Страница 17 из 21
Задавайте уточняющие вопросы
Это прекрасный способ проверить, насколько верно вы поняли переданную информацию. Задавайте вопросы, которые заставят отправителя конкретизировать основные положения сообщения и подтвердить, что ваши мысли совпадают с его намерением.
Перефразируйте услышанное
Это действие аналогично уточняющим вопросам. Периодически перефразируйте услышанное и сообщайте отправителю своими словами то, что вы поняли из его высказывания.
Поддерживайте тесный контакт с говорящим
Когда собеседник говорит, смотрите ему прямо в глаза. Это успокоит его и даст понять, что вы заинтересованы в его сообщении.
Сколько существует контактов?
Есть такая игра, когда все участники становятся в круг, и ведущий что-то шепчет на ухо своему соседу. Сосед, в свою очередь, шепотом передает услышанное своему соседу и так далее, по кругу. Последний участник громко произносит услышанную им фразу для всех игроков. Все смеются, так как обычно эта фраза существенно отличается от того, что ведущий шепнул первому игроку. Эта игра служит примером значимости четкости взаимодействия и применения методов активного слушания. Правда, по правилам, во время игры нельзя задавать уточняющих вопросов, но, я думаю, вы меня поняли. Эта игра также демонстрирует значение количества участников коммуникативной цепи для интерпретации смысла сообщения. Чем дольше сообщение передается туда и обратно, тем больше вероятностей возникновения разногласий и ошибок. На рисунке показаны линии взаимодействия между пятью участниками.
Кружки или точки пересечения обозначают участников, а линии между точками пересечения демонстрируют линии взаимодействия между участниками. В данном проекте участвуют пять человек. Это обусловливает наличие 10 линий взаимодействия между пятью членами проектной группы. Это также означает 10 потенциальных возможностей возникновения ошибок в сообщении. Чем больше группа, тем больше линий взаимодействия и, следовательно, больше возможностей для ошибок.
Линии взаимодействия – количество каналов связи между людьми, участвующими в коммуникативном обмене.
Вы можете нарисовать аналогичный график, чтобы определить количество линий коммуникаций в вашей группе, но рискуете запутаться, если в проекте работает более шести или семи человек. Есть более простой способ. Существует формула определения количества линий взаимодействия:
(я(я-1)) – н2, где переменная η – количество участников проекта. Если принять количество участников за 5, получается 10 линий взаимодействия:
(5(5–1)) – е-2 = 10.
Как уже говорилось, чем больше сотрудников в группе, тем больше количество линий взаимодействия между ними. Шесть участников осуществляют 15 линий взаимодействия, 8 – 28 линий, а 10–45 линий взаимодействия. Чем больше количество человек, с которыми поддерживается коммуникация, и которые сообщаются между собой, тем более четко должен быть организован сам процесс. В случаях, когда необходимо передавать информацию большому количеству людей, я бы рекомендовал применять методы формальной письменной взаимодействия. Если передавать сообщения устно, члены группы будут обсуждать информацию между собой, что может завести их совершенно в другую степь.
Десять советов по осуществлению эффективной взаимодействия
Данный раздел завершает формальное обсуждение предмета взаимодействия. Необходимо помнить о том, что хорошо налаженная коммуникация является основополагающей темой профессиональной технологии управления проектами. Овладев качественными навыками взаимодействия, вы сможете добиться успеха в осуществлении проектов практически в любой области.
Я знаком с менеджерами проектов, которые успешно реализовывали многомиллионные проекты в областях, где они не имели почти никакого технологического или практического опыта. Основным фактором успеха являлась их способность осуществлять эффективную коммуникацию, взаимодействовать с членами проектной группы и управлять самим проектом.
Например, не обязательно быть профессиональным программистом, чтобы благополучно завершить проект в области информационных технологий. Хотя некоторые теоретические знания и практический опыт в этой сфере не помешают, но менеджер проекта не должен быть одновременно ведущим техническим специалистом. В его обязанности входит управление и эффективная реализация проекта. В проектную группу всегда входят специалисты по техническим вопросам, которые помогают в оценке и определении конкретных практических задач. Обеспечьте постоянное и регулярное взаимодействие со всеми членами группы, особенно с техническими экспертами. Потребуйте у них периодически предоставлять вам уточненную информацию по профилирующим вопросам и контролируйте исполнение задач. Эффективная коммуникация и взаимодействие с членами проектной группы гарантируют успех проекта.
Поскольку основу основ работы менеджера проекта составляет коммуникация, занимающая 90 процентов его времени, единственным и самым главным навыком менеджера является профессиональная коммуникация. Рассмотрим 10 способов организации эффективной взаимодействия.
1. Передавайте надлежащую информацию надлежащим людям в надлежащий момент. Бесполезная информация отвлекает внимание, и если она не нужна получателю, превращается в мусор или шум, засоряющий его день. Нацеливайте коммуникацию на надлежащую аудиторию.
2. Соблюдайте правила этикета электронной почты. Сообщения должны быть краткими и лаконичными. Посылайте письмо только тому, кто действительно должен знать его содержание. См. совет 1.
3. Перефразируйте смысл высказывания говорящего своими словами. Это даст ему понять, что вы действительно внимательно слушаете и заинтересованы в правильном понимании содержания информации.
4. Задавайте уточняющие вопросы. Это убедит говорящего в том, что его сообщение услышано, но вам необходима дополнительная информация для полного понимания сути сообщения. Такой способ очень полезен для прояснения сказанного.
5. Соблюдайте правила этикета голосовой почты. Оставляйте краткие и содержательные сообщения. Четко произносите слова и дважды повторите номер своего телефона, чтобы адресату не приходилось по нескольку раз перематывать кассету автоответчика.
6. Устраняйте шумы. Шум отвлекает и может отрицательно сказаться на текущей взаимодействия. Сосредоточьте все внимание на человеке, с которым вы общаетесь в данный момент, и не отвлекайтесь на посторонние предметы.
7. Пользуйтесь методом активного слушания. Активное слушание предполагает личный зрительный контакт, кивки головой в знак того, что вы внимательно и заинтересованно слушаете, уточняющие вопросы, наблюдение за невербальным поведением говорящего.
8. Формулируйте сообщения точно и по существу. При любой возможности избегайте технического профессионального жаргона и подробностей. Для обеспечения ясности и убедительности сообщения используйте следующий метод публичных выступлений: начните с общей формулировки того, что вы хотите сказать аудитории, затем скажите это и в конце кратко сформулируйте то, что вы только что сказали.
9. Комбинируйте методы взаимодействия. При выступлении пользуйтесь визуальными средствами, включайте графики и диаграммы в письменные материалы. Совмещение двух или трех методов взаимодействия очень эффективный способ помочь слушателям запомнить ваше сообщение.
10. Проявите терпение при передаче сложных идей или технической информации. Иногда приходится вдаваться в технические аспекты ситуации. В таких случаях будьте терпеливы и потратьте дополнительное время и усилия, чтобы объяснить смысл высказывания. Вам он вполне очевиден, но слушателям может не хватить опыта или знаний в технических вопросах, что потребует дополнительных усилий с вашей стороны.