Страница 24 из 30
– Какими были цели?
– Как по ним проходило общение?
– Были ли они достигнуты?
– Как управлялось совещание (заседание)?
– Какие наилучшие и наихудшие аспекты совещания (заседания) вы можете отметить?
– Как вы чувствовали себя до, во время и после совещания (заседания)?
Участвуя в переговорах в качестве члена делегации, действуйте в рамках своей профессиональной компетенции. Не позволяйте себя перебивать, но и не допускайте подобного по отношению к коллегам. Выступайте аргументировано, не спешите, соотносите эмоциональную окраску своего выступления с настроем аудитории. Избегайте торопливых и поверхностных суждений относительно предложений оппонентов. Не акцентируйте внимания на расхождениях, если они не столь принципиальны. Чаще подчеркивайте, что вас объединяет, а не что вас разъединяет. Свое несогласие выражайте аргументировано и конструктивно.
Определение собственных интересов
Планирование переговоров предполагает поиск лучшего пути и его обстоятельное изучение, а планы зависят от цели и средств. Любые переговоры, один из участников которых находится под давлением или испытывает выраженное чувство недовольства, имеют весьма малые шансы на успех. На стадии подготовки переговоров уже происходит установление рабочих отношений. Например, стороны обсуждают повестку дня. Первые технические сбои могут негативно сказаться на дальнейшем ходе переговоров. Поэтому не стоит пренебрегать мелочами. Не следует думать, что легче сориентироваться на ходу. Для начала следует проанализировать предмет переговоров, собрать всю необходимую информацию о партнере, выявить несколько альтернативных решений. Нужны ли на этапе подготовки эксперты? Если да, то, к какому сроку они должны выполнить свою работу.
Обычно на переговорах одновременно ставятся несколько целей – получить информацию о партнере, дать информацию о себе, заключить сделку. Нужно подготовить необходимую техническую и справочную документацию, а также определить возможные варианты решения проблемы. Не стоит искать единственно правильный вариант – каждый имеет свои плюсы и минусы. Поэтому для начала нужно выписать для каждого варианта положительные и отрицательные моменты, определить степень предпочтения решения для вас и для партнера, а также продумать возможность улучшений вариантов для вас, не ухудшая их для партнера. Необходимо сформулировать свои возможные предложения и их аргументацию. Можно ориентироваться на объективные критерии, но обязательно нужно показать преимущество ваших предложений перед партнером. Следует четко сформулировать свою позицию на переговорах, потому что именно позиция является конечным итогом подготовки к переговорам и отражает анализ интересов, вариантов решений, предложений и их аргументации.
Задав вопрос «Зачем нам нужно вступать в переговоры?», можно определить свои интересы. Ответов на этот вопрос может быть несколько. Поэтому после того, как будет определена максимальная совокупность интересов, важно определить их приоритетность. Необходимость определения приоритетов интересов предотвращает широко распространенную ошибку, когда участники жертвуют ради компромисса важным интересом вместо значимого. Интерес от сотрудничества с данной компанией может быть более приоритетным, чем величина прибыли от реализации контракта.
Анализируя свои возможности, потребности и интересы, необходимо их сравнить с интересами партнера. Только после этого можно уточнить общую позицию, которую в дипломатическом протоколе именуют концепцией переговоров. Состав делегации в зависимости от характера переговоров может быть различным. Решающим критерием выступают профессиональная компетентность, знание иностранного языка и психологическая совместимость. Для определения главы делегации главными являются компетенция и опыт ведения переговоров.
Определение интересов партнера
Если вступают в контакт с незнакомой иностранной организацией, начинают с проверки ее серьезности и благонадежности. За внешней рентабельностью может скрываться авантюризм. Проверка партнера и серьезности его намерений совершенно необходима, тем более что и потенциальный партнер предпримет то же самое. При этом каждая сторона имеет свои интересы, поэтому цели могут не совпадать. Частичное совпадение целей делает встречу возможной, а расхождение побуждает провести переговоры. Представьте себе, какие интересы могут быть у вашего партнера, что может его беспокоить и тревожить. Для этого необходимо собрать максимально возможную информацию о том, с кем вы будете вести переговоры, что представляет собой организация и какие правила управления, поведения и принятия решений существуют у них.
За последние несколько лет многократно увеличилось количество женщин, играющих не последнюю роль в мире бизнеса. Поэтому, вступая в процесс переговоров, следует учитывать половые различия партнеров. Принадлежность к тому или иному полу играет достаточно значительную роль в построении деловых взаимоотношений, в служебном помещении и конкретных поступках. Женщины более четко видят различия в материалах, цветах, формах, внешнем виде конструкций. Не стоит спорить с женщиной – сотрудником по этим вопросам лучше довериться ее суждениям. Женщина чаще испытывает страх, боязнь, опасение. При этом снижается восприятие, а сама информация может подвергнуться сильному искажению. Замечания, реплики и обращения по отношению к женщине следует делать более мягкими и сдержанными. У женщин эмоциональное начало берет верх над рациональным, поэтому вполне возможен эмоциональный всплеск.
Мужчина генетически ориентирован на успех, женщина – на выживание. Женщины, чаще чем мужчины высказывают максималистские суждения. Позволяют женщине лучше вживаться в ситуацию, переживать за других людей и проявлять к ним сочувствие. Женщина более внимательна к мелочам и деталям, поэтому анализ текста договора у нее более эффективен. В то же время выбрать стратегию она может с меньшим успехом, поскольку обобщения и выводы ей даются с меньшим успехом. Несмотря на то, что уровень приспособляемости у мужчин ниже, они быстрее реагируют на изменения ситуации и новые методы работы.
У мужчин лучше развито пространственное воображение, чем у женщин. Одной из особенностей характера мужчин является стремление к известности, популярности, которое может проявляться в виде тщеславия.
Подготовка вариантов предложений
При подготовке вариантов предложений важно, чтобы предложений было несколько. Это позволяет в процессе переговоров быть достаточно гибким. Предложения должны учитывать как ваши интересы, так и интересы партнера (табл 3).
Таблица
Проекты предложений
Данные, полученные по итогам заполнения таблицы, дают возможность ответить на вопрос: «Что я буду делать, если я проиграю на переговорах?» Определить, есть ли альтернативы данному соглашению. Каковы последствия сорванных переговоров. Часто оказывается, что при определенных условиях стоимость данного решения настолько велика, что согласие с ним ставит под угрозу ваши интересы. Возможно, что при подобных обстоятельствах лучше вообще не вступать в переговоры.
На этапе разработки необходимо предложить и рассмотреть самые безумные и неожиданные варианты. Эффективным инструментом при подготовке предложений является мозговой штурм.
Мозговой штурм – популярный и хорошо отработанный прием решения проблем и генерирования новых идей. Если вы предпримите следующие рекомендации, непременно появится поток новых идей.
Назначьте помощника для записи идей на доске и позаботьтесь, чтобы идеи записывались быстро и разборчиво.
Предложите всем выдавать любые идеи, приходящие им в голову, но выражать их сжато.
Поощряйте к участию каждого.
Не отвергайте и не критикуйте никакие идеи, независимо насколько сумасшедшими они выглядят.