Страница 4 из 6
Пример из жизни: когда-то давно бежала к Заказчику на вскрытие конвертов с заявкой в руке. Заявку надо было подавать в конверте. Летела на такси, метро, но всё равно опоздала. Ровно на 2 минуты. На две! Но опоздала… Заявку не приняли. Обидно.
Из практики: Заказчик может продлить срок подачи заявок. На это нужны веские причины. Например, много запросов от потенциальных участников по технике или по документации. Тогда Заказчик, если посчитает нужным, продлит срок. Иногда его можно просто об этом ПОПРОСИТЬ, бывают и такие чудеса, что по просьбе, даже неофициальной, продлевается срок подачи заявок.
● Внимание. Не забудьте отметить для себя срок подачи заявки в тендерном бланке
3) Доверенность и подпись
«При подготовке заявки на участие в запросе цен, участнику рекомендуется, чтобы каждый документ, входящий в заявку на участие в запросе цен, был подписан лицом, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации действовать от лица участника запроса цен без доверенности, или надлежащим образом, уполномоченным им лицом на основании доверенности[3] (далее уполномоченного лица). В последнем случае доверенность прикладывается к заявке…».
3.1. Печать и подпись
Сначала разберемся, что означает слово «документ» (от лат. documentum – доказательство, свидетельство): 1) в широком смысле зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»; ФЗ «Об участии в международном информационном обмене»); 2) материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ФЗ «О библиотечном деле»).
Документ может состоять из одного или нескольких листов. Каждый документ должен быть подписан – это значит, что если документ многостраничный, то подпись ставится в конце документа в определенном для этого месте (а не на каждом листе, если это конкретно не указано в документации!). Где же ставится печать? В формах заявки печать ставится так: оттиск печати должен захватить часть наименования должности и часть личной подписи, тем самым подтверждая подлинность подписи. Назовем условно компанию ООО «Пупсень».
Пример:
Генеральный директор ООО «Пупсень» подпись И. И. Пупсов
Если несколько подписей:
Генеральный директор ООО «Пупсень» подпись И. И. Пупсов
Главный бухгалтер ООО «Пупсень» подпись И. И. Пупсов
Если мы говорим о копиях, то существует мнение, что подпись и печать надо ставить там, где есть свободное место на документе. Можно и так. В общем, лучше, чтобы печать и подпись все-таки читались. Тут нет строгих правил. Официальные документы, выданные участнику запроса цен третьими лицами и содержащими печать (лицензии, доверенности, нотариально заверенные копии и др.) не подписываются и не заверяются печатью Участника.
Из практики: однажды проходил один тендер, где документы, выданные третьими лицами, а именно – нотариально заверенные, надо было подписывать и ставить на них печать, иначе на этом основании заявку отклоняли.
Сейчас времена изменились, и пришла в мир электронная цифровая подпись. Когда крепите тендерные документы на площадку (любую) и подписываете их ЭЦП, учтите, что ОСНОВНЫЕ формы (заявка, анкета, техническое предложение и т. д.) обязательно должны быть на бумажном носителе подписаны, заверены печатью, отсканированы, прикреплены на ЭТП, а потом подписаны ЭЦП.
3.2. Доверенность
В основном лицом, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации действовать от лица участника тендера без доверенности, является генеральный директор/директор компании. Бывает, что он передает свои полномочия кому-либо из сотрудников, тогда доверенность обязательна.
Сейчас для электронных торгов все гораздо проще: печатаешь документы, берешь факсимиле, печать, штампуешь, сканируешь и на ЭТП вывешиваешь (согласованные с руководителем документы).
Внимание:
– когда подписываешь по доверенности большой пакет документов, то рука невольно устает, и подпись не всегда получается одинаковой – так и к этому могут придраться на комиссии и отклонить заявку;
– неправильно составленная доверенность – причина для отклонения заявки;
– не подделывайте чужую подпись! Не рискуйте, лучше сделайте себе доверенность.
3.3. Нумерация
«При подготовке заявки на участие в запросе цен участнику рекомендуется, чтобы все без исключения страницы заявки на участие в запросе цен были пронумерованы». Это делается для того, чтобы Заказчику, когда он открывает, просматривает, копирует вашу заявку (а там не так мало листов), было ясно и понятно, что за чем следует. Не поленитесь, выполните это, вас приятней будет «рассматривать». Хотя за «нечитаемость» заявку не отклоняют. Когда заявка в электронном виде, то основные формы все равно распечатывайте для подписания, складывайте и нумеруйте их в последовательности, какая дана в документации, а в описи укажете общее количество листов документов, которые прикрепляете из личного кабинета на площадке.
3.4. Информационная карта документации (ИК) подробно (основные пункты)
3.4.1. Сроки поставки
«Сроки поставки товара – I–II квартал 2015 г. в соответствии с графиком проекта договора». Успеваете? Сможете? Отлично. Смотрим график проекта договора (обычно срок указывается в спецификации). Совпадает? Прекрасно! Идем дальше. Если не совпадает – уточняем у Заказчика. Не бойтесь задавать вопросы Заказчику, тем более что если задавать вопрос через электронную площадку (скажу конкретно про «Фабрикант»), то Заказчик не видит, от кого данный вопрос, и никто этого не увидит, если в запросе вы сами себя не сдадите и не напишете наименование своей компании.
● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: срок поставки – I–II квартал 2015 г.
3.4.2. Место поставки
«Место поставки товара: Поставщик письменно уведомляет Покупателя о готовности Продукции к отправке. Доставка Продукции в адрес Грузополучателя осуществляется силами Грузополучателя и за его счет. Перевозчиком по настоящему договору с правом получения продукции является ООО «Калининская АЭС – Сервис». Всегда бы так было! Везет товар сам Покупатель. Это упрощает дело, не нужно включать в стоимость товара расходы на доставку.
● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: доставка осуществляется силами Грузополучателя и за его счет (в данном случае).
3.4.3. Оплата
«Оплата Поставщику производится в течение 60 календарных дней с даты подписания Грузополучателем товарной накладной при получении продукции надлежащего качества и в надлежащей комплектности и (соответствующих) документов». Небыстро, но это лучше, чем ничего.
Из практики. Документы, предоставляемые с товаром:
а) товарная накладная, счет-фактура, счет на оплату (об этом знает бухгалтерия или хотя бы подскажет. При составлении этих документов надо быть предельно внимательным и желательно заранее согласовать документы с бухгалтерией Заказчика, свой бухгалтерией и договором, потому что могут расходиться адреса, реквизиты и наименования товара. Чтобы по десять раз не переделывать, уделите этому внимание заранее, и всем будет проще);
б) сертификаты и сопроводительные документы (их надо взять у производителя, поставить на них штамп «копия верна», подпись руководителя, печать своей фирмы). Вы же поставщики!
3
Образец доверенности представлен в приложении № 2.