Страница 5 из 8
б) по алфавиту фамилий авторов;
в) в хронологической последовательности; документ-ответ помещают за документом-запросом.
20. Формы регистрации бывают:
а) картотечными справочными;
б) автоматизированными, компьютерными;
в) журнальными;
г) кодификационными;
д) карточными.
21. Номенклатура дел служит:
а) для распределения и группировки исполненных документов в дела;
б) закрепления индексации дел;
в) установления сроков хранения дел;
г) хранения документов.
22. Дайте определение понятия «регистрация документов».
23. Какие документы регистрируются в день подписания?
а) входящие
б) исходящие
в) внутренние
24. Охарактеризуйте понятие «прямоточность» как один из принципов рационализации документооборота.
25. Определите правильную последовательность прохождения входящей документации.
а) регистрация
б) рассмотрение документов руководителем
в) прием корреспонденции
г) предварительное рассмотрение и сортировка
д) вскрытие конвертов, проверка вложений
е) проставление отметки о поступлении
ж) передача документов на рассмотрение руководителем
з) передача документов исполнителю
и) контроль за исполнением
к) внесение сведений из резолюции в регистрационную форму
л) подшивка документов в дело
26. Подсчитайте объем документооборота в ОАО «Центр» за 2007 г., если было зарегистрировано 1000 входящих документов, 1000 исходящих и 3000 внутренних документов.
2.3. Тематический тест по теме «Общие правила документооборота, порядок прохождения и обработки входящих и исходящих документов»
1. Прием и первоначальная обработка входящей документации осуществляется:
а) смешанно;
б) децентрализованно;
в) централизованно.
2. Верно ли утверждение: «Конверты сохраняются лишь в тех случаях, когда по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа»?
а) да
б) нет
3. Исходящий документ может быть отправлен только после:
а) согласования;
б) подписания;
в) регистрации;
г) исполнения;
д) визирования;
е) индексирования.
4. Внутренние документы на этапах подготовки и оформления организуются аналогично:
а) исходящим;
б) входящим;
на этапе исполнения:
а) входящим;
б) исходящим.
5. Выберите из списка группы документов, которые не относятся к группам входящей, исходящей и внутренней документации:
а) распорядительные
б) по личному составу
в) справочно-информационные
г) с грифом ограничения доступа
д) обращения граждан
е) организационные
ж) учетные
з) отчетные
1. Определите с помощью нумерации порядок прохождения входящей документации.
а) регистрация
б) рассмотрение документов руководителем
в) прием корреспонденции
г) предварительное рассмотрение и сортировка
д) вскрытие конвертов, проверка вложений
е) проставление отметки о поступлении
ж) передача документов на рассмотрение руководителем
з) передача документов исполнителю
и) контроль за исполнением
к) внесение сведений из резолюции в регистрационную форму
л) подшивка документов в дело
2. Определите правильную последовательность прохождения исходящей корреспонденции.
а) проверка оформления проекта документа
б) подписание руководителем
в) согласование проекта документа
г) отправка адресату
д) составление проекта документа
е) проверка правильности адресов
ж) подшивка отпуска в дело
з) регистрация документа
и) конвертирование, маркирование
к) сверка адреса на письме и конверте
л) проставление индекса документа на всех его экземплярах
3. Параметры документооборота:
а) ___________________;
б) ___________________.
4. Дополните список основных узлов документооборота.
а) получение исходной информации
б) выработка решения
в) согласование решения
г) …
5. Укажите основные принципы документооборота.
а) ____________ г) ____________
б) ____________ д) ____________
в) ____________
2.4. Тематический тест по теме «Регистрация документов»
1. Регистрация документов – это:
а) группирование исполненных документов в дела;
б) табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения;
в) запись необходимых сведений о документах с проставлением на них индекса и даты.
2. Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?
а) из индекса структурного подразделения, номера по номенклатуре, порядкового номера документа при регистрации
б) индекса структурного подразделения, номера архивного дела, номера дела по номенклатуре
в) порядкового номера документа при регистрации, номера по номенклатуре, индекса структурного подразделения.
3. Каков размер регистрационной карточки?
а) АЗ
б) А4
в) А6
4. Для чего используется календарная шкала регистрационно-контрольной карточки?
а) для того, чтобы отмечать на ней дату, к которой должен быть подготовлен документ
б) определения даты ответа на документ
в) указания количества экземпляров документа
5. Из какого элемента состоит индекс распорядительных документов?
а) порядкового номера
б) номера структурного подразделения
в) номера дела по номенклатуре
6. Дополните предложения.
а) Формами регистрации являются…
б) В графе «Корреспондент» пишется…
в) Регистрационная карточка составляется не менее чем
в… экземплярах
7. Зарегистрируйте письмо, используя журнальную форму регистрации.
Письмо № 1–3/105 от 22.12.2008, адресованное директору ОА «Имидж», ул. Кропоткина, 44, 220039, г. Минск, «О проведении семинара».
8. Что записывается в графе «Дата и индекс документа»?
а) индекс и дата поступления документа
б) дата и индекс, присвоенный документу организацией-автором
в) автор документа.
1. Регистрация документов – это:
а) устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов;
б) запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них индекса и даты регистрации;
в) изучение документов, их народнохозяйственного, научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранениях и отбора для включения в состав национального архивного фонда.
2. Входящие документы регистрируются:
а) в день поступления;
б) в день подписания.
3. Индекс документа состоит:
а) из индекса структурного подразделения;
б) кода организации по ОКПО;
в) кода организации по ОКУД;
г) номера дела по номенклатуре;
д) даты регистрации документа;
е) порядкового номера документа с начала делопроизводственного года.
4. Принятая система условных обозначений документов:
а) меняется каждый год;
б) меняется ежемесячно;
в) остается постоянной из года в год.
5. Минимальное количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек в организациях с большим документооборотом составляет:
а) 1;
б) 2;
в) 3.
6. Назовите функции регистрации документов.
а) справочная г) правовая
б) контрольная д) социальная
в) историческая е) учетная