Страница 19 из 21
Коммерческая необходимость
Проект установки системы профилирования потребителей, описанием которого мы начали эту главу, появился благодаря коммерческой необходимости. Данная организация планирует повысить объем продаж путем исследования потребительской базы и дать возможность сотрудникам отдела продаж использовать полученную информацию для увеличения количества положительных ответов. Коммерческая необходимость (повышение эффективности, сокращение себестоимости, эффективное использование ресурсов) является распространенной причиной появления новых проектных заявок.
Потребности рынка
Потребности рынка могут стимулировать появление новых проектов по причине экономических изменений, смены циклов спроса и предложения и т. д. Например, из-за снижения объемов поставки нефтепродуктов автомобильная промышленность начинает проект по созданию и разработке автомобилей, которые совмещают электрическое и бензиновое топлива.
Запросы потребителей
Потребительский спрос может стимулировать возникновение неограниченного количества новых проектов. Необходимо учитывать, что потребительские запросы могут исходить как от внутренних потребителей компании, так и от ее внешних клиентов. Если рассматривать этот вопрос с точки зрения поставщика, проект установки системы профилирования потребителей, описанный в начале этой главы, представляет собой пример проекта, инициированного потребителем. Ваша организация (потребитель) закупила систему профилирования у поставщика. Орагнизация предъявила к этой системе определенные требования, которые должны быть выполнены до ее установки. С точки зрения поставщика вы являетесь потребителем, а покупка и настройка продукции в соответствии с целями вашей организации (требования потребителя) являются движущими силами данного проекта.
Требования закона
Причины возникновения проектов, стимулированных требованиями законодательства, так же многочисленны, как и опубликованные законы. Возможно, конгресс примет новый закон, который потребует размещения на некоторых электроприборах надписей, предупреждающих о потенциальной опасности. Производство наклеек и размещение их на приборах, в чем ранее не было необходимости, – пример проекта, стимулированного законодательным требованием.
Технический прогресс
Мы живем в эпоху технического прогресса, происходящего с невероятной скоростью. То, о чем предыдущеее поколение даже не смело мечтать, например разговор по беспроводному телефону практически из любой точки планеты, сегодня воспринимается как само собой разумеющееся. Технологическое развитие программного обеспечения для портативных устройств может генерировать проект по созданию и внедрению новой линии обслуживания корпоративных клиентов, который использует преимущества нового ПО и увеличит прибыль организации.
Социальная необходимость
Проекты, обусловленные социальной необходимостью, ориентированы на такие мероприятия, как разработка и презентация информационных общественных кампаний по предотвращению распространения инфекционных заболеваний или создание учебных программ для детей из малообеспеченных семей. Социальные потребности могут быть стимулированы заинтересованными активными потребителями или гражданами. Например, клиенты организации оказывают давление на компанию, требуя разработки новых методов тестирования, которые сократят вредное воздействие на окружающую среду, или защиты водоснабжения в странах, где функционирует компания.
Определение необходимости или потребности, которая стимулирует проект, поможет сформулировать его цели.
Какой бы ни была причина возникновения проекта – коммерческая необходимость или потребительский спрос, убедитесь, что вы осознаете его приоритетность и место в стратегических планах компании. К сожалению, большинство организаций не имеет установленной практики отбора и определения приоритетности проектов. «Кто-то» принимает решение о том, что данный проект имеет преимущественное значение и следует немедленно приступить к его реализации, которая продолжается до того момента, когда появляется другой «кто-то» (иногда даже тот же самый «кто-то») и приказывает бросить все, так как новый проект имеет наивысший приоритет. Через некоторое время возвращается первый «кто-то» и спрашивает, как продвигается его проект. Вы вскакиваете, вытаращив на него глаза, потому что даже не находите, что сказать. В конце концов, вы берете себя в руки и сообщаете, что в данный момент работаете над другим, более важным проектом. Если в вашей организации отсутствует формальный процесс отбора и определения приоритетности проектов, я гарантирую, очень скоро вы окажетесь в подобной ситуации. Потратьте некоторое количество времени на разработку процесса и формализацию определения приоритетности проекта, для того чтобы не работать над бесполезным проектом.
Проектные заявки
Вернемся в начало главы к проекту по профилированию потребителей, запрошенному вице-президентом по продажам. В данной организации проекты проходят двухэтапный процесс утверждения. На первом этапе проект в форме заявки или концептуальной документации по проекту, аналогичной представленной на рисунке, подается на рассмотрение в отборочный комитет.
Концептуальная документация по проекту – краткое изложение целей первого порядка. Применяется в процессе отбора для принятия решения по санкционированию или отклонению проекта.
Шаблон концептуальной документации по проекту можно загрузить на сайте www.sybex.com или www.harborlightpress.com.
На первой странице документации содержится общая информация о проекте, включая задачи проекта и общий обзор, чтобы члены отборочного комитета могли принять решение о начале проекта и определить его место в ряду других проектов организации. На втором этапе производятся анализ и определение приоритетности проекта. Этот процесс происходит до начала фактической работы над проектом.
Концептуальная документация по проекту является первым шаблоном, который мы рассмотрим в ходе обсуждения процесса инициации. В шаблон можно внести свои изменения с учетом задач конкретной организации. Но следует учитывать, что в этом документе приводится только информация первого порядка. Цель документа заключается в том, чтобы отразить определенный набор фактов, достаточных для инициации проекта и определения его результативности. Подробные характеристики и описание задач потребуются позже при разработке устава и описания содержания проекта. Объем документа не должен превышать двух страниц, поэтому не позволяйте запрашивающей стороне слишком вдаваться в подробности при составлении концептуальной документации – ведь пока неизвестно, утвердит отборочный комитет этот проект или нет. Концептуальный документ должен содержать информацию, оптимальную для принятия положительного или отрицательного решения, но не следует приводить здесь все подробности по каждому проектному требованию. В ходе процесса планирования создаются другие документы, где подробно описываются все детали проекта, включая ожидаемые результаты, требования и т. п. Форма концептуальной документации по проекту должна включать следующие основные элементы:
• запрашивающая сторона, название компании или отдела и контактная информация;
• дата запроса;
• название проекта. Можно оставить место для учетного номера проекта для его регистрации в вашем отделе;
• коммерческое обоснование. В этом пункте формулируется необходимость или потребность, которая стимулировала возникновение проекта, и дается ответ на вопрос: «Какую коммерческую проблему или вопрос решает данный проект?» Сюда можно включить подпункт с изложением последствий неисполнения этого проекта для организации. В коммерческом обосновании также должна содержаться соответствующая финансовая информация, включая доход на инвестиции, анализ затрат/прибыли, внутреннюю норму прибыли, как обоснование адекватности проекта и консультативная справка для принятия решения отборочным комитетом. Все финансовые понятия мы рассмотрим в следующем разделе;