Страница 32 из 52
4.6.2.4. Принятие решений
В качестве методов принятия решений, которые могут использоваться в данном процессе, можно назвать, среди прочего, следующие:
♦ Голосование. Описано в разделе 5.2.2.4. Голосование при принятии решения об одобрении, отсрочке или отклонении запросов на изменения может проводиться по принципу принятия решений единогласно, большинством или относительным большинством голосов.
♦ Единоличное принятие решений. Это метод принятия решений, когда один человек принимает на себя ответственность за принятие решения обязательного для целой группы.
♦ Анализ решений на основе множества критериев. Описан в разделе 8.1.2.4. Этот метод использует матрицу принятия решений для обеспечения системного аналитического подхода при оценке запрашиваемых изменений на основе ряда заранее установленных критериев.
4.6.2.5. Совещания
Совещания по контролю изменений проводятся в составе членов совета по контролю изменений (ССВ), который несет ответственность за удовлетворение и рассмотрение запросов на изменения и одобрение, отклонение или отсрочка исполнения запросов на изменения. Большинство изменений оказывают то или иное влияние на сроки, стоимость, ресурсы или риски. Оценка влияния изменений является существенной частью совещания. Могут обсуждаться и вноситься на рассмотрение альтернативные варианты запрашиваемых изменений. Наконец, принятое решение доводится до сведения лица или группы, направивших запрос.
CCB также может рассматривать мероприятия по управлению конфигурацией. Роли и обязанности таких советов четко определяются и согласуются с соответствующими заинтересованными сторонами и вносятся в план управления изменениями. Решения CCB документируются и сообщаются заинтересованным сторонам для информации и последующих действий.
4.6.3. Интегрированный контроль изменений: выходы
4.6.3.1. Одобренные запросы на изменения
Запросы на изменения (см. описание в разделе 4.3.3.4) обрабатываются руководителем проекта, CCB или назначенным членом команды в соответствии с планом управления изменениями. В результате изменения могут быть одобрены, отсрочены или отклонены. Одобренные запросы на изменение реализуются через процесс руководства и управления работами проекта. Об отсроченных или отклоненных запросах на изменения ставится в известность лицо или группа, подавшие запрос на изменение.
Решения обо всех запросах на изменения вносятся в журнал изменений как обновление документа проекта.
4.6.3.2. Обновления плана управления проектом
В результате этого процесса может быть обновлен любой формально контролируемый компонент плана управления проектом. Изменения в базовые планы вносятся, начиная только с последнего базового плана и далее. Исполнение в прошлом не изменяется. Это защищает целостность базовых планов и исторические сведения об исполнении в прошлом.
4.6.3.3. Обновления документов проекта
В результате этого процесса может быть обновлен любой формально контролируемый документ проекта. Документом проекта, который обычно обновляется в результате данного процесса, является журнал изменений. Журнал изменений используется для документирования изменений, возникающих в ходе проекта.
4.7. Закрытие проекта или фазы
Закрытие проекта или фазы – это процесс завершения всех операций по проекту, фазе или договору. Ключевые выгоды данного процесса состоят в обеспечении архивирования информации о проекте или фазе, завершении запланированных работ и высвобождении организационных ресурсов команды для участия в новых начинаниях. Этот процесс выполняется единожды или в предопределенные моменты в проекте. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4-14. На рис. 4-15 показана диаграмма потоков данных процесса.
Рис. 4-14. Закрытие проекта или фазы: входы, инструменты и методы, выходы
Рис. 4-15. Закрытие проекта или фазы: диаграмма потоков данных
При закрытии проекта руководитель проекта рассматривает план управления проектом с целью убедиться, что все работы по проекту завершены и проект достиг своих целей. Операции, необходимые для административного закрытия проекта или его фазы, включают в себя, среди прочего, следующие:
♦ действия и мероприятия, необходимые для удовлетворения критериев завершения или выхода для фазы или проекта, такие как:
• проверка с целью убедиться, что все документы и поставляемые результаты являются актуальными и все проблемы урегулированы;
• подтверждение поставки и формальной приемки поставляемых результатов заказчиком;
• проверка того, что все затраты отнесены на проект;
• закрытие счетов проекта;
• переназначение персонала;
• решение вопроса об использовании избыточных материалов проекта;
• перераспределение производственных объектов, оборудования и других ресурсов проекта;
• тщательная подготовка итоговой отчетности проекта в соответствии с требованиями политики организации.
♦ Мероприятия, связанные с завершением договорных соглашений, относящихся к проекту или фазам проекта, такие как:
• подтверждение формальной приемки работ продавца;
• окончательное урегулирование претензий;
• обновление документации так, чтобы она отражала итоговые результаты;
• архивирование информации для последующего использования;
♦ Мероприятия, необходимые для:
• сбора документации проекта или фазы проекта;
• проведения аудиторской проверки с целью подтверждения успеха или неудачи проекта;
• управления обменом и передачей знаний;
• определения извлеченных уроков;
• архивирования информации проекта для последующего использования организацией;
♦ Действия и мероприятия, необходимые для передачи продуктов, услуг или результатов проекта в следующую фазу или в производство и/или операционную деятельность.
♦ Сбор предложений по совершенствованию или внесению изменений в политики и процедуры организации и их передача в соответствующее организационное подразделение.
♦ Измерение удовлетворенности заинтересованных сторон.
Процесс закрытия проекта или фазы также устанавливает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий, если проект прекращен до завершения. Для успешного выполнения этого процесса руководитель проекта должен вовлекать в него все соответствующие заинтересованные стороны.
4.7.1. Закрытие проекта или фазы: входы
4.7.1.1. Устав проекта
Описан в разделе 4.1.3.1. В уставе проекта документально закрепляются критерии оценки успеха проекта, требования для одобрения и лицо, уполномоченное подписывать документы о завершении проекта.
4.7.1.2. План управления проектом
Описан в разделе 4.2.3.1. Входами в этот процесс являются все компоненты плана управления проектом.
4.7.1.3. Документы проекта
В числе документов проекта, которые могут быть входами в данный процесс, можно назвать, среди прочего:
♦ Журнал допущений. Описан в разделе 4.1.3.2. Журнал допущений содержит перечень всех допущений и ограничений, которые учитываются при разработке технических спецификаций, подготовке оценок, составлении расписания, оценке рисков и т. п.