Страница 23 из 32
1. Отказаться от строгого соблюдения очередности ключевых этапов, если отсутствует такая необходимость.
2. Сэкономить время и ресурсы, аннулировав или сократив резервы на непредвиденные обстоятельства.
3. Пересмотреть взаимосвязи между действиями в логической схеме.
4. Сократить непроизводительные затраты времени для ускорения выполнения заданий.
5. Минимизировать дублирование работ.
6. Договориться о продлении сроков выполнения работ.
7. Привлечь дополнительные ресурсы.
8. Пересмотреть показатели качества выполнения работ.
Большое значение для продвижения проекта имеет отслеживание прогресса. Этому способствуют основные управленческие инструменты, такие как диаграмма Ганта и схема критического пути.
Контроль будет включать в себя не только сбор, но и изучение информации с целью выявления последствий происходящих событий для реализации проекта и принятия мер по устранению обнаруженных отклонений от плана. В случае необходимости внесения изменений в проект необходимо оценить дополнительные затраты времени и ресурсов.
Для управления процессом изменений необходимо поддержание общения во время реализации проекта, а также умение управлять конфликтами.
Поддержание общения во время реализации проекта – это общение с людьми, вовлеченными в проект. На этапе запуска проекта предстоит:
· представить членов команды и описать их роли;
· разъяснить выгоды от проекта и ожидаемые конечные результаты;
· изложить план проекта;
· установить основные правила общения;
· ответить на вопросы.
Общение с командой проекта и другими ЗС может стать фактором, определяющим успех в достижении ваших целей. Проекты нередко проваливаются не из-за проблем в работе как таковых, а из-за того, что люди, вовлеченные в проект, не могут результативно работать вместе.
Важную роль в успехе проекта имеет способность менеджера по проектам управлять конфликтами. Проект может вызвать конфликты, если влиятельные участники и работники организации видят в нем опасность для поглощения дефицитных ресурсов или неблагоприятного изменения баланса власти. Все участники проекта неизбежно оказываются вовлеченными в изменения того или иного рода и сопротивление изменениям является фактором, которым необходимо тщательно управлять.
Сопротивление изменениями может быть вызвано:
– конфликтом интересов; слабой терпимостью к изменениям;
– различиями в оценках необходимости изменений;
– отсутствием понимания или недостатком доверия.
Посредством успешного общения во время реализации проекта можно добиться того, чтобы:
· члены команды проекта адекватно реагировали на изменения и наилучшим образом использовали свои способности;
· Вы получали информацию, необходимую для осуществления мониторинга и контроля за выполнением задач проекта;
· заинтересованные стороны позитивно реагировали на достигнутый прогресс и оставались приверженными успеху проекта.
Во время реализации проекта неизбежно возникают проблемы, требующие решения. Для их выявления и решения используют двухэтапный подход, включающий:
– мониторинг рисков,
– решение проблем.
При мониторинге рисков проекта необходимо обратить особое внимание на следующие элементы:
– задачи, входящие в ключевые этапы;
– задачи, выполняемые несколькими людьми;
– ключевые этапы или задачи, для выполнения которых требуется много времени;
– связи между последовательными ключевыми этапами;
– задачи, которые выполняются Вашими подчиненными впервые;
– задачи, для выполнения которых необходимо использовать новые или малознакомые технологии;
– ключевые этапы, на которых не допускается отставание от графика.
Когда риск становится реальностью, Вы должны оценить его последствия, включая:
– влияние на затраты и используемые ресурсы;
– возможные последствия отсутствия реакции на проблему;
– аспекты проекта, подверженные наибольшей опасности;
– степень серьезности проблемы.
Владельцы проекта или влиятельные заинтересованные стороны могут потребовать, чтобы Вы незамедлительно уведомляли их о каждой возникшей проблеме. Однако, Вы, вероятно, пожелаете сначала найти решение, чтобы сопроводить уведомление о проблеме и рекомендациями действий. В этом Вам поможет семиэтапная модель решения проблемы, рис. 1.10.
Рис. 1.10. Этапы процесса решения проблемы
Определение проблемы. Важно правильно определить проблему, для чего нужно ответить на следующие вопросы:
Что? – Можно ли разделить проблему на более простые составляющие?
Почему? – Почему проблема возникла именно сейчас? Почему она не проявляла себя прежде?
Когда? – Это повторяющаяся или единичная проблема?
Как? – Что привлекло Ваше внимание к этой проблеме? Как Вы справлялись с подобными проблемами прежде?
Где? – Насколько существенно место возникновения проблемы? Может ли эта проблема возникать в других местах?
Кто? – Кто те люди, с которыми необходимо проконсультироваться о проблеме и которые выиграют от ее решения?
Выявление возможных причин. Основным методом является метод построения "рыбьего скелета" (или по-другому – Диаграммы Исикавы), который помогает разделить проблему на более управляемые составные части и помогает вырваться из пут линейного мышления. Схема работы при построении рыбьего скелета по методу Исикавы следующая:
1. Начните с написания названия проблемы в прямоугольнике у правого края доски.
2. Затем Вы рисуете спинной хребет и несколько ребер.
3. Обозначьте каждое ребро, например, персонал, процессы, процедуры или методы, материалы, оборудование.
4. Каждую основную причину разделите на более частные причины.
ЗАДАНИЕ
Выявление возможных причин неудачи.
1. Вспомните недавнюю неудачу на работе. Нарисуйте схему "рыбий скелет", относя каждый вносящий свой вклад фактор к возможным причинам проблемы. Задавайте себе вопрос: "Почему это случилось?" до тех пор, пока не будете уверены в том, что установили все причины, вызвавшие проблему.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. Что бы Вы могли сделать, чтобы предотвратить повторное возникновение этой проблемы? Обдумайте каждую из выявленных Вами причин и решите, как можно предотвратить возникновение подобной проблемы вновь.
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Возможно, Вы пожелаете обсудить свою схему и рекомендации по ее решению с вашим руководством или командой, столкнувшейся с этой проблемой. Привлечение к построению схемы других людей, знакомых с проблемой, может способствовать усилению поддержки реализуемого решения.