Страница 6 из 9
а) выделение наиболее важных в смысловом отношении фрагментов текста подчеркиванием;
б) выделение наименований руководящих документов, упоминаемых в тексте, полужирным шрифтом;
в) выделение вводных слов разделов текста, фамилий упоминаемых по тексту лиц прописными буквами (иногда – в сочетании с разрядкой);
г) выделение ключевых слов, терминов, формулировок выводов и предложений курсивом.
Обязательными реквизитами делового письма являются:
• 01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
• 02 – эмблема или 03 – товарный знак (знак обслуживания);
• 05 – наименование организации – автора документа;
• 06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
• 07 – наименование должности лица – автора документа;
• 08 – справочные данные об организации;
• 10 – дата документа;
• 11 – регистрационный номер документа;
• 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
• 15 – адресат;
• 17 – заголовок к тексту.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит также требования к бланкам, на которых, как правило, и оформляются деловые письма. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.
Для изготовления бланков документов применяется бумага форматов А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5(148 × 210 мм), А6 (105 × 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.
Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Для поддержки высоких стандартов особенно удобно использовать электронные бланки и шаблоны. В новом стандарте ГОСТ Р 7.0.97-2016 они поставлены на один уровень с бумажными:
– бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта;
– бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации;
– электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений;
– виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются нормативными правовыми актами.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков: угловой и продольный.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.
При подготовке деловых писем необходимо в должной мере учитывать фактор времени.
В частности, для инициативного делового письма срок подготовки обычно устанавливается на основании указания соответствующего должностного лица. Отметим, что срок, отведенный для подготовки инициативного делового письма, должен быть разумным и с этой целью учитывать время, необходимое не только для разработки текста, но и для его оформления, согласования, корректировки, тиражирования, регистрации, конвертования, а также время доставки до адресата.
Кроме того, рекомендуется зарезервировать некоторую часть времени, необходимого для подготовки инициативного делового письма на случай возникновения разного рода непредвиденных обстоятельств.
В свою очередь, сроком исполнения ответного делового письма является:
а) для обычного письма – срок, не превышающий одного месяца (30 суток в календарном исчислении) с момента регистрации письма на предприятии;
б) для писем, в которых указан срок представления ответа, – срок, учитывающий время, необходимое для подготовки и доставки ответа;
в) для писем, снабженных резолюцией должностного лица и переданных на исполнение другому сотруднику, – срок, указанный в резолюции;
г) для срочных письменных обращений (телеграмм и проч.) – двое суток с момента получения последних.
На сроки подготовки делового письма, безусловно, влияет объем его текста. С одной стороны, этот показатель вроде бы ничем и никем не лимитируется. С другой стороны, уважаемым читателям, видимо, хорошо знакомы такие понятия, как цейтнот (нехватка времени) и бумажный вал.
В этой связи рекомендуется придерживаться следующего правила: текст (собственно содержание) делового письма должен умещаться на одном листе формата А4 и при этом содержать достаточное количество информации по излагаемому вопросу.
Объем текста делового письма не должен превышать 2000 машинописных знаков. Это примерно 150–200 слов, объединенных в 20~25 предложений, сгруппированных, в свою очередь, в 3–8 абзацев.
Такой объем, как свидетельствует практика деловой переписки, вполне достаточен для освещения в письме одного вопроса. Для ознакомления с письмом такого объема адресату – с учетом среднего темпа чтения – потребуется не более 1–1,5 минуты.
1.3. Подготовка инициативных деловых писем
Прежде чем приступить к подготовке инициативного делового письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо совершенно необходимо.
Такая необходимость может быть вызвана следующими обстоятельствами:
1) вопрос (группа вопросов), который вы намерены осветить в деловом письме, не может быть в данный момент решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни каким-либо иным образом в связи с временной недоступностью (отсутствием на месте) адресата;
2) вы намерены зафиксировать (для себя и для адресата) определенную информацию на бумаге, с тем чтобы впоследствии иметь возможность (при необходимости) сослаться на нее;
3) вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли, для того чтобы придать им более упорядоченный вид и, таким образом, сделать их более ясными, доходчивыми и убедительными для адресата;
4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, представляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня), человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход. С тем, чтобы обеспечить его соответствующей информацией, вы и используете деловое письмо;
5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.
Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае
является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего послания.
Если, проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.
С этой целью:
а) запланируйте время, необходимое (и е то же время достаточное. – Прим, авт.) для продуктивной работы над деловым письмом;
б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой – в офисе, дома или где-либо еще;
в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма, – бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, “штрих”, конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно. – Прим, авт.);