Страница 15 из 16
Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 13.08.2002 по делу № А12-2712/02-с36).
При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан на документе, с которого снята копия, делают отметку, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.
Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) (с изменениями). Изменения внесены Федеральным законом от 08.12.2003 № 169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР», что свидетельствует еще и о том, что Указ имеет силу закона.
В абзаце 4 п. 1 Указа установлено, что «на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации». В этом же абзаце указывается, что «верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью».
Чтобы копии приобрели юридическую значимость, заверить их может единоличный исполнительный орган организации (директор, генеральный директор), т. е. лицо, которое на основании устава организации вправе действовать от ее имени без доверенности. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений.
Указание на «должностное лицо» свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации. Как правило, это работник кадровой службы организации и (или) службы делопроизводства.
Внимание! Не обязательно заверять копии документов руководителем организации – достаточно включить соответствующий раздел в инструкцию по делопроизводству организации, должностную инструкцию определенного сотрудника или трудовой договор при приеме на работу.
Если обязанность по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания:
«Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».
При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами.
Итак, отметка о заверении копии должна дополняться записью о том, что подлинник документа находится в деле (наименование организации) №… за… г.
Верно
Подлинник находится в организации «» в деле… №… за… год.
Секретарь личная подпись Т.С. Торсова
10 февраля 2015 г.
Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. В соответствии с п. 3 названного выше Указа «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления». В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов.
В абзаце 2 п. 1 Указа установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Там же установлено, что «в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы». Таким образом, принципиальная возможность заверять копии «чужих» документов имеется.
Кроме названных копий оперативного характера все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива хранимых документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.
Подготовка и оформление копий документов занимает значительное место в работе различных служб организации. Подготовка и выдача работникам копий официальных документов в ряде случаев предусмотрена нормативными правовыми актами. Например, ст. 62 Трудового кодекса РФ установлено, что работодатель обязан выдать работнику справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе. Очевидно, что многие из этих документов будут выданы работникам в копиях.
В соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Этот же сотрудник при оформлении личного дела работника заверяет и копии личных документов: дипломов, аттестатов и др.
Замечание! Нотариальное заверение копий необходимо лишь в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.
Однако на практике многие организации требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.
Порядок нотариального заверения копий документов установлен «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) (ред. от 21.07.2014).
При свидетельствовании копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать. Например, не следует снимать копии с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа не снимается или что документ копированию не подлежит.
В частности, документ может иметь гриф секретности – реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него, что следует из Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233) или Федерального закона от
21.07.1993 № 5485—1 «О государственной тайне». Такие отметки могут быть на медицинских заключениях и справках, свидетельствующих о психическом заболевании лица.
Внимание! Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ).
Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:
✓ если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;
✓ если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.
В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.