Проверка на прочность

– Нет, продолжай, я тебя слушаю.

Надо, кстати, маме позвонить. Она звонила сегодня уже раза три. Мне все некогда. Да и слушать про то, как папа меня любит и заботится обо мне совершенно не хочется. Но позвонить надо. Мама все-таки.

– Ладно. На чем я остановился? Все, вспомнил. Я говорил про то, что надо наладить работу компании. Начните с самого начала. Если Вы хотите улучшить какое-либо направление деятельности компании, надо знать его текущее состояние и понять какие проблемные вопросы возникают в этом направлении. Что такое проблема? Состояние дел, находящихся в нежелательном состоянии. При этом Вы должны понимать, что необязательно, чтобы в компании постоянно возникали сбои в работе. Если компания не развивается и не достигает поставленных целей, то это тоже проблема. Например, Вы хотите в следующем квартале поставить своим контрагентам в два раза больше оборудования. Ставите эту цель, доводите ее до Ваших сотрудников. А при подсчете итогов, понимаете, что цель не достигнута. То есть фактическое состояние дел не соответствует планируемому состоянию. Это понятно?

– Вроде пока да.

Катьке надо еще позвонить. Совсем забыла про меня. Лучший друг называется. Хотя и сам хорош. За все время пару сообщений всего написал. Надо ее в гости пригласить, может и приедет. Ваня, что-то говорит, надо послушать, а то половину уже пропустил мимо ушей.

– Для того, чтобы понять текущее состояние дел надо, в частности, собрать информацию и ее проанализировать. Логично?

– Логично.

– Но это еще не все. Только наличие качественной информации поможет принять верное и эффективное решение. Научитесь выкидывать весь информационный мусор.

– Так, и как я пойму, какую именно информацию мне нужно анализировать, и как ее отделить от информационного мусора? Надо же так назвать.

– Думайте, Алексей Владимирович, думайте. Вам нужна только та информация, которая будет Вам полезна. Та, которую Вы можете анализировать и делать выводы о работе компании. Попробуйте начать, и дальше будет легче.

Но Вас должна интересовать не только информация о том, кто и что делает. Большую роль играет также статистическая информация, то есть цифры. Их тоже надо постоянно анализировать и сравнивать.

Вы занимаетесь продажами? Отлично. Требуйте статистические данные по продажам за месяц, квартал, год и даже неделю. Смотрите эти данные с точки зрения географии поставок, периодичности, расходов и доходов. Постоянно изучайте прибыль за текущий месяц и сравнивайте ее с прибылью прошлого и позапрошлого месяца. Так можно увидеть развивается компания или находится в кризисе. Таким же образом можно изучать издержки компании, чтобы выявить ненужные расходы и сократить их.

С помощью отчетов Вы сможете, например, оптимизировать процесс поставки и сократить издержки, связанные с доставкой. Пусть изначально эта информация обрабатывается начальниками отделов и управлений, затем передается Вам. Только разрабатывать формы отчета Вы должны самостоятельно. Я говорю не о технической работе. Я говорю о том, что только Вы можете определить, какие данные Вам нужны. Сейчас многое для Вас не понятно. Но стоит только Вам начать разбираться и станет намного легче.

– Я очень на это надеюсь. Понимаешь, очень большой объем информации и я каждый раз боюсь, что ничего не запомню. Ладно, с отчетами разобрались, а дальше-то, что делать?

– А что делать дальше, я Вам расскажу в следующий раз. Мы с Вами пьем уже третью кружку кофе. Надо заняться делами. Не забывайте читать то, о чем мы с Вами говорили, иначе все, что я говорю просто трата времени и моего, и Вашего. И на досуге посмотрите, что такое проектный менеджмент. Полезная вещь.

– Хорошо, Вань, я постараюсь. Пока.

– Удачи.

Он ушел, а я как заколдованный смотрел на салфетку. Читать ничего не хотелось. Может оно как-нибудь само собой рассосется. Ничего же страшного не случится, если я ничего делать не буду.

Глава 5

На следующее утро я чувствовал себя вымотанным. Сказывалась бессонная ночь, которую я провел в размышлениях и терзаниях. Прямо как Гамлет. Быть или не быть. Мои проблемы казались мне не решаемыми. Я чувствовал безысходность. Ване же они казались сущей ерундой. У него на все находился ответ. Если бы я действительно попытался разобраться в том, что он мне говорит, я решал бы эти самые проблемы намного спокойнее и быстрее. Для меня бы это уже не было проблемой. Так небольшие задачки, требующие времени. И стресса бы такого не было. Но это же сколько времени надо на это убить. Сколько надо книг прочитать. Не люблю читать, не мое это. Все это значило только одно – переступить через себя, а это тоже стресс.

До обеда я пытался привести себя в чувство, но буквально валился с ног. Ни кофе, ни сигареты мне не помогали. Попробовав пару упражнений из йоги, я оставил затею себя разбудить. Хотел было отложить нашу встречу на потом, но поборовшись с собой, пошел в назначенное время в назначенное место.

После слов приветствия Ваня продолжил свою нудную лекцию. У меня было внутреннее отторжение от всего, что он говорил. Но я все равно сидел и слушал. Надо будет сказать, что я просто-напросто прослушал половину того, что он говорил. Очнулся я на середине его длинного монолога.

Вдруг сказал что-то важное. Может спросить? Ладно, и так сойдет.

– Для полного понимания ситуации (условно точки, в которой Вы находитесь), а также для дальнейшего использования полученной информации и результатов проведенного анализа, надо изложить все в логичной последовательности и сделать что-то вроде аналитического заключения.

Сначала описывается текущее состояние, проблема и необходимый и достаточный план действий для ее решения. При описании ситуации или вопроса желательно сначала увидеть общую картину, а затем уже перейти к деталям.

Что Вы можете включить в это заключение? Все, что Вам потребуется для решения задачи, которую Вы для себя поставили. Возможно, это будет анализ внутренних и внешних обстоятельств или изучение изменений, таких как: изменение рынка, спроса, товаров, появление новых ресурсов, которые ранее были не доступны, изменение финансирования. То есть, проще говоря, все, что может повлиять на Ваше решение.

Какое-то аналитическое заключение, о чем это он? Для чего оно надо? Почему он мне это рассказывает? Может взять и убежать? Написать маме сообщение, чтобы перезвонила через десять минут, а я потом, сославшись на важный разговор, по-тихому уйду.

Мне очень хотелось сбежать, но я продолжал сидеть на своем стуле.

– Ты сказал, что вся информация должна быть изложена в аналитическом заключении. Какой смысл в нем? Для его подготовки требуется слишком много времени. Нельзя просто, допустим, от руки набросать план действий и все? А остальное держать в голове?

Неужели это все я спрашиваю. Сейчас бы подушку. Как же спать-то хочется.

– Нельзя. Во-первых, при написании и прочтении заключения проще анализировать информацию и сопоставлять факты и проводить сравнительную оценку деятельности организации. Так Вы будете понимать, в каком состоянии находится Ваша компания.

Для лучшего понимания проблемы и ее причины можно использовать графики, таблицы, диаграммы и так далее. Когда наглядно показана информация, проще понять причину проблемы. И потом, Вы не можете держать в уме все цифры или большое количество данных.

Если у Вас в таблице указаны данные за этот месяц, за прошлый и позапрошлый, что Вы станете делать, когда ее увидите?

– Сравнивать цифры и смотреть в какую сторону идут изменения. Или уменьшаются или увеличиваются – в институте мы делали сравнительные анализы, поэтому не возникало трудности в ответе.

– Правильно. Это первое, что приходит на ум. Дальше представьте, что произошло уменьшение продаж. Что интересует?

– Почему это произошло.

– Отлично. А дальше, что будете делать, когда установите причину?

– Буду искать решение, если оно есть.