Страница 22 из 32
В реальной жизни выполнение любого проекта сопряжено с уникальным сочетанием проблем и ограничений, неизбежно порождающих сложности и риски. Планы приходится корректировать в процессе их реализации, и каждый этап проекта может быть несколько раз пересмотрен до его завершения. Возникают все новые и новые вопросы, которые требуется рассмотреть. В связи с этим важно разработать способы мониторинга и контроля реализации проекта, способы выявления рисков и возможностей для усовершенствования, а также способы выполнения работы в соответствии с планами и способы коррекции этих планов.
Чтобы контролировать, Вы должны иметь план, показывающий, что и когда должно произойти и информацию о том, что происходит в действительности. Сбор информации о происходящем и сравнение ее с планом мы называем мониторингом, осуществляя который мы можем выявить отклонения от плана. Более точно мониторинг можно охарактеризовать как: непрерывное сопоставление достигнутого прогресса с планом посредством повседневного и систематического сбора и анализа информации. Целями мониторинга являются отслеживание происходящих изменений, проведение регулярных проверок того, соответствуют ли наши предположения о том, что должно происходить, тому, что происходит в действительности.
Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно либо внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых или изменившихся обстоятельств. При этом учитывают взаимозависимость систем; рассматривают отчеты о состоянии проекта; разрабатывают график совещаний по проекту; обеспечивают поддержание баланса между тремя измерениями проекта и проводят отслеживание прогресса и изменений в проекте.
Для устранения обнаруженных отклонений от плана можно внести изменения в деятельность, либо скорректировать план с учетом новых знаний или изменившихся обстоятельств.
Контроль является важной частью управления проектом и предусматривает:
– представление отчетов о прогрессе в реализации проекта в сравнении с планом;
– анализ причин обнаруженных отклонений от плана;
– принятие мер для устранения отклонений.
Ключевые элементы контроля показаны на рис. 1.9.
Рис. 1.9. Ключевые элементы контроля над проектом
К ключевым элементам контроля относятся:
– стандарты, содержащиеся в плане проекта,
– сбор информации в процессе мониторинга,
– механизм сравнения прогресса в реализации проектам с планом для выявления отклонений,
– процесс выявления причин проблем и выработка решений проблем, планирование соответствующих действий,
– завоевание поддержки предлагаемых изменений плана,
– осуществление корректирующих действий для приведения деятельности в соответствие с исходным или скорректированным планом.
Для осуществления мониторинга необходим сбор информации на двух уровнях:
– на макроуровне, к которому относятся сведения об общих бизнес-целях проекта, сроках, бюджете и стандартах качества;
– на микроуровне, к которому относятся сведения о выполнении индивидуальных задач (о дате начала выполнения каждой задачи, прогрессе в выполнении задачи и завершении выполнения задачи в соответствии с планом).
Однако, если Вы надеетесь, что ваши подчиненные или другие участники проекта сами предоставят Вам всю необходимую и достоверную неинтерпретированную информацию, то рискуете пропустить ранние симптомы проблемы. Многие опытные менеджеры подчеркивают важность "обхода проекта" как средства быть в курсе повседневных проблем, возникающих в процессе реализации проекта. Методами, повышающими достоверность происходящих изменений в проекте, являются отчеты о состоянии проекта, совещания и «обход проекта».
Ключевые этапы проекта и графики выполнения работ должны помочь Вам определить вехи проекта. Вехи – это точки оценки состояния проекта, которые используются для ревизии прогресса проекта. Они устанавливаются различным способом в зависимости от их предназначения:
– составление списка целей и дат их достижения;
– ключевые этапы проекта;
– «досмотр у шлагбаума» (“tollgate review).
Досмотр у шлагбаума – это один из радикальных подходов к оценке в продвижении проекта, при котором вопрос о закрытии проекта принимается в конце каждого ключевого этапа в ожидании от участников проекта убедительных доказательств его ценности для организации.
Вы должны регулярно рассматривать отчеты о состоянии проекта. Для подготовки отчета необходимо получать от членов команды проекта следующую информацию:
– выполнение делегированных задач;
– завершение ключевых этапов;
– любые отставания от графиков выполнения работ и их причины;
– любые проблемы, требующие незамедлительного решения;
– любые трудности, ожидаемые в ближайшем будущем.
Стандартный шаблон отчета может включать в себя следующие элементы:
– название проекта;
– краткое описание ключевого этапа, освещаемого в отчете;
– имя работника, ответственного за этот ключевой этап;
– дата отчета;
– действительный прогресс в достижении «вех» проекта в сравнении с запланированным прогрессом;
– резюме о прогрессе на рассматриваемом ключевом этапе, включая объяснения всех случаев отставания и описания принятых корректирующих мер;
– проблемы или спорные вопросы, ожидающие решения;
– вехи, которые должны быть достигнуты в следующем отчетном периоде, и дата следующего отчета.
Центральными вопросами, которые, как правило, интересуют руководство и заказчиков проектов, это:
– Соблюдается ли график реализации проекта?
– Реализуется ли проект в рамках выделенного бюджета?
– Достигнуты ли все намеченные вехи?
– Какие меры приняты для устранения отставания, если таковое допущено?
Для урегулирования вопросов, которые возникают в ходе реализации проекта, проводятся совещания. Для ответа на вопрос, какие совещания нужны для процесса мониторинга, Вы должны спросить себя:
Кто нуждается в информации?
О чем должна быть эта информация?
Как часто она должна предоставляться?
Какими способами она должна предоставляться?
Для обеспечения эффективного общения на совещаниях могут потребоваться:
– Формальные протоколируемые совещания, график проведения которых может определяться вышестоящими инстанциями.
– Совещания с покровителем проекта (возможно, «один на один»).
– Рабочие совещания с командой проекта.
– Индивидуальные совещания с членами команды.
– Специальные совещания для решения возникших проблем.
Мониторинг связан также и с достижением баланса трех основных измерений проекта:
· затраты – выделенные ресурсы
· время – график выполнения работ
· качество – соответствие характеристик конечных результатов потребностям заказчиков проекта.
Для этого необходимы системы для мониторинга:
– времени, затрачиваемого на выполнение задач по проекту,
– использования ресурсов (людей, материалов и оборудования),
– соответствия результатов стандартам качества.
Эти три системы призваны поставлять данные в реальном времени и имеют ключевое значение для поддержания баланса в управлении проектом. Получив с помощью мониторинга информацию, подсказывающую необходимость осуществления корректирующих действий, Вы можете воспользоваться широким спектром способов поддержания баланса. Они помогут: