Страница 5 из 9
Для продолжения начального абзаца делового письма и обеспечения его логического продолжения рекомендуются следующие стандартные формулировки:
1. Настоящим письмом мы подтверждаем решимость к продолжению взаимовыгодного сотрудничества с Вашей организацией в области….
2. Ваше предыдущее послание создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах….
3. Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о….
Общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания делового письма:
1. Деловые письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.
2. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами “Срочно”, “Незамедлительно”, “В возможно более короткие сроки”. Помните о том, что быстро – хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: “Прошу Вас ответить до такого-то числа” или “Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении”.
3. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения, а в выводах – предельно конкретны.
4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например так: “Прошу изучить и решить вопрос положительно” или “Прошу утвердить эту кандидатуру”. Дайте адресату подумать самому.
5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: “Предлагаю внимательно изучить” – добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.
6. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа – изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.
7. Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее насущным проблемам.
8. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания “начальства”, скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.
9. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть тесно, а мыслям – просторно.
10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения.
Следующее предложение первого абзаца, как правило, формулируется таким образом, чтобы вплотную подвести адресата к ознакомлению с содержанием основной части текста делового письма, например так:
1. В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением…
2. Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о….
3. Суть нашего предложения заключается в следующем….
Для стилистического оформления основной части текста с учетом функционального назначения делового письма рекомендуются следующие стандартные формулировки:
1. Как известно уважаемому г-ну директору, планом генерального развития компании на… год предусмотрено выполнение….
2. Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление….
3. Согласно плану поставок продукции на… квартал… года наша организация обязалась….
4. Для организации рабочей встречи представителей наших компаний предлагается следующий вариант ее проведения: дата встречи —…, место встречи —…, основные вопросы повестки дня —….
5. В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по….
6. Во-первых, квалификация специалистов Вашего предприятия оценивается исключительно высоко. Во-вторых…..
Содержание последующих предложений и абзацев должно строиться таким образом, чтобы у адресата в процессе чтения складывалось все более целостное понимание освещаемого в тексте делового письма вопроса.
Для завершения основной части текста и обеспечения плавного логического и стилистического перехода к заключительной его части рекомендуется использование следующих стандартных формулировок:
1. Такова основная идея нашего делового предложения….
2. Вы можете получить от нашего представителя всю интересующую Вас дополнительную и справочную информацию о….
3. Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес….
И, наконец, для стилистического оформления заключительной части текста делового письма предлагаются следующие стандартные формулировки:
1. Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса….
2. Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения….
3. Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения….
Коротко остановимся на особенностях оформления деловых писем. Отметим прежде всего, что для оформления деловых писем используются или бланки предприятия установленного образца, или листы писчей бумаги (последние чаще применяются для частных деловых писем.
Для оформления деловых писем, объем текста которых превышает размеры бланка (листа) формата А4, могут применяться листы для продолжения делового письма, содержащие, как правило, в верхнем колонтитуле название предприятия и краткий пояснительный текст, например: “Лист для продолжения письма.
При использовании листов для продолжения содержание делового письма следует располагать таким образом, чтобы на заключительный лист попадало по меньшей мере 4 строки основного текста, а также следующие за ней стандартные служебные части содержания (подпись, отметка о примечании и т. п.).
Текст делового письма печатается черным цветом на одной стороне писчей бумаги белого цвета формата А4 или близкого к нему с размером шрифта высотой не менее 2 мм для строчных литер, через полтора интервала, строчными буквами (кроме заглавных и аббревиатур в соответствии с правилами грамматики).
Отпечатки всех знаков должны иметь равномерную насыщенность и визуально резкие края. Обнаруженные опечатки, описки и иные неточности допускается исправлять рукописным способом, но без повреждения листов, помарок и следов неполного удаления прежнего текста.
Опечатки, обнаруженные в окончательно оформленном варианте делового письма, допускается закрашивать с помощью “штриха” с последующим написанием окончательного варианта фрагмента текста печатными буквами ручкой соответствующего цвета.
При оформлении деловых писем, кроме того, допускается использование приемов компьютерной верстки, улучшающих восприятие содержания, в том числе: