Страница 4 из 9
1. Здравствуйте… (далее указываются имя и отчество адресата);
2. Здравствуйте… (далее следует безличное обращение к адресату, например, “Господин Генеральный менеджер!'’);
3. Здравствуйте… (далее следует безличное обращение к нескольким адресатам, например, “Господа акционеры!").
Обращение к адресату – еще один обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, присутствует и в большинстве официальных деловых писем. Специфической особенностью обращения является употребление в конце его пунктуационного – восклицательного – знака, указывающего на особое значение, придаваемое отправителем письма факту обращения к адресату.
Функциональное значение обращения к адресату – создание предпосылки для смыслового и стилистического перехода от вводной части текста к основной. Чаще всего в качестве обращения к адресату используются либо имена собственные (фамилия, полное имя или имя, отчество адресата), либо имена существительные (наименование должности, титула, специального или почетного звания).
Лид-абзац – начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, всего из одного предложения. Функциональное назначение лид-абзаца может быть различным.
В наиболее распространенных случаях лид-абзац предназначен:
а) для выражения адресату формальной благодарности (в частных деловых письмах);
б) пояснения мотивов и темы делового письма;
в) обеспечения смысловой и стилистической подводки к тексту делового письма.
Подчеркнем, что формулировка лид-абзаца в значительной мере предопределяется функциональным назначением делового письма.
Приведем также несколько наиболее показательных примеров лид-абзаца:
1. Обращаюсь к Вам в связи с… (далее следует коротко указать причину письменного обращения);
2. Настоящим письмом сообщаем Вам о… (далее следует коротко указать, о чем конкретно намерен сообщить автор адресату);
3. Уведомляю (докладываю, извещаю и т. п.) о… (далее следует коротко указать, о чем именно намерен уведомить автор адресата).
Текст делового письма в общем случае состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. В наиболее общем случае текст делового письма включает вводную, основную и заключительную части.
Вводная часть текста делового письма предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для делового письма, основная часть текста – для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса, а заключительная часть – для изложения выводов и просьб.
Заключительная формула вежливости – это обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, отсутствует в официальных деловых письмах. Использование заключительной формулы вежливости способствует приглушению официального тона в конце письма – впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения участников переписки.
В качестве заключительной формулы вежливости рекомендуется использовать следующие стандартные формулировки:
1. С уважением….;
2. С неизменным уважением….;
3. С глубоким уважением…..
Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры делового письма. Подпись, во-первых, придает официальному деловому письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность отправителя.
Различают сокращенную, полную и развернутую форму подписи. При сокращенной форме, используемой в деловых письмах на бланке должностного лица предприятия, указываются собственно подпись (так называемая сигнатура) и ее расшифровка (инициалы и фамилия отправителя).
Полная форма подписи, используемая в деловых письмах на бланках для писем предприятия, включает наименование должности, а также сигнатуры и ее расшифровки. Наконец, развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об отправителе делового письма – например, указанием на его наследственный или почетный титул, звание либо на иные особые заслуги отправителя.
Постскриптум (пост-постскриптум) представляет собой краткую – не более 3–4 строк – приписку к тексту делового письма, помещенную после подписи.
Это необязательный, но, тем не менее, достаточно постоянный элемент структуры делового письма, который состоит из сокращения-заголовка – “P.S.”, “PostScript” или “Постскриптум”, дополнения (приписки) к основному тексту делового письма и подписи (сигнатуры отправителя без указания его должности и расшифровки подписи). Основное функциональное назначение постскриптума – оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение.
Обратимся теперь к рассмотрению особенностей стиля изложения делового письма – так называемого официально-делового стиля, представляющего собой функциональную разновидность русского языка и предназначенного для использования в процессе управления предприятием, в том числе и посредством деловой переписки.
Специфическими чертами официально-делового стиля являются следующие:
а) подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами – так называемой служебной субординации – и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;
б) адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, в данном случае – отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
в) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в процессе подготовки деловых писем;
г) тематическая ограниченность деловых писем, в которых, как правило, не освещается более 1–2 вопросов одновременно;
д) лексическое и композиционное единообразие содержания делового письма;
е) исключительно нейтральный тон изложения делового письма;
ж) точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания делового письма;
з) лаконичность изложения, предполагающая краткость и ясность используемых в деловом письме формулировок.
Исходя из специфики официально-делового стиля при подготовке содержания делового письма целесообразно:
1) излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями;
2) применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;
3) употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании;
4) отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;
5) не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов;
6) отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения;
7) избегать неоправданного употребления иностранных слов;
8) использовать сказуемые либо в повествовательном (“устанавливается”), либо в повелительном (“согласовать”) наклонении.
Подчеркнем, что свои особенности имеет стилистическое оформление вводной, основной и заключительной частей текста делового письма.
Так, в зависимости от функционального назначения делового письма в его начале предпочтительно использование следующих стандартных формулировок:
1. Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно….
2. Ваше письмо от… за №… нами получено и тщательно изучено…
3. Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от… за №….
4. Просим считать данное письмо неотъемлемой частью соглашения от… за №… о….
5. Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от… за №… в связи с….
6. Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на….