Страница 20 из 30
– действующие модели, демонстрация которых может служить кульминацией презентации;
– графики могут использоваться для демонстрации тех или иных тенденций и связей между переменными;
– диаграммы используются для визуализации числовых данных;
– схемы удобны для визуализации связей, процессов и процедур.
Эффект демонстрации будет положительным если:
– не загораживать предметы во время демонстрации;
– не оставлять их на виду после того, как закончена работа сними;
– не отворачиваться от аудитории чаще, чем необходимо;
– не демонстрировать ничего без пояснений;
– не читать по слайду;
– избегать слов-паразитов («э-э», «значит»);
– выставлять слайды в проектор под нужным углом;
– убедиться, что предметы хорошо видны аудитории.
Демонстрационные пособия при этом должны быть чистыми, ясными, простыми в использовании, удобными, уместными, понятными.
Количество демонстрационных материалов должно соответствовать принципу разумной необходимости. Следует заранее продумать оптимальный объем демонстрационных материалов. Быстрое мелькание которых приведет скорее к отрицательному результату, чем к положительному. В любом случае продолжительность демонстрации наглядных материалов должна быть в два раза меньше продолжительности презентации.
Если вы чувствуете, что партнер менее профессионален, чем вы, постарайтесь правильно распорядится своим превосходством и не ставьте партнера в безвыходное положение. Если вы почувствуете, что партнер более профессионален будьте очень внимательны. Если на первый взгляд партнер выглядит малокомпетентным, но в нужных моментах демонстрирует признаки высокой квалификации – будьте осторожны. Возможно такая тактика была принята для введения вас в заблуждение. Старайтесь добиваться согласия поэтапно. От малозначащих для оппонента деталей шаг за шагом переходите к крупным вопросам.
В итоговом документе обычно фиксируют следующее:
– достигнутое решение;
– ответственных лиц с обеих сторон и их полномочия;
– сроки исполнения;
– методы взаимного контроля.
Функция пропаганды
Функция пропаганды позволяет одной из сторон показать себя в выгодном свете в глазах общественности. В данном случае не обойтись без участия специалиста по связям с общественностью. Именно он, как никто другой, может организовать взаимодействие с представителями средств массовой информации (СМИ), поскольку они в большей степени способствуют формированию положительного образа организации в глазах общественности. Отношения со средствами массовой информации – это и искусство, и наука. Необходимо уметь заранее проинформировать представителей местных и общенациональных СМИ, и решить какую информацию вы можете им предоставить. При работе с прессой необходимо, прежде всего, составить детальный список СМИ. Здесь должны учитываться ежедневные и еженедельные газеты, журналы, теле– и радиостанции, корреспонденты центральных СМИ, информационных агентств, если есть – иностранные корреспонденты. Составляя список рассылки материалов для прессы, необходимо узнать о каждом издании: профиль аудитории (жизненный стиль, социальный статус, возраст, пол, политические интересы); регион распространения, частота публикаций (ежедневно, два раза в неделю, еженедельно, раз в две недели, раз в месяц, раз в квартал, раз в год), редакционный срок (последний срок или время дня для поставки материала в следующий выпуск, что зависит от частоты выпуска и процесса печати), методы распространения (розничная продажа, подписка (с почтовой рассылкой), бесплатная газета (распространяемая от двери к двери), контролируемое распространение (бесплатно высылаемая, по выбору и по запросу), редакционная политика (тип материалов, публикуемых в издании). Списки необходимо всегда иметь под рукой и регулярно обновлять и вносить исправления.
Работа с радио и телевидением особенно актуальна для организаций, чья деятельность затрагивает интересы большого количества территориально рассредоточенных общественности. Работа с радио и телевидением предполагает знание аудиторий различных программ, выбор жанра, времени и продолжительности трансляции.
Использование видеокамер, диктофонов, компьютеров и других современных средств записи и воспроизведения аудиовизуальной информации позволяет готовить материалы для радио – и телетрансляции специалистам, не имеющим специального журналистского образования. Знание особенностей теле– и радиосообщений дает возможность специалисту по связям с общественностью эффективно работать с профессиональными журналистами, корреспондентами, репортерами, а также выполнять их функции по подготовке материалов для трансляции – особенно по каналам внутриорганизационных теле – и радиокоммуникаций. Успех или провал программ телевидения и радио определяется их рейтингом, – т.е. численностью привлеченной аудитории, а соответственно, – рекламы.
Но вне зависимости от всех условий, хорошая работа со средствами массовой информации будет только тогда хорошей, когда будут выбраны правильные и адекватные каналы распространения информации.
Функция проволочек
Одна из сторон идет на переговоры, чтобы вселить у оппонента надежду на решение проблемы.
Использование разнообразных тактических приемов – неизменный компонент любого переговорного процесса. Целью применения тактических приемов является не намерение обмануть партнера, а оттянуть процесс совместного принятия решения. Обман в переговорах недопустим, так как получив кратковременное преимущество на этих конкретных переговорах, легко приобрести репутацию нечестного человека. Остановимся на основных видах тактических приемов.
Тактические приемы проволочек
Отсрочка – это перерыв в переговорах, который объявляют по согласию обеих сторон. Многие считают, что они должны добиться результата в кратчайшие сроки. Однако опыт показывает, что разной степени длительности перерыв в переговорном процессе позволяет обеим сторонам по новому взглянуть на проблему и свои позиции, обменяться мнениями и получить консультации специалистов.
Под консультациями понимается собрание, целью которого служит простая передача информации. Консультация оправдана тем, что появляется доступ к новой информации, происходит прояснение ситуации, для того, кого консультируют. Эффективность консультации выше, если она проводится с меньшим принуждением и чем выше доверие друг к другу сторон, обменивающихся информацией. Консультирующий в свою очередь оценивать, поддерживать или опровергать того, кого консультируют. Возможные разногласия, которые могут возникнуть в ходе переговоров, осложняют проведение консультации.
Неудачные переговоры, которые завершились ничем называют дискуссиями. В ходе дискуссии стремятся не столько к согласию, сколько к подтверждению большей обоснованности своего тезиса. Следовательно, основу дискуссии составляет выражение разногласий по тому или иному вопросу.
Уход — предполагает прерывание переговоров на неопределенный срок. Если другая сторона уходит с переговоров, обязательно обсудите уход, постарайтесь уточнить интересы, которые стоят за нежеланием продолжать переговоры.
Угроза – это демонстрация силы, власти, но в равной степени собственного бессилия. Эффективность угрозы зависит от того, насколько возможно ее претворение в жизнь и насколько ее реализация может повредить или задеть интересы стороны, которой угрожают. Если вы нацелены на конструктивное ведение переговоров, то в случае распознавания тактики угроз вы можете проигнорировать ее и предложить противоположной стороне совместно рассмотреть, как скажутся результаты ее претворения в жизнь для обеих сторон. Следует еще раз привлечь вашего оппонента к поиску совместного решения. Ваше конструктивное поведение может существенно изменить ход переговорного процесса, показав противоположной стороне, что вы сознаете последствия применения силы, но все же настроены совместно решать проблему.