Страница 11 из 16
Столбцы №1, 4, 5, 7 и 8 настройте выпадающим списком (периодически менеджеры и рекрутеры по разному пишут информацию и ее потом тяжело анализировать).
Столбцы с №1 по 6 включительно заполняет рекрутер, а столбцы с №7 и далее менеджеры по персоналу. Таким образом, в этом отчете мы видим следующую основную информация:
1. Источники подбора;
2. Количество приглашенных на определенные дни;
3. Входящие или исходящие звонки дают нам кандидатов;
4. Результат по кандидатам;
5. Количество оформленных;
6. Количество уволенных;
7. Время работы сотрудника в компании.
Это ваш основной рабочий документ, из которого вы берете информацию для остальных отчетов.
Общая отчетность рекрутеров и менеджеров по подбору, которую они ведут на ежедневной основе. Несет для них и для вас как руководителя информацию о том, как выполняется их KPI, а так же информацию по основным этапам воронки и какие этапы у вас проседают. Данный отчет необходим для просчета воронки подбора персонала, как отдельно по каждому менеджеру и рекрутеру, так и в целом по всему отделу. Он помогает направлять и корректировать работу.
В таблице пример отчета одного менеджера, цифры показаны примерные. Эфирное время по итогам месяца мы берем за средний показатель, все же остальные показатели суммируются.
Из данного отчета мы видим, что наш менеджер два дня мало звонил, это видно в первую очередь из показателей эфирного времени и из показателя «количество приглашенных».
Данный отчет я советую визуализировать системой «светофор», чтобы сразу видеть где у нас идет просев по показателям, чтобы это видели и вы как руководитель и менеджер.
Аналогично данные по своим показателям заполняют все сотрудники отдела подбора персонала. Информация из таких отчетов должна автоматически тянуться в общий отчет по компании. И вы уже видите общие цифры за день и за месяц по отделу. Если мы заметили понижение показателей, то тогда уже смотрим и проверяем отчетность каждого менеджера и ресечера.
Отчетность по источникам подбора персонала. Пример данного отчета мы приводили выше, когда разбирали стоимость кандидата. Повторюсь, в данном отчете мы указываем сумму, потраченную на конкретный источник, количество трудоустроенных из данного источника и стоимость одного сотрудника, привлеченного из данного источника. Составленный отчет наглядно помогает в быстром и эффективном анализе и через призму стоимости проанализировать те или иные источники подбора персонала.
Отчетность по укомплектованности объектов. Как мы уже рассмотрели ранее, основным отчетом здесь будет укомплектованность объектов персоналом. Его можно составить так, как вам и вашему руководству будет удобно. Основную информацию, которую мы должны видеть в данном отчете – это промежуточная укомплектованность объекта в день предоставления отчетности, какие объекты и в каких городах с низкой укомплектованностью, а так же количество принятых и уволенных сотрудников (для чего необходим данный показатель, я объясню вам позже).
Также в отчете должны быть указаны города и общая укомплектованность персоналом в данном городе – это необходимо для того, что бы вы и руководство компании видели какая ситуация существует в конкретном городе.
Давайте на примере разберем единый отчет, которым я пользовалась. Данный отчет удобен: он информативный и требуется немного времени на заполнение.
Аналогично мы делаем отчеты по всем объектам. Таким образом, мы видим в отчете не только укомплектованность всего объекта, но и укомплектованность по конкретным должностям. Вся информация по вакансиям представлена следующим образом:
Аналогично объединяем объекты по городам и т.д. Также можно объединять объекты и по другим важным для вас признакам. В итоге мы получаем отчет с общей укомплектованностью по сети.
Итак, давайте теперь разберем по каждой графе: какую информацию мы вносим, откуда ее берем, ну и зачем она нужна.
«Штат» – эта графа обязательна, ее изменение в течение года невозможно. А если руководитель объекта планирует изменить свой штат – это не обходимо согласовать не только со своим руководителем, но и с директором по персоналу. Только после этого мы вносим в данную графу изменения. Эту графу я обычно блокирую, что бы никто не мог вносить изменения.
Почему это необходимо делать и обязательно запрашивать утвержденное штатное расписание?
1. Это в первую очередь определяет ФОТ, который утвержден, и которого необходимо придерживаться, так как от него зависят и другие финансовые показатели объекта.
2. Это отличный рабочий инструмент при работе с массовым подбором:
2.1. мы можем отслеживать актуальность открытых вакансий, а так же не принимать в работу необоснованно открытые вакансии;
2.2. мы сможем отследить увеличение потребности на объектах, связанную с сезонностью, так как обычно это фиксируется в годовом бюджете.
«Факт» – эта тоже обязательная графа. До внедрения данного отчета мы запрашиваем в отделе кадров информацию, – на какой должности, и какое количество сотрудников числится на каждом объекте. После этого вносим информацию в данную графу. В дальнейшем эту графу мы так же блокируем к изменениям.
Она будет меняться сама, так как мы пропишем в ней формулу, при которой эти изменения будут возможны, а выглядит эта формула, будет следующим образом: «=Первоначальное число, которое мы взяли в отделе кадров + количество принятых – количество уволенных». Таким образом, как только мы ставим в графы «принято» и «уволено» какие либо цифры, у нас меняется фактическое количество сотрудников, которое работает на объекте.
«Замороженные» – графа, которая обычно вызывает вопрос – «Что это?», а так же вопрос «Зачем эта графа?». Данная графа необходима в отчете, так как в компании возможны случаи, когда произошел спад потребительской способности покупателей, либо руководитель объекта защитил бюджет и ФОТ с учетом роста своей выручки, сотрудник работает в плотном графике и т.д. То есть по штату мы видим, что сотрудники объекту положены, но руководитель объекта говорит, что ему не нужен данный сотрудник сейчас. Тогда для того, чтобы не портить общую картину отчетности, а так же для того, чтобы просто так не посылать сотрудников на объект, мы ставим в графу «замороженное» количество сотрудников, которое сейчас не нужно.
Данные в эту графу вносит сотрудник отдела подбора, как только получает информацию от руководителя объекта. То есть эту графу мы не блокируем, она меняется сотрудником.
«Итого» – это графа, которая показывает нам количество открытых вакансий на данном объекте, в данном городе или на конкретной территории.
Мы ее всегда блокируем, что бы никто не мог внести изменения, и вся информация в отчете считалась корректной.
В данной графе мы прописываем следующую формулу «=штат – факт – замороженные», таким образом, мы получаем реальное количество открытых вакансий на данном объекте. Информацию по количеству открытых вакансий при такой форме отчета руководители принимают, так как она обоснована, а не взята из головы.
«Принято» и «уволено» – графы, которые помогают нам просчитывать реальное количество фактически работающего персонала на объекте. Так же мы видим, на какие должности приняты или уволены сотрудники, как работает сотрудник отдела персонала. Информацию для данных граф мы берем из отдела кадров, и сотрудник отдела подбора персонала проставляет эти данные в отчет.