Страница 90 из 170
В ряде случаев для усиления механизма горизонтального взаимодействия назначаются специальные лица для осуществления двусторонних контактов между подразделениями организации.
Это могут быть заместители, курирующие группу подразделений одного уровня, или же координаторы — руководители проектов программ, нацеленных на получение одного определенного результата или продукта.
В данном случае и тем и другим даются права, превышающие уровень прав, которыми наделены подразделения, вступившие в горизонтальное взаимодействие.
Но при этом они не наделяются административной властью линейных руководителей.
Следующей группой методов установления горизонтальных связей является создание целевых групп и команд, состоящих из представителей разных частей организации и предназначенных для решения задач на стыке подразделений или проблем.
Целевые группы чаще создаются на временной, а команды — на постоянной основе.
Наиболее полное развитие горизонтальные отношения получают в рамках матричной департаментизации, когда создается формальная система двойного подчинения.
Еще одной парой связей, устанавливаемых в организации; являются линейные и функциональные связи.
Распространено представление, что линейные связи — это те, которые связаны с производством, а функциональные — со вспомогательными по отношению к производству функциями.
Однако это совсем не так.
Линейные связи — это отношения, в которых начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е.
эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступают, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п.
Природа функциональных связей (или их еще часто называют штабными) — совещательная, и реализуется посредством этих связей информационное обеспечение координации.
Функциональные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т.п.
(рис.
9.13).
Рис.
9.13.
Линейные и функциональные связи в организации Тот факт, что и те и другие связи осуществляются определенными подразделениями в организации, порождает представление, что отдельные подразделения имеют большее отношение к какому-то одному типу связей.
В реальной практической работе это восприятие нередко переносится на название подразделений.
Взаимоотношения рассматриваемых связей с некоторыми аспектами деятельности организации показано в табл.
9.2.
ДИРЕКТОР Помощник Производственный отдел Отдел маркетинга ЦехЗ Цех 2 Цех1 Отдел НИОКР указание отчетность Таблица 9.2.
Соотношение линейных и функциональных связей с некоторыми аспектами деятельности организации Функциональные связи следует отличать от функциональных прав.
Последние — это власть, которую индивид или отдел могут иметь как результат специфики своей работы.
Так, обычным является пример, когда в цехе машиностроительного завода работает нормировщик или учетчик, формально входящий в состав отдела труда и заработной платы, но реализующий по месту работы (цех) делегированное ему отделом функциональное право — вести различные виды оперативного учета.
Между начальником этого цеха и учетчиком в отличие от производственных рабочих возникают не прямые, а косвенные связи.
Последние не ограничивают действия линейного руководителя, а повышают их качество, компенсируя его незнание деталей в функциональных областях.
Квалифицированная экспертиза делается теми, у кого на это специально выделяется время.
В целом ускоряется принятие решения.
Косвенные связи обычно ограничены ответом на вопрос «как», иногда — на вопрос «когда» и реже — на вопросы «где» или «кто».
Такой подход сдерживает опасную тенденцию, которая возникает при расширении круга вопросов, подпадающих под функциональное право.
Это замечание может быть отнесено, например, к деятельности главного бухгалтера, начальника ОТК, военпреда, нередко пытающихся «заменить» руководителя организации (рис.
9.14).
Повышение эффективности косвенных связей зависит от понимания характера отношений, возникающих при реализации функциональных прав.
К успеху в данном случае приводит широкий взаимооб-Иерархическая власть Власть ноу-хау Совет, рекомендация, информация для решения, альтернативное решение и т.п.
Приказ, указание, распоряжение, задание и т.п.
Основа прав, реализуемых в связи Формы осуществления связей Задачи, решаемые посредством связей 'Достижение организационных целей I юддержка и помощь руководству в достижении организационных целей НИОКР Кадры Финансы Бухгалтерия Функциональные связи Линейные связи (Снабжение ; ПРОИЗВОДСТВО ; Сбыт | Продажи Подразделения, асоциируемые со связями Рис.
9.14.
Прямые и косвенные связи в организации мен информацией между «линией» и «функцией», а также совмещение целей той и другой стороны.
При проектировании организации особое значение приобретает анализ еще одной пары связей — формальные и неформальные.
Термины «формальный» и «неформальный» появились в управленческой литературе после описания известного Хоуторнского эксперимента.
Формальные связи — это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами.
Считается, что регулирующие правила установлены и приняты, если на их основе: • члены организации могут осуществлять взаимодействие друг с другом; • члены организации желают делать то,, что они делают; • цель объединяет людей.
На практике формальные связи служат основой утвержденных в организации должностных инструкций, особенно в части описания характера отношений между различными должностями.
Такими отно-Прямые связи Косвенные связи Рабочий Бригадир Инспектор Учетчик Начальник цеха Отдел труда и заработной платы отк ДИРЕКТОР тениями, например, являются отношения между директором завода и начальником цеха вне зависимости от того, кто занимает эти должности.
Формальные связи полностью легализуют только первое из вышеназванных условий, а два других условия — отчасти.
Эти связи носят заданный характер.
Поэтому спроектированная организация представляет собой «набор» формальных связей или связей между «неодушевленными» ячейками организации.
Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли: либо не служат интересам работника, либо — интересам организации.
В основе неформальных отношений лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами, т.е.
это не отношения между любым директором и любым начальником цеха, а отношения между конкретным человеком, занимающим пост директора, и конкретным человеком, являющимся начальником цеха.
Неформальные связи существуют всегда, так как практически невозможно втиснуть в должностную инструкцию все нюансы реальной жизни, во всем их богатстве и со всеми их противоречиями.
Реальные люди, желая делать вещи несколько по-другому, могут строить свои отношения не так, как это предписано.
Появление неформальных связей является индивидуальной защитной реакцией индивидов на неадекватную адаптацию организации к изменениям внешней и внутренней среды.
Вследствие развития в организации неформальных связей в иерархической субординации по реализации властных прав и информационного обеспечения может наблюдаться смена позиций.
Неформальные связи являются основой формирования неформальных групп, появления неформальных лидеров и создания «параллельной» неформальной организации.
При значительном расхождении между зафиксированной в соответствующих документах формальной организацией и реально существующей неформальной руководитель в зависимости от уровня эффективности той или другой организации должен либо ослабить (или даже устранить) неформальные связи, либо, если они более эффективны, организационно легализовать, сделав их частью новой формальной организации.