Страница 18 из 21
Завершая эту главу, необходимо коснуться некоторых важных вопросов. Прежде всего, имейте в виду, что важные сообщения нужно повторять несколько раз. Полезно выделять наиболее существенные мысли или факты в сообщении. Чтобы усвоить информацию, среднему слушателю требуется от трех до семи повторов. Учитывайте этот фактор при взаимодействия и рассчитайте, сколько раз требуется повторить сообщение, чтобы оно дошло до сознания каждого слушателя.
Я понимаю, что в этой главе содержится большой объем информации о взаимодействия. Однако не следует все запоминать наизусть. Большинство вопросов, которые мы рассмотрели, должны быть внесены в план взаимодействия, который мы обсудим в главе 4 «Определение целей проекта».
Терминология
Лидеры
Линии взаимодействия
Менеджеры
Получатель
Отправитель
Вопросы для повторения
1. Каким основным навыком должен обладать менеджер проектов?
2. В чем значение распределения времени?
3. Приведите примеры приоритетности решения пожароопасных ситуаций.
4. Приведите примеры деятельности в зоне поиска новой работы. Почему ее следует избегать?
5. Какое самое полезное правило управления информацией?
6. Перечислите элементы, задействованные в информационном обмене.
7. В чем заключается ответственность отправителей при осуществлении взаимодействия с членами проектной группы или заинтересованными лицами?
8. В чем состоит ответственность получателей при получении информации?
9. Назовите три метода эффективного активного слушания.
10. Назовите три метода эффективной взаимодействия.
Глава 3. Инициация[6] проекта
Итак, вы определили, что в соответствии с критериями, изложенными в главе 1 «Строительство фундамента», новая работа является проектом. Вы освежили свои коммуникативные и организационные навыки и приобрели новый «навороченный» органайзер. Вы готовы приступить к работе. Что дальше?
Следующая станция – процесс инициации проекта. Это первый набор процессов, с которых начинается реализация проекта. Именно на этом этапе определяется перспективность проекта, выбираются проекты для реализации и устанавливается порядок их осуществления, разрабатывается устав проекта.
В этой главе мы рассмотрим все аспекты процесса инициации проекта.
В этой главе:
Отбор проектов и распределение приоритетов;
Кураторская поддержка проекта;
Определение функций и ответственности заинтересованных сторон;
Разработка устава проекта;
Проведение установочного собрания.
Отбор перспективных проектов
Процесс инициации является первым набором мероприятий в жизни проекта. Установочный вопрос «Является ли данная деятельность проектом?» уже решен положительно. Следовательно, процесс инициации служит официальным началом реализации проекта.
Процесс инициации проекта – процесс составления проектных заявок и их утверждение или отклонение. В случае санкционирования проекта на этом этапе разрабатывается устав проекта, назначается менеджер проекта, а организация официально признает необходимость начала реализации проекта.
В ходе процесса инициации проекта санкционируется начало проекта или очередной фазы его жизненного цикла. Например, до перехода от этапа планирования к реализации необходимо пересмотреть процесс инициации с целью определения необходимости такого перехода.
Каких-либо иных формальных правил инициации, кроме публикации устава проекта и документального определения целей первого порядка в предварительном описании объема работ (проектное задание), которое мы рассмотрим ниже, не существует. В течение этого процесса проект обычно предлагается в силу необходимости или потребности. Отборочный комитет (или генеральный директор либо менеджер) рассматривает проектную заявку и сопровождающие документы, затем принимает решение о реализации проекта. Если дано «добро», создается и утверждается устав проекта, выделяются ресурсы и назначается менеджер.
Следующий график иллюстрирует процесс инициации проекта. Необходимость или потребность обусловливают подачу проектной заявки, которая, в свою очередь, запускает процесс инициации. Результатом этого процесса является устав проекта и предварительное описание содержания проекта. Устав проекта и предварительное описание содержания проекта (проектное задание) становятся вводными ресурсами в процесс планирования, который является следующим этапом цикла управления проектом.
Несмотря на то что предварительное описание содержания проекта является результатом процесса инициации, необходимость разработки такого документа возникает не всегда. Я сталкивалась с ситуациями, когда устава было вполне достаточно для характеристики факторов первого порядка и перехода к этапу планирования.
Как возникают проекты
В один прекрасный день в кабинет вашего начальника входит вице-президент компании по продажам и просит оказать содействие в одном вопросе. Вице-президента интересует покупка системы, которая дасто его сотрудникам возможность профилировать понтенциальных потребителей. Вспомогательные офисы отдела продаж расположены на территории региона шести штатов, и каждый из этих офисов должен иметь доступ к такой системе. Поскольку это система ИТ, а вы работаете в отделе ИТ, вице-президент считает, что именно ваш отдел должен взять на себя этот проект.
Начальник до сих пор находится под впечатлением от успеха последнего проекта, которым вы руководили, поэтому он уверен, что лучше вас кандидата на должность менеджера проекта не найти. Эта работа даст вам возможность усовершенствовать свои навыки и умения и обогатить практический опыт управления проектами. Вы решаете не упускать такой шанс.
Уже совершенно ясно, что это именно проект: назначены конкретные даты его начала и завершения, он единственный в своем роде и носит временный характер. Даже несмотря на то что вице-президент планирует закупить систему у поставщика, ее ввод в эксплуатацию представляет собой отдельный проект, который потребует участия сотрудников отделов продажи информационных технологий. Новая система будет взаимодействовать с существующими системами, управляемыми отделом ИТ.
Данный проект возник в результате коммерческой необходимости. Вице-президент планирует увеличить объем продаж организации и уверен, что новый инструмент будет способствовать достижению этой цели. Организации стараются постоянно изыскивать новые способы расширения коммерческой деятельности. Создается впечатление, что в настоящий момент самые распространенные коммерческие интересы компаний включают повышение эффективности работы, экономию времени или финансовых средств, совершенствование обслуживания потребителей с целью обойти конкурентов. Это лишь несколько причин подачи заявок на новые проекты. Рассмотрим все категории необходимости и потребностей, которые обусловливают появление проектов.
Генераторы проектов – необходимость и потребность
Существует шесть категорий необходимости или потребности, которые стимулируют практически все проекты. Понимание причин появления проекта иногда помогает определить его цели и содержание (этой темы мы коснемся в главе 4 «Определение целей проекта»). Например, зная, что проект возник по причине новых законодательных требований, можно сделать вывод, что он должен быть завершен на определенных условиях, к тому же некоторые его аспекты нельзя подвергать риску. Новое законодательство может потребовать определенных спецификаций, которые станут проектными требованиями. Ниже мы приводим общие характеристики категорий необходимости и потребностей, которые обусловливают возникновение проектов.
6
В отличие от обычной смысловой нагрузки, поясняемой в толковых словарях русского языка, в области управления проектами этот термин имеет двойной смысл: формирование инициативы зарождения проекта (инициирование) и становление проекта как явления – прим. ред.