Страница 11 из 15
Во исполнение этого пункта Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Этим правовым актом утверждены формы трудовой книжки и вкладыша к ней и сами правила.
В Правилах сформулированы основные требования к ведению трудовых книжек, внесению изменений, выдаче дубликатов, учету и хранению трудовых книжек. Кроме того, в пункте 4 Постановления дается распоряжение Министерству труда и социальной защиты утвердить Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Данная Инструкция была разработана в соответствии с Правилами и утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В ней дополнены и конкретизированы вопросы внесения записей в разделы трудовой книжки.
В приложениях к Инструкции приведены формы двух обязательных учетных кадровых документов – приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»
Особое значение кадровой документации, ее социальная, юридическая и ретроспективная значимость определяют необходимость внимательного отношения к вопросам хранения документов по личному составу.
На государственном уровне в постсоветский период были изданы два важных правовых акта, которые были призваны обеспечить сохранность этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций.
Это распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу».
Первый документ определяет важность хранения кадровых документов в целях социальной и правовой защиты граждан.
Второй правовой акт регулирует вопросы хранения документов ликвидированных предприятий.
На сегодняшний день наиболее значимым правовым актом, регулирующим основные вопросы хранения документов по личному составу, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В пунктах 8–10 статьи 23 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяется, куда передаются документы по личному составу на хранение при ликвидации государственных органов и негосударственных организаций, а также при реорганизации негосударственных организаций.
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1
Все действия с работниками в рамках трудовых отношений должны оформляться с помощью первичных учетных документов, составляющих кадровую документацию и одновременно являющихся основанием для ведения бухгалтерского учета.
Типовые формы основных первичных учетных документов собраны в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
До 2013 года первые 12 форм из этого Альбома были обязательны для применения юридическими лицами любых форм собственности.
Регулировалась обязательность применения этих форм в статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», который утратил силу. В соответствии с этой статьей первичные учетные документы принимались к учету только в том случае, если они были составлены по унифицированной форме, взятой из альбома унифицированных форм первичной учетной документации».
После вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» юридическое лицо вправе самостоятельно решать, использовать ли ему данные унифицированные формы в неизменном виде, утвердив их приказом руководителя, или разработать самостоятельные формы первичных учетных документов с учетом требований, отраженных в пункте 2 статьи 9 данного Закона.
Альбом содержит следующие унифицированные формы документов, используемые в деятельности кадровых служб:
Применять эти формы работодатель может в качестве основы для разработки собственных форм кадровых документов, включив в них любую дополнительную информацию на его усмотрение.
Учитывая, что командировочные удостоверения и служебные задания не применяются для оформления командировок работника, унифицированные формы Т-10 и Т-10а не могут использоваться даже в качестве рекомендательных.
Общероссийские классификаторы
При оформлении кадровой документации кадровому специалисту могут потребоваться коды технико-экономической и социальной информации по Общероссийским классификаторам.
Общероссийский классификатор технико-экономической и социальной информации (ОК) – это систематизированный перечень объектов с указанием наименований и кодов этих объектов. ОК принимаются Госкомстатом России и применяются при обмене данными, в автоматизированных системах обработки информации, а также при заполнении унифицированных форм.
Наиболее важными, с точки зрения кадровой документации, являются следующие классификаторы:
1. Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).
2. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
3. Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).
4. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
5. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) – этот код организация получает при регистрации.
В первую очередь данные классификаторы применяются для оформления личной карточки работника, оформляемой по унифицированной форме Т-2.
В отличие от других унифицированных форм из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденного постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1, эта форма является обязательной в соответствии с пунктом 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Например, в личной карточке работника место его рождения указывается по ОКАТО, гражданство, знание иностранных языков, образование – по ОКИН, специальность по диплому – по ОКСО и т. д.
Наименования объектов, приведенные в классификаторах, должны быть в точности перенесены в формы документов.
Локальные нормативные акты
В соответствии со статьей 5 ТК РФ правовое регулирование трудовых отношений осуществляется на нескольких уровнях (см. Уровни правового регулирования деятельности кадровой службы), включая локальный. На этом уровне организация издает свои организационно-правовые документы или локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, которые применяются только для данной организации. Чаще всего данные акты издаются с целью конкретизации и раскрытия норм, содержащихся в общегосударственных правовых актах, отражая при этом специфику кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом в конкретной организации. Кроме того, они издаются во исполнение норм общего трудового законодательства. Например, в статье 189 ТК РФ прописано, что организации должны разрабатывать правила внутреннего распорядка. В соответствии с данной статьей они обязаны разрабатывать этот локальный нормативный акт, учитывая все требования, которые к нему предъявляются ТК РФ.
Нормы, зафиксированные в локальных нормативных актах, не могут противоречить нормам общего трудового законодательства и не могут ухудшать положения работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Об этом говорится в статье 8 ТК РФ.