Страница 46 из 65
Рис. 4.68. Выбор почтовых ящиков для архивирования
Рис. 4.69. Процесс резервирования
Рис. 4.70. Результаты резервного копирования
Адресная книга – это очень полезный инструмент программы, правильное и аккуратное ведение которого сэкономит вам массу времени.
Для того чтобы получить доступ к Адресной книге, нужно в стоке меню выполнить Инструменты ? Адресная книга или просто нажать на клавиатуре. Откроется окно, похожее на то, которое показано на рис. 4.71.
Разница между той картинкой, которую вы видите в книге, и той, которая будет на экране вашего монитора, состоит в том, что в левой части будет виден ряд дополнительных записей на английском языке, которые автор этой книги за ненадобностью удалил, а вы просто пока не обращайте на них внимания.[25] Кроме того, чтобы в книге, на радость спамеров, не были напечатаны адреса электронной почты людей, с которыми автор состоит в переписке, он создал новую, пустую адресную книгу, которую назвал Учебная адресная книга. Вы же при работе с программой будете заносить необходимую информацию в Персональную адресную книгу, которая создается автоматически при инсталляции программы.
Как видим, адресная книга имеет столбцы ФИО, Избранный, E-mail, Город(дом), Страна(дом) и Компания. Назначение некоторых столбцов понятно без объяснения, а некоторые непонятны совершенно, не так ли? Ничего, сейчас разберемся.
«Суха теория, мой друг, а древо жизни вечно зеленеет», – писал классик и был совершенно прав. Разберем порядок заполнения Адресной книги на примере.
На панели инструментов Адресной книги найдите кнопку Добавить нового адресата и щелкните по ней мышью. Откроется окно с пустыми графами, которое нам предстоит заполнить, причем заполнение граф – дело сугубо добровольное. Обязательно только указать хотя бы один адрес электронной почты вашего корреспондента и указать имя, отчество, фамилию или псевдоним (ник), чтобы запись можно было как-то идентифицировать. На практике большинство полей Адресной книги так и останется незаполненным, поскольку каких-то личных данных о своих деловых партнерах вы можете и не знать.
Обратите внимание на поле Отображать как. Префикс в терминах The Bat! – это обращение, которые вы считаете уместным к данному человеку, например г-н, тов., Mr, Ms и т. п. Если вы, создавая новое письмо, будете пользоваться данными адресной книги, то в поле Кому как раз и будет вставлена та форма отображения, которая задана в этом поле. Программа предлагает несколько вариантов, самым простым из которых является Имя, Фамилия.
Группы адресной книги предназначены для распределения записей по каким-то признакам, например Работа, Приятели, Справки и пр. Если у вас в Адресной книге десяток-другой записей, то пользоваться группами особого смысла нет, а вот если сотни... Кстати, группы обладают одним очень полезным свойством. Например, вы уезжаете в отпуск и хотите сообщить об этом всем корреспондентам, входящим в группу Приятели. Программа позволяет это сделать, организовав рассылку, то есть отправив одно и то же письмо всем членам группы.
Адресов электронной почты у ваших корреспондентов может быть несколько, обязательно записывайте их так, как показано на рис. 4.72, то есть столбиком. По умолчанию письмо будет послано на адрес электронной почты, стоящий первым, но можно для надежности послать одно и то же письмо на все адреса. Не знаю, правда, обрадуется ли этому ваш корреспондент, но The Bat! такую своеобразную рассылку выполнить может. Тем же порядком заполняются поля Личное и Место работы.
Рис. 4.71. Окно Адресной книги
Рис. 4.72. Редактирование записи Адресной книги
Поля Новое письмо, Ответ и Пересылка содержат уже знакомые нам шаблоны. Зачем они нужны? Если оставить эти поля пустыми, то для создания нового письма адресату, для ответа и пересылки ему писем будут использованы шаблоны, которые были созданы для всего почтового ящика. Если же вы хотите оформлять письма именно этому адресату как-то по-особенному (ну, мало ли – вдруг вы пишете своему жениху или невесте?), то индивидуальные шаблоны как раз и позволят это сделать. Чтобы индивидуальные шаблоны вступили в силу, на каждой из перечисленных вкладок поставьте галочку Использовать указанный шаблон.
Вкладка Сертификаты нужна в том случае, если вы используете средства шифрования почты. Это – тема отдельного разговора, но, поскольку большинству пользователей шифровать свои письма незачем, автор на ней останавливаться не будет.
Пожалуй, некоторый интерес представляет вкладка Прочее (рис. 4.73).
Рис. 4.73. Редактирование записи Адресной книги
Если ваш адресат живет за границей и/или пользуется компьютером под управлением MAC OS или Linux, письма от него могут приходить в какой-нибудь экзотической кодировке. Так вот, один раз подобрав ее, можно выделить пункт Использовать таблицу перекодировки и выбрать нужную кодировку из выпадающего списка, чтобы программа каждый раз не мучилась.
Выбор пункта Добавить этот адрес во всплывающее меню избранных адресов облегчит вам поиск нужной записи в Адресной книге, а опция Автоматически добавлять дополнительные адреса в поле «Скрытая копия» как раз и позволит посылать письмо не на первый адрес электронной почты вашего корреспондента, а на все, которые есть в списке.
В программу The Bat! встроен мощный механизм поиска писем. Доступ к нему можно получить, выбрав в строке меню Инструменты ? Найти письма или нажав клавишу .
Откроется окно, показанное на рис. 4.74. В этом окне вы должны задать стоку поиска и ящик (ящики), в которых нужно искать письмо. При необходимости можно указать папки, в которых следует производить поиск. Действительно, если вы знаете, что ищете письмо, находящееся в папке Входящие, но не помните, на какой ящик вы его получили, зачем искать в папках Исходящие и Отправленные? Правильно, незачем, только лишняя потеря времени.
Рис. 4.74. Окно поиска писем
Программа позволяет задать дополнительные критерии поиска, которые могут быть установлены на вкладке Дополнительно (рис. 4.75).
Если вы их знаете, задайте – это значительно сократит время поиска.
Предположим, мы хотим найти письмо, находящееся в ящике kryukov-57 и содержащее в поле От текст Ritlabs. Введем необходимые данные в поля на рис. 4.74 и нажмем Старт. Почти мгновенно программа выдаст результат поиска (рис. 4.76).
Понятно, что, когда в папках ваших почтовых ящиков мало писем, механизм поиска не особенно-то и нужен, но вот когда писем сотни и тысячи... Обратите внимание, что TheBat! может искать нужные письма даже по отдельным словам и фразам в тексте письма. Однако нужно понимать, что, если в качестве критерия поиска вы выберете слова «здравствуйте» или «с уважением», результат поиска вас вряд ли устроит. Старайтесь выбирать в качестве критерия поиска такие слова или фразы, которые вряд ли встретятся в других, не нужных в данный момент письмах.
25
Эти записи относятся к так называемой службе LDAP, с помощью которой можно попробовать поискать на интернет-серверах информацию об интересующих вас людях по адресам их электронной почты.