Страница 24 из 30
Исправление ошибок в кассовом чеке
Не редки ситуации, когда кассир ошибочно пробил чек на большую сумму. Что нужно сделать, чтобы избежать ответственности?
Если итоговая сумма по контрольно-кассовой ленте за день (так называемый Z-отчет) окажется больше, чем кассир фактически принял в кассу, налоговики могут обвинить организацию в неоприходовании наличных денег и оштрафовать ее по ст. 122 НК РФ даже в том случае, если два месяца с момента нарушения уже истекли. Ведь за налоговое нарушение по этой статье можно привлечь в течение трех лет со дня истечения соответствующего налогового периода (п. 1 ст. 113 НК РФ). Размер наказания составит 20 % от неуплаченной суммы налога.
Однако санкций вполне можно избежать, если во время и правильно оформить документы.
Так, если ошибка обнаружена сразу же, то «неправильный чек» не надо отдавать покупателю. Ему в таком случае нужно пробить новый чек на правильную сумму.
После этого необходимо составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3. Акт составляется в одном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. В нем нужно указать номер ошибочного чека (графа 4) и его сумму (графа 5). Акт подписывается кассиром, старшим кассиром или иным ответственным работником фирмы и утверждается руководителем организации. На самом чеке ставится штамп «Погашено» или просто печать фирмы, после чего его наклеивают на лист бумаги и передают в бухгалтерию вместе с актом. При этом на сумму денег по ошибочному чеку уменьшается дневная выручка кассы, о чем делается запись в журнале кассира-операциониста. Такой порядок предусмотрен Указаниями, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Гораздо сложнее ситуация, когда ошибочный чек уже отдали покупателю. Тем не менее, нередко арбитражные суды считают, что в таком случае вполне достаточно акта по форме № КМ-3 и записей в книге кассира-операциониста. По мнению судей, отсутствие кассовых чеков не означает, что выручка не оприходована. Это говорит лишь о том, что операция по возврату денежных средств оформлена неверно. А за такое нарушение штраф не предусмотрен. Аналогичные дела были рассмотрены следующими судебными инстанциями: постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2004 г. № А56-14926/04, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № А33-15332/03-С6-Ф02-468/04-С1.
Но все-таки лучше не доводить дело до суда и не только оформить акт, но и запастись на случай проверки другими доказательствами того, что выручка по Z-отчету была завышена случайно и товары на самом деле покупателям не отпускались.
Например, подтвердить это можно с помощью товарного отчета, составленного за тот день, в котором была допущена ошибка. Из него будет видно, сколько продано товаров и на какую сумму. Для убедительности заверить товарный отчет можно подписями руководителя, главного бухгалтера, а также работника, который отвечает за учет товаров на фирме. Кроме того, показать, что остаток продукции по товарному отчету совпадает с реальным остатком на складе, можно, если провести внеплановую инвентаризацию складских запасов.
Для объяснения причин расхождений можно также составить объяснительную записку кассира, а также выбить чек на возврат денежных сумм (если, конечно, кассовый аппарат может пробивать такие чеки). Если ошибочный чек пробит на очень большую сумму, можно подготовить также распечатку дневной выручки предприятия, например, за последний месяц, из которой будет видно, что Z-отчет за тот день, в котором пробит ошибочный чек, намного больше средних значений. Все эти документы должны убедить проверяющих, что действительно допущена ошибка, а не занижение выручки.
Возврат товара
В соответствии с п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ чеки ККМ на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). Кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями (клиентами) чекам только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чеку, выданному в данной кассе.
Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 утверждена форма акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) по форме № КМ-3. Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста формы № КМ-4.
Порядок оформления возврата товара покупателем не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятия Z-отчета) определен п.14—16 Порядка ведения кассовых операций. В данном случае возврат денег осуществляется кассиром только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего).
При возврате денег покупателю из главной кассы предприятия составляется расходно-кассовый ордер по форме № КО-2, с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных (или иного документа, удостоверяющего личность).
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины
Наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:
– отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
– выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
– несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;
– арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;
– неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на «размен».
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется КОАП РФ. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ, на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.
Таким образом, организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными денежными средствами, может быть оштрафована до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб.
Ранее ответственность за вышеуказанные составы правонарушений была предусмотрена также ст. 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей». Однако с 25 июля 2003 г. этот Указ утратил силу.
Контролируют соблюдение кассовых операций банки и налоговые инспекции. Кто же из них вправе прийти с проверкой, а кто – оштрафовать? Законодательство в урегулировании этого вопроса неоднозначно.
Некоторые судьи считают, что оштрафовать за нарушение кассовых операций налоговики могут только на основании сведений, полученных от банков. Другие судьи считают, что Закон № 54-ФЗ разрешает налоговикам контролировать полноту учета выручки, а значит, за неоприходование денег в кассу инспекторы вправе оштрафовать фирму по итогам выездной налоговой проверки или проверки ККТ.