Страница 37 из 66
Шаг 2. Установите основной центр ведения бумажных дел
Чтобы система организации порядка прижилась, она должна быть простой, удобной и практичной. Теперь, когда вы знаете, где скапливаются все бумажки, обустройте ее как можно ближе к этому место или выберите другое удобное расположение. Если вы уже сделали семейный командный центр (см. выше), возможно, этот пункт вам и вовсе не нужен. Необязательно изобретать велосипед – достаточно портативной коробки, папок на внутренней стороне дверец шкафчика или нескольких настенных папок. Этот «бумажный центр» всегда должен быть первым местом, куда отправляются бумаги, приносимые домой, и использоваться только для краткосрочного хранения. Затем нужно распределить бумажки по категориям, чтобы понять, что делать с ними дальше.
У меня четыре основные категории, по которым я сортирую бумаги для краткосрочного хранения, и я использую папку с файлами для их организации. Одну – для купонов и подарочных сертификатов, вторую – для счетов, третью – для списка дел (здесь могут храниться бумаги, требующие какого-то действия – заполнить, позвонить, отправить письмо и т. д.), а четвертую – для документов (здесь хранятся бумаги, которые нужно заполнить для долгосрочного хранения, например, финансовые записи, налоговая информация и т. д.). У меня также есть небольшой набор ящичков для детских документов и бумаг. Вы можете использовать любые актуальные для вас категории. Подумайте, с какими бумагами вы имеете дело регулярно и с чем возникают проблемы в организации.
Шаг 3. Соберите разбросанные бумажки и рассортируйте по категориям Найдите все бумаги, раскиданные по дому, и быстро распределите их: «сохранить», «выбросить» и «порвать» (для бумаг с личной информацией). Возьмите все бумаги из стопки «сохранить» и разложите по файлам, которые вы организовали в предыдущем пункте. Если на все бумаги не хватило файлов, купите еще или уплотняйте категории.
Шаг 4. Избавьтесь от «бумажного следа»
Отводите немного времени каждую неделю, чтобы убирать свой «бумажный след». Если так поступать регулярно, много времени это не займет. Бумаги из файла «список дел» должны быть заполнены и отправлены по назначению. Документы в папке «заполнить» необходимо перенести в основное место хранения и заполнить, а все счета оплатить. Уделите пару минут, чтобы проверить все оставшиеся бумаги, и посмотрите, не нужно ли что-то еще выбросить. По возможности выберите день недели, когда вы будете уделять внимание всем своим бумажным делам.
С помощью этой системы все бумаги будут находиться в одном, максимум в двух местах в доме – в местах кратковременного и долговременного хранения (о последнем мы поговорим далее). Вам нужен план и конечный пункт назначения для каждой бумажки, которая попадает в ваш дом. Как только вы все организовали, уделяйте по 10–15 минут в определенный день недели, чтобы поддерживать порядок в этой системе.
Порядок в личных записях
За долгие годы мы накапливаем огромное множество самой разнообразной личной информации – от свидетельств о рождении и медицинских записей до информации о банковских счетах. К этому моменту у вас уже должен быть эффективный способ сортировки и организации документов и бумаг, поступающих в ваш дом. В этом разделе мы поговорим о том, как навести порядок в личных записях, которые необходимо хранить в постоянной системе учета.
Шаг 1. Соберите все бумаги
Соберите все бумаги с личной информацией, если она уже не хранится в определенном месте, и достаньте все из временного места хранения документов. Быстро пройдитесь по этим стопкам бумаг. Выбросите весь мусор, а все ненужные бумаги с личной информацией пропустите через шредер или порвите. Уделите время для просмотра оставшихся документов, чтобы убедиться, что вы выбрали только самое важное. Если информация на бумаге устарела, повторяется где-то еще или ее можно легко получить онлайн, избавьтесь от нее!
Шаг 2. Установите систему учета
В зависимости от ваших нужд система учета может быть самой разной – от небольшой переносной коробочки до огромного шкафа для бумаг. Выбирайте как можно более компактную систему хранения бумаг. Распределите все оставшиеся бумаги по категориям, избегая опасной категории «прочее», в которой может быстро накапливаться хлам. Эти категории могут включать в себя следующее.
КРЕДИТНЫЕ КАРТЫ. Заявления (если их нет онлайн) и информацию о заведении кредитной карты сохраняйте в течение года. Убедитесь, что номер вашей карты написан на бумаге, на которой также есть номер телефона, по которому следует позвонить в случае потери карты. Если заявления на заведение карты нужны вам для налоговой отчетности, все данные будут переведены в ваши налоговые отчеты, когда вы обратитесь в налоговую службу. Если для налогов они вам не нужны, выбросите (предварительно порезав или порвав) их через год.
СТРАХОВКИ НА ДОМ И МАШИНУ. Ведите все текущие отчеты. Получив новую страховку и убедившись, что все данные верны, уничтожьте старую.
ДОКУМЕНТЫ ПО ИПОТЕКЕ. Избавьтесь от всех старых заявлений и сохраните только нужные.
ДАННЫЕ О ВЛОЖЕНИЯХ. Сравните новые заявления со старыми. Если все в порядке, порвите или порежьте старые копии.
БАНКОВСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ. В основном банковские заявления доступны онлайн, так что избавьтесь от всех ежемесячных бумажек, если они не нужны вам для налоговой отчетности. Держите все номера счетов и пароли в файле.
МЕДИЦИНСКАЯ И СТОМАТОЛОГИЧЕСКАЯ СТРАХОВКА. Сохраните только действующие копии.
ЧЕКИ И ДРУГИЕ РАБОЧИЕ ДАННЫЕ. Хотя я оставляю только самые новые квитанции и чеки, вы можете хранить их до 1 года. После получения всех налоговых данных по истечении года порвите эти бумаги.
НАЛОГОВАЯ ИНФОРМАЦИЯ. Вы можете либо сохранять налоговую информацию в одном файле в течение года, либо распределять ее по категориям, например, по таким: медицинские квитанции, данные о вложениях, пожертвования. Я предпочитаю держать свои данные о налогах в переносной папке с остальными «долгосрочными» документами и распределять по категориям. Благодаря этому намного легче отнести все нашему бухгалтеру в конце года.
ЛИЧНЫЙ ФАЙЛ ДЛЯ КАЖДОГО ЧЛЕНА СЕМЬИ. Имейте здесь фотографию каждого члена семьи с указанием роста и веса, а также с другой личной информацией, включая свидетельства о рождении, паспорт и медицинские записи.