Страница 29 из 72
••• ДЕЛЕГИРОВАНИЕ, АУТСОРСИНГ. Одним из способов ускорения рабочего процесса может являться делегирование задач другим исполнителям. Как минимум, делегировать можно нудные, энергозатратные, неинтересные задачи, которые не совершенствуют навыки, а еще задачи, которые другие люди могут сделать дешевле.
••• БОЛЬШЕ ВЫХОДНЫХ И ПРАЗДНИКОВ. Эксперты считают, что лучше разделить свой отпуск на много небольших частей и распределить его на весь год. Этот способ позволяет отдохнуть лучше, чем если бы у вас было только один-два продолжительных отпуска в году.
В любом случае в выходные работать ни в коем случае нельзя. В долгосрочной перспективе выигрывают люди, которые не пренебрегают отпуском и выходными днями.
••• ПРИВЫЧКИ. Доведя выполнение некоторых повторяющихся задач до автоматизма, мы переводим их на уровень привычки и передаем под управление более энергоэффективной части мозга.
••• ЦЕЛИ. Принимать правильные решения о том, куда направить фокус внимания и вложить свои силы, можно только четко представляя свои цели. Понимание того, что работа помогает в достижении целей, повышает ее эффективность.
••• ВОПРОСЫ В НАЧАЛЕ ДНЯ. Начните свой день с вопросов:- Чего я хочу достичь сегодня?- Что мне нужно для этого?- Как много у меня времени?- Где я должен быть?
••• Целью правильного планирования дня является устойчивая производительность труда. Не нужно брать на себя невыполнимые и невероятные по сложности обязательства. Вместо этого необходимо ежедневно делать небольшие изменения, извлекая уроки из ошибок и неудач.
••• БЛАГОПРИЯТНЫЕ УСЛОВИЯ. Окружайте себя нужными людьми, продуктивной атмосферой и используйте правильные инструменты.
••• ПЛАНИРУЙТЕ ВСЕ, НЕ ТОЛЬКО РАБОТУ. Соблюдайте баланс между работой и остальными занятиями. Не забывайте развивать различные типы мышления с помощью общения, игр, упражнений.
••• Помните о главном: МЫ РАБОТАЕМ, ЧТОБЫ ЖИТЬ, А НЕ ЖИВЕМ, ЧТОБЫ РАБОТАТЬ.
••• ОШИБКИ УЧАТ. Они являются жизненно важными при поиске наилучшего решения. Любой опыт необходимо анализировать, меняя свою стратегию.
••• ВВЕДИТЕ ОГРАНИЧЕНИЯ. Любое творчество должно иметь рамки. Необходимо задавать четкую структуру, в границах которой творческий подход возможен. Планирование дня в условиях ограничений дает хороший потенциал для стратегического и творческого мышления.
••• СНАЧАЛА РАССТАВЬТЕ ПРИОРИТЕТЫ. Если вы часто занимаетесь расстановкой своих приоритетов, ваша эффективность возрастает. Как только вы перестаете чувствовать уверенность, что идете в правильном направлении, сделайте перерыв в своей деятельности, пересмотрите свои цели и списки задач, расставьте приоритеты заново.
••• РАЗДЕЛЕНИЕ НА БЛОКИ. Сложные задачи нужно разбивать на более мелкие, которые можно выполнить в течение ограниченного промежутка времени.
••• Среди мелких задач выбираем однотипные и делаем их одним блоком, экономя ресурсы мозга. Всегда лучше сделать в течение дня несколько мелких задач, чем не полностью выполнить одну более крупную.
••• УПРАВЛЯЙТЕ ВСТРЕЧАМИ. Встречи важны, но ими нужно управлять. Любая встреча при недостаточном контроле может стать неуправляемой, начать отвлекать от работы.
••• К встречам необходимо готовиться, составляя список вопросов и тем, которые нужно обсудить. Также надо ограничивать время встречи и заранее сообщать собеседникам, сколько у вас времени.
••• ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА. Для работы с электронной почтой и другими сообщениями необходимо предусмотреть отдельное ограниченное время и никогда не поддаваться искушению каждые несколько минут проверять почтовые сообщения.
••• E-MAIL БАНКРОТ. Если в вашем почтовом ящике очень много непрочитанных сообщений, надо признаться, что вы утратили контроль над папкой «Входящие». Хорошим решением может быть удаление всех устаревших сообщений.
••• ВХОДЯЩИЕ. Дэвид Аллен в системе GDT (Getting Things Done) утверждает, что почтовый ящик не является списком задач или системой хранения документов.
••• Все письма должны быть организованы: - ответил, - переслал, - получил информацию, - делегировал, - удалил - сохранил в документах для чтения.
••• ВАШЕЙ ЦЕЛЬЮ ЯВЛЯЕТСЯ 0 ВХОДЯЩИХ ПИСЕМ.
••• В начале своего рабочего дня необходимо оставлять свободное время для планирования и подготовительной работы.
••• Фиксируйте в письменном виде все цели и задачи с указанием сроков их выполнения.
••• Каждый документ старайтесь обрабатывать за один подход.
••• Каждый день составляйте список предстоящих дел, упорядочивая их по приоритетам. Важные вещи надо делать в первую очередь.
••• Освободите свой рабочий день от посторонних телефонных разговоров, неожиданных и незапланированных встреч и совещаний.
••• Распределите всю дневную нагрузку в соответствии с графиком своей работоспособности, делайте перерывы, отдыхайте. Поддерживайте высокий уровень энергии.
••• В плане дня ВСЕГДА ОСТАВЛЯЙТЕ ОКНА – свободное время, которое можно будет использовать, чтобы отреагировать на актуальные проблемы, которые могут возникнуть.
••• В первую очередь сконцентрируйтесь на малом числе «жизненно важных» задач и проблем. Используйте метод 1/3/5 или похожий. Должна быть 1 самая важная задача, 3 средней важности и 5 менее важных.
••• УМЕЙТЕ ГОВОРИТЬ «НЕТ», если на ваше время претендуют другие люди, а вам необходимо сконцентрироваться на выполнении более важных дел. Смело говорите «НЕТ» людям и мыслям, которые мешают вашей работе.
••• САМЫЕ НЕПРИЯТНЫЕ ДЕЛА СЛЕДУЕТ ВЫПОЛНЯТЬ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ. Не откладывайте их. Каждое отложенное дело съедает вашу энергию. Альтернативой будет делегировать неприятное дело или вообще отказаться от его выполнения.
••• РАБОТАЙТЕ В ЧАСЫ ПИК СВОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ. Тогда вы успеете сделать больше работы, и она будет более высокого качества. В течение рабочего дня организм наиболее работоспособен с 7 утра до 12 дня и с 16 до 19 вечера. Самый непродуктивный период начинается в 3 часа дня, в это время лучше всего устроить небольшой перерыв.
••• РЕГУЛЯРНО ОТДЫХАЙТЕ. 10-15 минут каждый час можно потратить на отдых, перекус, небольшую физическую активность. Таким образом вы восстановите свой уровень энергии.
••• Планируйте как минимум два 15-минутных перерыва в течение рабочего дня, один в первой половине дня, а второй после обеда. Во время перерывов вы можете медитировать, совершить прогулку, сделать разминку и т. д.
••• ТЕХНИКА «ПОМИДОРКИ». Один цикл «помидорки» состоит из 25 минут работы и 5 минут отдыха. Сделайте 4 «помидорки» (100 минут работы и 15 минут отдыха), а затем отдыхайте в течение 15-20 минут. И повторите цикл «помидорки» заново.
••• 90-МИНУТНЫЕ ОКНА. Разделите свой рабочий день на периоды по 90 минут, присваивая каждому периоду задания. После 90 минут работы сделайте 20-минутный перерыв.
••• Оптимально работать не более 6 часов в день.
••• 10% времени, потраченного на планирование работы, экономит 90% времени на ее выполнение.
••• ОТКЛЮЧАЙТЕ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ И ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ. В большинстве случаев они просто съедают время и энергию, ничего не давая взамен.
••• МНОЖЕСТВО ДЕЛ МОЖНО НЕ ДЕЛАТЬ ВООБЩЕ. Их не нужно откладывать на завтра, на следующую неделю, на потом. О 99% всех дел вообще можно забыть. Именно отказаться их выполнять, а не отложить. Откладывая дела, вы накапливаете стресс, а отказываясь от них, вы получаете свою энергию обратно и чувствуете свободу. Большинство сложных неотложных ситуаций решаются сами по себе. Срочность – это иллюзия.
••• ЕСЛИ ВЫ РЕШИЛИ ЧТО-ТО ДЕЛАТЬ, ДЕЛАЙТЕ ЭТО НА 101%. Незаконченное дело не засчитывается.
••• ПЕРЕСТАНЬТЕ ДЕЛАТЬ ТО, ЧТО МОГУТ ЗА ВАС СДЕЛАТЬ ДРУГИЕ. Большинство дел можно делегировать (перепоручить) своим подчиненным, семье и друзьям. Причем можно организовать все так, чтобы ваши окружающие делали только то, что им больше по душе. А вы соответственно поможете своим друзьям в чем- то, чем вам нравится заниматься.
••• ЗАДАНИЯ, КОТОРЫЕ РАЗВИВАЮТ, НАДО ДЕЛАТЬ САМОМУ. Все дела, которые являются жизненно важными для вашего успеха, те, что нужно делать все лучше и лучше, а также делать их постоянно, выполняйте сами.