Страница 23 из 30
Размеры стола тоже имеют значение. Чем больше стол, тем заметнее дистанция между участниками, тем труднее добиться согласия и легче не соглашаться с мнением собеседника. Учитывая национальные особенности и особенности правил этикета разных стран, на переговорах следуют тем правилам, которые приняты в стране проведения.
Стол накрывают заранее. Расставляют бутылки со столовой минеральной водой или другими прохладительными напитками. Бутылки должны быть с наклеенными этикетками, небрежный их вид недопустим. Ставят их таким образом, чтобы ости видели этикетку напитка. Бутылки заранее не открывают, поэтому рядом следует положить ключ для открывания. Стаканы всегда ставят дном вверх, фужеры – ножкой вниз. На столе раскладывают листы бумаги или блокноты, ручки или карандаши с учетом количества участников встречи. Хозяин кабинета должен встречать гостей на полпути от письменного стола к двери, но не за рабочим столом. Справа от него может стоять заместитель, слева – переводчик. Гости входят в таком же порядке. Глава делегации должен находится на полшага впереди. Переводчик принимающий стороны представляет делегацию гостей, переводчик гостей переводит и представляет хозяев. После приветствия руководитель принимающей стороны приглашает гостей пройти к столу переговоров и занять места лицом к окну (исключения составляют окна, выходящие на солнечную строну). Разговор должен начинаться с нескольких общих вопросов: «Как вы доехали?», «Как вы разместились в гостинице?». Воспитанный человек при этом не станет жаловаться на все неприятности случившиеся с ним. Достаточно ограничиться фразой: «Спасибо. Все прошло благополучно». Затем хозяин встречи передает свою визитную карточку руководителю группы гостей (японцам и южнокорейцам визитные карточки передаются двумя руками, как и принимаются). Если участников немного обмениваться визитными карточками могут все участники.
После представления начинается беседа. Ее всегда начинает руководитель принимающей стороны. Беседа не должна продолжаться более двух часов. Через 30 минут после начала секретарь может предложить чай или кофе. Чашки подаются ручкой к правой руке гостя. Ложка должна лежать перпендикулярно руке гостя. На стол можно поставить сахар рафинад и конфеты в коробках.
Если по завершению встречи планируется подарить подарки, то следует учесть, что не следует дарить одинаковые сувениры руководителю группы и остальным участникам.
Когда встреча закончена, первым из-за стола встает руководитель принимающей стороны и проходит на то место, где он встречал гостей, прощаясь с каждым. Выходить из дверей кабинета не рекомендуется.
Содержательная часть переговоров
Организационная часть подготовки переговоров позади и настало время их проведения. Если вам поручена роль председательствующего на переговорах, позаботьтесь о создании благоприятной рабочей атмосферы. Произнесите приветствие в адрес участников переговоров и особенно принимающей стороны. Выразите уверенность в плодотворности переговоров и достижении взаимовыгодных результатов. Объявите регламент и порядок проведения переговоров. Предоставьте время для вопросов и конструктивных предложений по ведению переговоров. Переходите к главным пунктам повестки дня.
Повестка дня
Это перечень подлежащих обсуждению тем, обеспечивающий определенную структуру совещания или заседания. Если повестка дня плохо составлена, то совещание (заседание) будет мало результативным. Приблизительно за две недели до совещания секретарь извещает постоянных членов о необходимости представления пунктов повестки дня. Повестку дня устанавливает председательствующий, основываясь на представленных пунктах.
При определении последовательности рассматриваемых вопросов учитываются следующие факторы:
– логическая последовательность – зависимая тема должна стоять ниже той, от которой она зависит;
– простые пункты рассматривайте первыми – прежде чем переходить к более сложным вопросам, давайте ход простым вопросам;
– бесспорные пункты рассматривайте первыми – это даст возможность разобраться с ними быстро;
– присутствие заинтересованного лица– если отсутствует заинтересованное лицо, имеет смысл перенести вопрос;
– менее важные и менее срочные вопросы рассматривайте последними – в случае нехватки времени эти вопросы можно будет снять с повестки дня и решить эти вопросы другими способами.
У председательствующего может иметься расширенный вариант повестки дня с заметками, которые помогают проводить совещание гладко. Повестка дня председательствующего должна также включать в себя предполагаемое распределение времени по каждому пункту.
Если совещание или заседание проводится не в соответствии с заранее запланированным графиком, следует осуществить рассылку повестки дня не позднее, чем за неделю до совещания.
Во время переговоров секретарь ведет протокол, который потом становится окончательным отчетом о заседании. Протокол должен представлять собой точный и объективный отчет о заседании. Прежде чем рассылать протокол последнего заседания, необходимо проверить, ознакомились ли его получатели с протоколом предыдущего. Если существуют спорные вопросы, необходимо удостовериться, что они будут тщательно выверены, а возможно, даже предложены для внесения корректив в повестку дня следующего заседания.
Функции председательствующего
Задача председательствующего состоит в управлении потоком сообщений без подавления полезной дискуссии. Это может оказаться очень трудным делом в связи с необходимостью разрешения спорных вопросов. Для успеха председатель должен обладать тремя основными качествами:
– быть дипломатом;
– обладать напористостью;
– обладать организационными способностями.
До заседания председательствующий должен удостовериться в обоснованности рассматриваемых вопросов. Если вопросов недостаточно или невозможно присутствие основного персонала, следует отменить или отложить заседание. Если повестка дня переполнена, лучше убрать из нее ряд пунктов. Необходимо проверить место проведения совещания (заседания): количество мест для рассадки, достаточность освещения, температура воздуха в помещении. Если необходимо использование видеооборудования или иных вспомогательных материалов, они должны быть заранее подготовлены и пригодны к работе.
Председательствующему имеет смысл заранее прочитать все отчеты и доклады, чтобы иметь осознанное представление о главных вопросах предстоящей дискуссии.
Во время проведения заседания председательствующий должен вести строгий контроль времени, чтобы оно адекватно распределялось между всеми запланированными вопросами. Председательствующий может лишить слова любого, кто отклоняется от обсуждения текущего пункта повестки дня.
Если существует договоренность об окончании заседания к установленному времени, позаботьтесь о ее выполнении. Иначе к концу заседания, вероятнее всего, не останется кворума, поскольку люди начнут расходиться для выполнения своих обязанностей. Старайтесь не оставлять никаких неопределенностей, тем более если по рассматриваемым вопросам необходимо начинать выполнять согласованные действия.
Как председатель сохраняйте за собой право руководить ходом проведения переговоров. Если ваш коллега затянул свое выступление по времени, корректно прервите его. Для этого наилучшим образом подходит фраза «Благодарю. Вы очень точно изложили свою позицию». Останавливать партнеров нужно только в крайних случаях. Если нужно разрядить атмосферу делайте это. «Кажется мы созрели для перерыва на кофе». В конце рабочего дня подведите основные итоги и выразите уверенность в плодотворности работы на следующий день.
После проведения заседания председательствующий должен убедиться в правильности составления и своевременности его рассылки.
Успешно проводимые переговоры могут, как информировать, так и мотивировать присутствующих. Для того, чтобы проанализировать поведенное совещание или заседание можно воспользоваться следующими вопросами: