Страница 12 из 16
Соответственно, как только сотрудник персонала проставит эти данные, все остальные данные в отчете поменяются автоматически.
«Укомплектованность» – данная графа заблокирована, данные считаются автоматически. Мы видим не только укомплектованность всего объекта, но и укомплектованность по конкретной должности.
Таким образом, данный отчет дает нам полную информацию по движению персонала в компании, укомплектованности по должностям, территории, городам присутствия и, в общем, по всей сети. Мы можем с разных ракурсов проанализировать информацию, которая представлена в данном отчете. К тому же этот отчет хорошо и быстро читабелен.
Отчет по открытым вакансиям. В некоторых компаниях не важна укомплектованность объектов, а важно количество открытых вакансий на определенных объектах, на определенной территории, по всей сети, а так же в разрезе каждой должности.
В связи с этим отчетность будет составляться, исходя из важности данной информации для руководителей компании. Если у вас есть автоматизированная программа подбора персонала, то составить данный отчет у вас не составит труда. Вы просто нажмете на кнопку составить отчет по открытым вакансиям и вот отчет уже готов.
Если же у вас нет автоматизированной системы массового подбора персонала, то мы опять возвращаемся к MS Excel и составляем отчет, который выглядит следующим образом. Информацию в общий отчет мы подтягиваем из отчетов специалистов отдела подбора персонала. Таким образом, как только сотрудник отдела подбора персонала внес изменения в свой отчет, автоматически изменяется общий отчет по компании.
Приведу пример, как выглядит такого отчета.
Честно скажу, мне не нравится такая форма отчета, так как он не очень читабельный лично для меня, но я встречала данную форму отчетности в нескольких крупных компаниях. Руководство компаний часто данный вид отчета устраивает, поэтому мы активно им пользуемся.
Соответственно, в данный отчет вы вносите все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, цифры указаны примерные.
Аналитические отчеты по работе отдела подбора персонала. Конечно, не только нам, но и руководству компании интересно проанализировать работу отдела подбора персонала не только на основе еженедельных, ежемесячных отчетов, но и с точки зрения сравнения периодов. Такой вид отчета поможет нам:
1. Оценить работу отдела подбора в целом;
2. Увидеть и спрогнозировать сезонность в подборе персонала.
Даже если данный отчет руководство компании не запрашивает, я его всегда веду для регулярного мониторинга и возможности прогноза процессов.
Давайте на примере разберем, как выглядит данный отчет, он не будет в табличной форме, я его всегда делаю в графическом виде, так как таким образом его легче анализировать. Для начала я составляю, конечно, таблицу, куда вношу данные.
Выглядит таблица следующим образом:
В данной таблице указаны в сравнении данные 2018 года к 2019 году по количеству вакансий в сети, аналогично формирую таблицу по укомплектованности сети. Период сравнения я взяла, как пример, месяц к месяцу, аналогично можно сравнить неделю к неделе. Красным цветом я для себя отмечаю, что идем хуже к предыдущему периоду, а зеленым, что результаты лучше. После этого я делаю график, который показывает, как менялась потребность в персонале.
Синяя линия – это данные 2018 года, а красная линия – данные 2019 года. Так же к линиям добавлены линии тренда, сделано это для того, чтобы понимать какой тренд идет по показателям.
Данные указаны примерные, для того что бы показать как именно выглядит данная отчетность.
Таким образом можно сравнить и другие данные, например изменения в потребности персонала на конкретном объекте, либо в определенном городе и т.п.
Автоматизация
Вы наверняка думали о том, чтобы создать автоматизированную экосистему работы с линейным персоналом. Так, чтобы был цифровой след от первого контакта с потенциальным кандидатом до увольнения работника, взаимодействие с ним после, как с возможным рекомендателем, и даже позже – для возращения в организацию. Думали, уверена. Однако это проекты:
1. Многоуровневые и матричные, для их реализации требуется много знаний и времени;
2. Комплексные, с точки зрения набора технических инструментов и программных продуктов;
3. Абсолютно индивидуальная инфраструктура, так как могут повторятся лишь небольшие наборы блоков / процессов по работе с персоналом, но не их контент и последовательность;
4. Проблемные участки, как и факторы, их вызывающие, уникальны;
5. А главное, отличаются целями и маркерами, которыми замеряют результаты, потому что автоматизация – это только инструмент достижения целей.
А потому, подобные комплексные проекты делают не слишком часто. Давайте посмотрим, что туда входит и как «съесть слона по частям».
Разберем основной состав экосистемы работы с линейным персоналом в телемаркетинге, в контексте нашей книги. Важно, чтобы мы могли оценить проблемные зоны, зоны успеха работы именно с массовыми категориями вакансий. Что я подразумеваю массовой категорией персонала – это два основных направления:
1. Позиции, где не требуется никакой квалификации – базовые требования и навыки, с последующим быстрым обучением;
2. Позиции, куда подбираются сотрудники в большом количестве (операторы, консультанты, менеджеры по продажам, которые работают в формате Call Center, у них есть определенная квалификация, их нужно уметь набирать, обучать, но при этом их много – 300, 500, 1000+ вакансий одновременно).
Что касается автоматизации такой экосистемы – важно, чтобы этот процесс у вас был сквозным. Но чаще всего начальная потребность в автоматизации возникает на уровне рекрутинга, так как там самый большой объем контактов и контроля.
Почему я считаю массовый рекрутинг «высшим пилотажем» в HR? Потому что для успешного управления этим процессом HR-менеджер вынужден обладать довольно большим спектром практических знаний и навыков:
1. Знание планов компании и дерева целей. Я проработала на разных проектах по массовому подбору и его автоматизации, не только автоматизации блока подбора персонала всегда оказывалось недостаточно, приходилось автоматизировать и другие бизнес-процессы работы с линейным персоналом – маркетинг, реклама, отбор, обучение, КДП, адаптация, …, увольнение, рекомендации, отзывы и управление репутацией.
Можно набирать много и долго, с различным успехом, но пока ты не знаешь, ради чего, пока нет декомпозиции целей и задач – все бессмысленно. Мы сегодня набираем людей, чтобы они «брали больше и кидали дальше»? Или нам нужен «высокий сервис»? Возьмите тех же менеджеров, где-то их нужно много. Где-то важно, чтобы они только быстро обрабатывали входящую информацию, а где-то, чтобы они делали весь цикл от обработки информации, через продажи и до сопровождения клиентов после сделки.
В связи с этим очень важно декомпозировать цели и планы компании (например, компания хочет открывать новые регионы, или компания хочет открывать новые направления, или компания стремиться к повышению прибыли через большее вовлечение имеющихся клиентов, или …) в цели и задачи по управлению персоналом, а оттуда – в рекрутинг.
2. Понимание работы всех блоков HR и управление организации в целом. Все блоки HR – их нужно знать и понимать. Вы должны понимать:
– HR маркетинг (целевая аудитории ваших кандидатов, их мотивы, ценности, компании-конкуренты и их активности, …),