Страница 24 из 32
Возможно использование и многих других способов анализа возможных причин. К наиболее популярным из них относятся построение гистограмм и использование принципа Парето.
Уточнение определения проблемы. Проведите переформулирование определения проблемы на основе выявленных причин.
Генерация возможных решений. Это творческий этап, состоящий в отказе от стереотипов. Одно из средств – мозговой штурм, который базируется на том, что количество идей более важно, чем их качество и на запрете критических комментариев.
Выбор наилучшего варианта – состоит в оценке вариантов на осуществимость, уменьшение вариантов до трех-четырех и их оценка на возможные последствия с использованием критериев, связанных с затратами, сроками и качеством.
Получение одобрения выбранного решения. На этом этапе необходимо установление максимально возможного консенсуса внутри команды относительно наилучшего варианта и фиксация этого решения. Возможен формальный отчет. Требуется умение «продавать» решение.
Реализация решения. На этом этапе проводится разработка плана действий и корректировка проекта.
1.7. ЗАВЕРШЕНИЕ И ОЦЕНКА ПРОЕКТА
В этом разделе мы рассмотрим некоторые аспекты процесса завершения сложного проекта. На этом этапе необходимо учитывать несколько моментов. Важно обеспечить достижение намеченных целей и представление полученных окончательных и промежуточных результатов владельцу проекта или заказчику, по возможности решая вопросы, связанные с отклонениями от намеченных показателей.
Передача результатов проекта включает в себя разные типы представления для разных типов результатов. В одних ситуациях представленным результатом является готовая продукция или материальный объект, в другом – технологии или процесс, а также услуги.
Способы достижения результатов отличаются в зависимости от типа проекта. В любом случае необходимы согласованные процессы для преодоления трудностей, возникающих на этапе передачи результатов проекта и ответственности за их дальнейшую судьбу владельцам проекта.
В проектных продажах подобные элементы несколько упрощены, поскольку могут заканчиваться вариантом выполнения договорных обязательств по инвестиционному или проектному договору. В тоже время с учетом тенденции на поставки под ключ или по договорам с обслуживанием на весь срок жизненного цикла проекта (до достижения срока окупаемости) тщательное выполнение и завершение этапа ввода в эксплуатацию становится важным моментом основного по капиталоемкости этапа завершения проекта.
Реализация проекта часто завершается оценкой, и мы рассмотрим применение различных форм оценки проекта. Оценка может оказаться дорогостоящим мероприятием, однако, существует несколько способов сузить ее фокус и спланировать так, чтобы избежать лишних затрат. Проведение оценки позволяет Вам учиться на основе анализа происходящего, поэтому в конце раздела мы предложим методы планирования, чтобы лучше управлять проектами в будущем.
Нашей основной целью будет помочь Вам научиться управлять процессом сдачи проекта и поставки его результатов, а также планировать завершение и закрытие проекта. Кроме того, Вы научитесь конструктивно подходить к участию в оценке проектов через понимание различных типов оценки.
Основными элементами процесса завершения проекта являются:
– Сдача проекта;
– Поставка/презентация результатов;
– Завершение проекта;
– Оценка проекта.
Сдача проекта – это процедура официальной передачи заказчику или покровителю с подписанием акта результатов проекта, определённых на стадии планирования. Обязательным элементом реализации такого проекта должна стать поддержка или обучение после сдачи проекта. Поддержка оговаривается соглашением о способе завершения проекта.
Существуют различные процедуры сдачи проекта.
– Сдача проекта одним актом в конце работы;
– Сдача проекта актами по промежуточным этапам. При существовании нескольких составляющих компонентов и/или субподрядных элементов по завершении каждого этапа, определённого на этапе планирования, составляется промежуточный акт.
По параметрам критериев приёмки проекты делят на «жесткие» и «гибкие». Критерии «жестких» проектов просты и понятны, так как отличаются конкретностью и измеримостью и похожи на процедуру подтверждения получения объектов путем сопоставления спецификаций поставки с бланками заказов.
Выработка критериев приёмки «гибких» проектов сложна. Сами критерии могут носить не конкретный характер, а описывают параметры, позволяющие покровителю принять на себя ответственность за результаты на долгосрочной основе.
Во многих проектах трудно определить точную дату окончания, поскольку у различных составляющих проекта могут быть разные время и способ завершения. Однако каждое окончание проекта предоставляет возможность доставить удовольствие заказчику проведением презентации удачных результатов. Поэтому важно уделить внимание процедуре поставки проекта или демонстрации заказчику того, что требуемые результаты достигнуты. Для этого подготовьте презентацию как процедуру окончания проекта, чтобы сформировать впечатление. Правда, формирование впечатлений не является целью демонстрации окончания проекта. Гораздо важне отразить наиболее важные результаты проекта и способы его достижения.
Из других способов сообщения об успешном завершении проекта/этапов проекта выделяются:
– Информирование посредством презентации;
– Информирование посредством бюллетеней;
– Информирование посредством публичных объявлений.
Они должны быть спланированы заранее.
Подписание акта не говорит о завершении всех действий. Необходимо предусмотреть:
– завершение заключительных задач;
– расформирование команды;
– «разбор полётов»;
– заключительное собрание;
– разрешение возникших проблем.
При завершении проекта необходимо проверить, все ли цели его были выполнены. Для этого часто предусматривают критерии, логически вытекающие из целей проекта. Эти критерии должны отражать следующие моменты:
– все ключевые этапы завершены;
– результаты отвечают требованиям спецификации;
– акт сдачи–приемки подписан;
– проект выполнен в срок и в рамках согласованного бюджета.
Заключительным этапам проекта нужно уделять не меньше внимания, чем начальным. Неэффективное управление на последних этапах может очень незаметно привести к ухудшению итоговых показателей. Тем не менее, для завершения проекта и обеспечения выполнения требуемых технических работ необходимо предпринять ряд действий. Для этого необходимо разработать контрольный список действий на заключительном этапе проекта. Контрольный список действий – это список, рассматривающий проведение отдельных действий по завершению проекта (можно рассматривать как мини-проект). Он может включать в себя ответы на следующие вопросы:
– Завершена сдача по всем направлениям работы.
– Все результаты официально приняты и подписаны заказчиком или покровителем проекта.
– Составлен итоговый отчет о завершении проекта.
– Завершены все финансовые процедуры и составлены отчеты.
– Завершена ревизия проекта.
– Проведена оценка работы персонала, и составлены отчеты.