Страница 33 из 66
Глава 9
Стройный домашний кабинет
Порядок на письменном столе и в домашнем офисе
Подстилки в ящики. Мастер-класс
Разделители для ящика. Мастер-класс
Место для зарядки телефона. Мастер-класс
Порядок в семейном командном центре
Документация
Порядок в личных записях
Порядок в финансах
Порядок в счетах
Хотя в вашем доме может не быть отдельной комнаты для домашнего офиса, вы должны иметь определенное место, где будет стоять письменный стол и проводиться важная бумажная работа. Наведя порядок в своем домашнем офисе, вы сможете сосредоточиться и быть более эффективной в работе, а разработка системы организации бумаг заметно облегчит ведение всех счетов и исполнение других обязанностей.
Мне кажется, что лучшее время для организации домашнего офиса – в период выплаты налогов, потому что вам нужно просматривать много бумаг, чтобы подготовиться к предстоящим расходам, да и финансовая ситуация начинает настойчиво требовать внимания. В зависимости от того, насколько легко вам находить всю налоговую информацию, вы должны точно знать, что для вас подходит, а чего в плане организации бумаг и офисного пространства в доме нет вообще.
Избавляемся от лишнего
Хотя документы нередко являются крупнейшим источником лишнего веса в вашем домашнем офисе (а иногда перегружают и другие части дома!), электронные гаджеты, офисные принадлежности и оборудование также быстро накапливаются. Уделите время, чтобы сократить количество вещей в своем кабинете до максимально возможного. Чем меньше веса, тем эффективнее офис и тем быстрее вы будете выполнять свою работу и заниматься любимыми делами!
РУЧКИ, МАРКЕРЫ, ВЫДЕЛИТЕЛИ ТЕКСТА. Проверьте все ручки, чтобы убедиться, что они все еще пишут, и выбросите все, в которых закончились чернила или вам не нравится цвет. Ручки легко превращаются в предмет ненужного коллекционирования, так что отдайте все лишние в школу или благотворительную организацию.
КАРАНДАШИ. Выбросите все, которые уже превратились в огрызки. Убедитесь, что у вас есть точилка (или запасные картриджи для механических карандашей) и ластики – они должны лежать в подходящем месте.
МЕЛКИЕ КАНЦЕЛЯРСКИЕ ТОВАРЫ. Разложите все свои канцелярские принадлежности вроде скрепок, резинок, кнопок и выбросите все, чем не пользуетесь. Эти мелочи необходимо хранить в небольших контейнерах или отделениях, чтобы они не терялись.
СТЕПЛЕРЫ. Убедитесь, что ваш степлер функционирует нормально и что запасные скобы хранятся неподалеку. Вам нужен только один рабочий степлер, так что избавьтесь от всех остальных.
ВИЗИТКИ. Складывайте все визитки в одно место. В конце уборки просмотрите визитки и выбросите все, которые больше не нужны. Оставшиеся храните в визитнице или папке с пластиковыми разделителями.
ЭЛЕКТРОНИКА. Пройдитесь по всем электронным устройствам и выбросите или отдайте все, чем больше не пользуетесь. Убедитесь, что у всех оставшихся предметов есть провода для зарядки; наклейте на них соответствующие маркеры.
ПРОВОДА И КАБЕЛИ. В домашнем офисе может быть целый лабиринт проводов. Убедитесь, что вы знаете, куда ведет каждый провод и от какого он устройства, и поставьте на них соответствующие метки из декоративного скотча, разноцветных жгутов или другой цветной системы. По возможности выбирайте беспроводные устройства.
БУМАГА. Соберите все бумаги и документы и решите, что вам больше не нужно. Пропустите все бумаги с личной информацией через шредер (или просто порвите) и выбросите.
БЛОКНОТЫ ИЛИ СТИКЕРЫ. Хотя блокноты и стикеры – это полезные штуки, иногда их становится слишком много! Сохраните только самые нужные и отдайте остальные в школу или другую организацию, в которой они могут пригодиться. Если вы используете отдельные ежедневники для работы и личных дел, возможно, стоит объединить их в один блокнот и применить цветные закладки, чтобы разделить личную жизнь и работу.
ЕЖЕДНЕВНИКИ. Избавьтесь от всех старых ежедневников и еженедельников. Сохраните только те, без которых не можете обойтись. Лично мне нравятся традиционные ежедневники, но если вы предпочитаете телефон или другие технологии для этого, смело отказывайтесь от бумажных.
КАЛЕНДАРИ. Избавьтесь от всех старых календарей. Если в них есть фотографии, которые вам нравятся, вырежьте их и добавьте в фотоколлаж на стену. Если у вас несколько календарей за этот год, выберите один и отправьте в мусор остальные.
ПРОЧИЕ МЕЛОЧИ. Верните все предметы, которые должны быть в других комнатах дома, на их законные места, причем сразу же.
Наращиваем силу: упражнения для домашнего офиса
Чтобы организовать домашний офис и сохранить порядок в бумажной работе, вы должны иметь четкий план. В вашем домашнем офисе много личной информации – документов, важных файлов, налоговых и финансовые отчетов. Все это нужно хранить в безопасном и легко доступном месте. В этом разделе мы обсудим упражнения, которые помогут вам разработать систему контроля бумажного веса и сохранения всех ваших домашних принадлежностей и оборудования в порядке.
Независимо от того, есть ли у вас отдельный кабинет или вы проводите всю бумажную работу в определенной части дома, вы все равно должны поработать над этим местом, разделив его на функциональные зоны. Владельцам компактных домашних офисов придется обойтись всего парой зон, в то время как более просторные могут выполнять больше функций. Если под домашний кабинет у вас отведена целая комната, вы можете создать зону для рукоделия и хобби или место, где ваши дети будут делать домашнюю работу и заниматься творчеством. Если вы работаете на дому, то должны иметь отдельную зону для хранения всех рабочих и личных вещей. Помните о своих зонах, решая следующие задачи.
Порядок на письменном столе и в домашнем офисе
Иногда очень сложно сосредоточиться на работе, когда на твоем столе царит хаос и ты останавливаешься каждую минуту, чтобы найти нужную вещь. Уделите время, чтобы организовать свое пространство так, как вам нравится, и убедитесь, что все регулярно используемые вещи находятся под рукой. У некоторых может быть только один письменный стол, на котором надо навести порядок, а другим повезло иметь целую комнату для личного кабинета. В любом случае пункты наведения порядка одни и те же, просто во втором случае у вас добавится несколько функциональных зон.
Шаг 1. Начните с чистого листа