Страница 14 из 16
Внимание! Недопустимо ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица
В организации может быть разработан Перечень документов, на которых обязательно проставляется гербовая печать (приложение 14).
Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации. Печать структурного подразделения – это дополнительная печать.
Запомните! Приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.
Печати подлежат обязательному учету. Для этих целей ведется специальный журнал. Форма журнала представлена в приложении 15.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации.
Хранить печать необходимо в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.
Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение оттиска), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать.
Отметка о заверении копии документа
Определение: копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа[22].
В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа.
Определение: копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их[23].
В любом случае, копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке организации или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Когда документы были исполнены на бланках организации, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому в соответствии с п. 2.3–2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.
В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 7.0.8—2013 определяет его следующим образом.
Определение: заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись».
Заверительная надпись имеет следующий вид: отметку «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.
При отправке копии документа в другие организации ее необходимо заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Также нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников заверенных копий приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов. Заверенные копии документов могут предъявляться при поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (2002) архивные копии из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, однако это не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т. д.), если это не определено законодательными актами. Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.
Если копия документа изготавливается для оперативного использования сотрудниками, то уровень требований к юридической силе документа минимален, т. е. достаточно сделать еще одну распечатку или ксерокопию. Но если копия делается не с подписанного и зарегистрированного документа, а, например, распечатка базы данных, необходимо быть уверенным, что ее текст точно соответствует оригиналу документа. Для этого случая и предусмотрена отметка о заверении копии.
Запомните! Незаверенные ксерокопии не имеют никакой юридической силы и могут использоваться только как неофициальная справочная информация. По этой же причине не имеют юридической силы и юридической значимости распечатки, полученные с факсимильных аппаратов[24].
Если в скопированном документе речь идет о финансовых, социальных или других важных вопросах, то копия обязательно заверяется уполномоченным на то сотрудником организации с приложением печати организации, подтверждающей, что в копии все, до единой буквы и цифры, соответствует подлиннику, хранящемуся в организации.
Если документ содержит несколько страниц, их нумеруют (нумерация должна быть сквозная), прошивают и скрепляют печатью на прошивке и подписью лица, заверившего документ. В этом случае заверять каждый лист не надо, а достаточно проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа, т. е. там же, где документ скреплен.
Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя нельзя, даже несмотря на то, что о механических заменителях собственноручной подписи упоминает п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ. Дело в том, что эта норма касается только гражданских отношений и неприменима в иных (п. 3 ст. 2 Гражданского кодекса РФ,
22
ГОСТ Р 7.0.8—2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
23
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.09.2009 № 477).
24
Молъков Г.Г. Оформляем копии документов // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2015. № 3.