Страница 23 из 27
Думаю, Вам станет понятнее, как организовать систему управления временем на основе хронометража, если я расскажу об этом на примере собственного опыта.
Толчком к внедрению этой системы стала именно статья Глеба Архангельского, которую мне дали прочитать друзья. В тот же день я разработал форму хронометража, распечатал запас листочков с этой формой на несколько недель и начал вести хронометраж.
Физически таблица хронометража представляет собой лист формата А5 (на одном листе формата А4 можно распечатать сразу две такие таблицы). Она должна всегда находиться у Вас под рукой. Например, лежать на рабочем столе или между листами ежедневника. Одна таблица – один лист – один день.
Я расскажу о таблице хронометража, которую разработал для себя самого. Она в первую очередь предназначалась для анализа удовлетворенности использованием времени с точки зрения достижения целей «А» и выполнения дел «А». Вы можете разработать свою форму таблицы хронометража, которая будет отражать Ваши приоритеты при анализе эффективности использования времени.
Журнал учета времени ____ / ____ /201 __ г.
ФОРМА ХРОНОМЕТРАЖА
КПД:
общий _____%,
по делам «А» _____%.
Времени:
всего _______ часов,
эффективного _______ часов,
по делам «А» _____ часов.
Как заполняется таблица? Завершив очередное дело и приступив к следующему, Вы сразу вносите очередную запись в таблицу хронометража. Другой вариант: можно каждые час-два фиксировать все, что Вы сделали за время, прошедшее после предыдущего заполнения таблицы. Точность заполнения таблицы – 5 минут. То есть начало и конец каждого дела привязываются к 0, 5, 10, 15-й минуте часа и т. д. Дела продолжительностью менее 5 минут не учитываются. Либо несколько таких мелких дел объединяются в более крупный блок.
Вот как может выглядеть фрагмент заполненной таблицы хронометража.
В первых двух колонках фиксируются начало и конец временного интервала, в течение которого выполнялось очередное дело (с точностью до 5 минут). В последнюю графу – «Вид работы, примечания» – вписывается, что именно делалось. Часто используются стандартные обозначения. Например, «трансфер» для меня означает любой переезд с места на место, во время которого ничего особо полезного сделать не удалось. Если же я по дороге читал полезную книгу («Иной путь» Эрнандо де Сото), запишу «Трансфер + книга де Сото».
Теперь вносим количество минут, потраченных на очередное дело, в одну из четырех граф в соответствии с полезностью использования времени. Если время было использовано на одно из дел «А» и в этот интервал мы вкалывали с полной отдачей, выбираем графу «Дела "А": × 100%». В нашем примере в этой графе оказалась разработка Плана развития компании. Важные дела, не относящиеся напрямую к реализации целей «А», оказываются в графе «× 100%». Сюда же относится время, выделенное на поиск информации, необходимой для реализации дел «А». Многие серьезные дела нельзя начинать без предварительного сбора и обработки информации. Однако сбор информации – это еще не начало конкретных действий.
Если Ваше время пошло на выполнение неотложных и существенных дел, которые было необходимо сделать, но нет ощущения, что время израсходовано с максимальной пользой, впишите минуты в графу «× 50%». Если же вообще нет существенной связи между очередным делом и достижением целей (или другой существенной пользой для Вас), выберите графу «× 0%».
Один интервал времени может быть распределен и между несколькими колонками. Так, в нашем примере 40 минут, потраченные на обратную дорогу после переговоров с клиентом, распределены между двумя колонками. 20 минут, в которые удалось прочитать часть книги де Сото, оказались в колонке «× 100%». Остальное время – в колонке «× 0%».
Итоги распределения времени за день сперва можно подсчитывать ежедневно. А потом – раз в неделю. Сначала в строке «Итого» суммируются минуты по четырем колонкам: «× 0%», «× 50%», «× 100%» и «Дела "А": × 100%». Справа в той же строке – в графе «Вид работы, примечания» – вписывается итоговое время за день (в минутах), которое мы контролировали с помощью хронометража.
Теперь заполняем следующую строку – «С учетом коэффициента:». Итоговое значение в колонке «× 0%» в этой строке всегда будет равно нулю – его не вносим. В колонку «× 50%» вписываем половину от итогового значения, которое записано выше в строке «Итого».
В колонки «× 100%» и «Дела "А": × 100%» вписываем те же итоговые значения, что и в строке «Итого», без изменений. Складываем значения из колонок «× 50%», «× 100%» и «Дела "А": × 100%» и вписываем результат справа – в графе «Вид работы, примечание».
Теперь пришло время подсчитать остальные итоговые значения.
☼ «КПД: общий» (в процентах). Делим сумму минут за день с учетом коэффициента (находится справа в строке «С учетом коэффициента») на общее количество минут за день (находится справа в строке «Итого:»).
☼ «КПД по делам "А"» (в процентах). Делим сумму минут по делам «А» за день (берем из строки «Итого») на общее количество минут за день (находится справа в строке «Итого»).
☼ «Времени: всего» (в часах). Делим общее количество минут за день (находится справа в строке «Итого») на 60 (поскольку в часе 60 минут). Результат записываем с точностью до десятых долей часа.
☼ «Времени всего: эффективного» (в часах). Делим сумму минут за день с учетом коэффициента (находится справа в строке «С учетом коэффициента») на 60.
☼ «Времени по делам "А"» (в часах). Делим сумму минут по делам «А» за день (берем из строки «Итого») на 60.
Для меня основным результирующим параметром в учете было количество часов, ежедневно и еженедельно потраченных на дела «А».
Первое, что Вы должны сделать, приступив к ведению хронометража, – разработать (или взять в готовом виде) форму хронометража и напечатать достаточный запас этих форм. Ваша следующая задача – ежедневно вести хронометраж на протяжении не менее чем 6–8 недель и регулярно сводить результаты хронометража. Для этого Вы, скорее всего, сделаете форму в Excel.
Учтите, что на начальном этапе ведения хронометража Вы не должны ничего предпринимать, чтобы повысить эффективность использования времени. Напоминаю: Ваша цель – выработать в себе чувство времени. Научиться различать «медленное» и «быстрое» время. Чувствовать, когда время ускоряется, и научиться его «притормаживать». Только таким образом Вы сможете, переведя основную часть своей жизни в режим «медленного» времени, ежедневно проживать 2–3 «обычных» дня. Косметические меры, направленные на повышение эффективности использования времени, даже близко не дадут такого результата.
Вот результаты первых дней, когда я вел хронометраж.
Во время болезни я прочитал книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь» и довольно быстро понял ключевую ошибку, которую допустил при ведении хронометража. Дело в том, что я вел хронометраж только на работе и учитывал эффективность использования только рабочего времени. Но ведь Любищев, герой Гранина, использовал хронометраж в качестве Системы всей своей жизни! И учитывал в хронометраже не рабочее, а все свое время!
Хуже того. Оказалось, что за этим стояло фатальное неявное ограничение, которое прежде оказывало колоссальное влияние на мою жизнь. Дело в том, что я почему-то ограничивал выполнение дел «А» только рабочим временем. Включая личные дела «А», выполнять которые в рабочее время, помимо всего прочего, не очень удобно. Все остальное время я мог общаться с семьей и друзьями, читать книги… Но не выполнять дела «А»! Откуда возникло это ограничение, понять не могу. Зато ясно, что оно серьезно ограничивало мои возможности по достижению целей «А». Я обнаружил и убрал данное ограничение только благодаря тому, что начал вести хронометраж.