координация работ;
• решение проблем;
• разделение информации;
• разрешение конфликтов.
Горизонтальные коммуникации происходят между служащими практически одного уровня в иерархической структуре. Они осуществляются скорее в консультативном, убеждающем, напоминающем стиле, чем в директивном.
Неформальные каналы. Неформальные коммуникации связанны с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространение слухов о служебных вопросах. Наличие неформальных малых групп имеет место в любой организации и любом коллективе. Неформальные группы на предприятии возникают в процессе взаимодействия членов коллектива между собой. Люди при решении стоящих перед ними задач вступают на основе предписаний и указаний руководителя в деловые контакты. Наряду с этим они вступают и в неофициальные контакты друг с другом. Можно выделить две основные причины, побуждающие работников использовать неформальные каналы:
1) потребность членов организации в социальных контактах, которая в пределах системы официальных коммуникаций никогда не удовлетворяется полностью;
2) низкая эффективность отдельных элементов официальной системы.
Неформальные группы создаются вне компетенции руководства.
Часто думают, что слухи являются каналом неточных коммуникаций. Даже формальные коммуникации могут стать неточными во время перехода с одного уровня организационной иерархии на другой. Неточность слухов чаще возникает на входе сообщений, нежели на их выходе: если, например, вход не более чем сплетня, то выход очевидно неточен. Но выход может выступать и как точное описание случившегося, если исходная информация верна.
Система слухов хорошо работает, так как использует многие каналы. Обычно один человек что-то говорит двум или трем, каждый же в свою очередь передает это еще двум или трем, и т. д. Следовательно, эта информация может дойти до огромного числа людей за короткий промежуток времени. И к тому же у слухов нет никаких опознаваемых признаков. Их передача может происходить где угодно, когда угодно и как угодно. Вместо того чтобы препятствовать и сопротивляться неформальной коммуникационной сети, которая существует среди сотрудников, менеджеры должны научиться ею пользоваться.
В пределах неформальных групп информация распространяется быстрее, чем в формальных. Однако неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными работниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций – в ее большей гибкости, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.
2.3. Коммуникативные сети и их разновидности
В организациях, где занято более двух человек, коммуникативные каналы объединяются в коммуникативные сети. Коммуникационные сети связывают элементы управленческой структуры в единое целое, объединяют в себе формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и дополняющие друг друга. Выделяют три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные.
В открытых сетях движение информации может быть остановлено, потому что оно к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала, оно может также наткнуться на «посредника» или «контролера» (промежуточное звено в сети коммуникации), который по каким-то причинам этому движению препятствует и которого нельзя минуть (сеть типа «Змея», «Звезда», «Шпора», «Тент», «Палатка», «Дом»). В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены (сеть «Круг», сеть типа «Колесо»). Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи больше крупным многоуровневым организациям [9, с. 105–108].
Наиболее простой вид открытой коммуникационной сети – сеть типа «Змея» (рис. 2.5). Элементы структуры управления А и Б, которые она соединяет, находятся в тупиках, а В выполняет роль не только посредника коммуникаций, но может контролировать их. Такая сеть соединяет работников одного уровня управления, имея чаще всего неформальный характер, или является элементом более сложной сети.