Страница 7 из 11
Ограничение компонентного состава. Одновременно с процессом формирования системы лингвистических средств, которые могут или должны быть использованы в документных средствах, унификация дополняется ограничением набора лингвистических единиц, знаков, символов, которые могут входить в документные тексты. Документные тексты испытывают довольно жесткие запреты на использование единиц, противоречащих правилам, традициям и условиям документной коммуникации. Известно, что во многих учебных пособиях и практических рекомендациях перечисляются лингвистические средства, которые нельзя использовать в документных текстах. В состав таких средств попадают, например, просторечная лексика, эмоционально-окрашенные слова и словосочетания, междометные единицы. Вполне можно говорить о том, что существуют ограниченная система лексико-фразеологических средств, синтаксических и композиционных моделей, которые разрешены при создании документных текстов, а также совокупность единиц различных языковых уровней, которые не рекомендуются или запрещены для использования в документных текстах. Таким образом, процесс регулирования единиц, входящих в документные тексты, включает два основных действия: 1) предложение систем документных единиц, которые соответствуют унифицирующим правилам, и 2) введение ограничителей, запрещающих использование широкого спектра языковых единиц, не соответствующих сложившимся правилам и представлениям о составе единиц ДТ.
Использование невербальных составляющих. Одним из ярких качественных характеристик документных текстов является использование в качестве компонентов текста невербальных составляющих: таблиц, графиков, схем, диаграмм и других формально-графических компонентов. Конечно, не все виды документов используют невербальные компоненты. Мала (но не исключена!) вероятность их использования в текстах организационно-распорядительных документов. Однако в информационно-справочных документах, в текстах плановых, отчетных, аналитических, справочных документов использование невербальных компонентов не только желательно, но и обязательно, поскольку это не только усиливает коммуникативную эффективность документа, но и способствует его формализации, соответствует унифицирующим тенденциям. Ниже рассмотрим последствия использования вербальных и невербальных компонентов документных текстов в их комбинаторике.
Безобразность и ситуативность. Эти качества документных текстов имеют различные основания.
Безобразность предполагает не только однозначность в понимании содержания документных текстов, но и отсутствие каких-либо эмоциональных окрасок документного текста в целом или его частей. Документный текст не допускает многозначности, включающей эмоционально-образную окраску текста, возможности различного толкования, основанного на включении в текст элементов, обладающих эмоционально-образной окраской; исключается субъективное и многозначное отношение к тому, о чем говорится в тексте документа. Безобразность исключает использование метафор в составе единиц, формирующих документный текст; предполагается реализация единиц с прямыми, непереносными значениями и отсутствие таких текстовых компонентов, которые порождали бы в сознании адресата не один, а несколько образов и обладали бы размытым смыслом, возможностями субъективной эмоциональной трактовки текстового содержания. Очевидно, эти качественные требования являются обязательными в отношении документных текстов. Исключением могут быть тексты рекламных документов. Однако их отнесение к документам требует обсуждения и серьезного анализа.
Ситуативностъ документных тестов проявляется в однозначной и содержательно обусловленной связи между событием, сложившейся ситуацией и документом как реакцией на ситуацию. Можно говорить о связи между реальным процессом официально-деловых взаимодействий, конкретных операций и профессиональных действий, с одной стороны, и системой коммуникативных действий в определенных формах, которые соответствуют цепочке деловых процессов, с другой. Документы являются информационными коррелятами реальных ситуаций в области экономики, юриспруденции, менеджмента, государственного управления и других последовательных сложных операций, имеющих документное сопровождение. Когда используется терминологический оборот «документирование процесса N», это означает, что мы ставим в соответствие всем составляющим этого процесса такую последовательность документов, которая соответствует каждому этапу профессиональных действий. Можно сказать, что в большинстве случаев документ является вынужденной коммуникативной реакцией на ситуацию. Однако связь «ситуация – документ» является установленной и регламентированной. Возьмем, например, совокупность таких ситуаций, которые требуют использования документа как коммуникативной реакции на ситуации. Говорят: «Решение этого вопроса требует появления приказа с созданием соответствующего документного текста». Текст приказа соответствует конкретной ситуации, его содержание и сам факт появления прочно связаны с ситуацией.
Неоднородность текстов, обусловленная различиями в функциональной отнесенности. Изучение различных типологических качеств документов позволяет сделать вывод о том, что многообразие документируемых ситуаций, различные цели документов способствуют появлению довольно большого типологического разнообразия документных текстов. Обратимся к многочисленным пособиям, которые представляют образцы тех или иных видов документов. Можно отметить не только типологическое разнообразие документов, которое изучается в документоведении, рассматривающем наиболее значимые признаки и свойства документов. Мы видим разнообразие лингвистических характеристик: определенные лексико-фразеологические, композиционные, синтаксические индивидуальные признаки документных текстов. Можно установить соответствия между, например, лексическими параметрами документных текстов и реальными производственно-управленческими задачами, ради которых создается документ. Функция документа проявляется и в его композиционной структуре: лингвистические признаки контрактного текста являются «языковым зеркалом» функций контракта, его прагматических характеристик. Лингвистическое разнообразие в пределах всего множества документных текстов формирует внутренние группы документных текстов.
Терминированность текстов. Одной из принципиальных особенностей документных текстов является их терминированность. Под терминированностью понимается активное использование лексико-фразеологических единиц, которые можно отнести к терминам. Термин – слово или словосочетание, которое отражает специальное понятие, воспроизводится в текстах ограниченной предметной области и имеет толкование в виде дефиниции, строгого логико-смыслового определения, смысл которого не может изменяться по желанию субъекта. Дефиниция толкуется одинаково для носителей языка, которые занимаются одной и той же профессиональной деятельностью.
Вопреки частым утверждениям о том, что терминированность – качество текстов научно-технической коммуникации, объективные исследования показывают, что уровень терминированности официально-деловых текстов не ниже, чем текстов научно-технических. Правда, уровень терминированности документных текстов может колебаться в зависимости от видовой отнесенности текстов, однако подобные явления характерны и для текстов научной и технической коммуникации.
Терминология документных текстов характеризуется большим разнообразием. Наряду с терминологией, относящейся к документоведению и документационному обеспечению управления, в текстах документов используются термины управления, экономики, различных областей юриспруденции, а также термины тех предметных областей, в которых составляемые документы должны работать. То есть термины торговли, банковского дела, операций с недвижимостью, коммуникации и связи, например, и многих других видов деятельности, сопровождаемых документными процессами.
Монологичность и косвенная форма изложения. За исключением такого функционального вида документов, как протоколы, тексты документов имеют монологический характер. Монологический текст – это текст, который является результатом фиксации речи одного лица; текст, в котором представлен один автор. Это обстоятельство является важным для условий и результата документной коммуникации. Текст становится более однородным как с точки зрения своей организации, так и с позиций субъектной определенности: конкретизируется адресант документного послания. Кроме того, монологичность связана с функциональными задачами документов, с их констатирующим, директивно-обязывающим характером.