Страница 25 из 30
3. Потери времени при использовании непроизводительного или неподходящего оборудования и инструмента (например: использование домкрата с недостаточной грузоподъемностью – приходилось поднимать каждую балку по отдельности).
Отображение информации в подобном виде позволяет быстро разработать решения для сокращения движений в рамках процесса:
1. Перепланирование организации рабочего пространства.
2. Использование сумки-пояса для ношения инструментов с собой и сокращения времени на передвижение по цеху.
3.4.13. Блок-схема (Flow Chart)
Тип диаграммы, который показывает точки принятия решений, критерии принятия решений по процессу и описывает логику «что, если». Использование данного инструмента позволяет наглядно отразить последовательность выполнения операций по процессу. Если удалось построить достаточно детализированное описание процесса, то такую диаграмму можно использовать для регламентации процесса (см. Рисунок 42)
Рисунок 42 – Иллюстративный пример использования блок-схемы
Использование данного типа диаграммы позволяет получить следующие выгоды:
1. Достичь абсолютного понимания процесса среди всех заинтересованных сторон.
2. Выделить точки принятия решений в процессе.
3. Определить операции, не добавляющие ценности производимому продукту процесса.
4. Выстроить командную работу вокруг построенной диаграммы процесса.
Множество различных символов применяется для построения карты процесса. Наиболее распространенные символы представлены ниже (см. Рисунок 43).
Рисунок 43 – Наиболее распространенные символы для построения карты процесса
Microsoft Visio – один из наиболее удобных и распространенных специализированных инструментов для отрисовки схем бизнес-процессов. Всегда лучше начинать отрисовку бизнес-процесса с применением доски для маркеров, флипчарта либо просто стены и стикеров. Описание подхода в общем виде:
• Шаг 1. Определить шаги бизнес-процесса (также их называют задачами или функциями бизнес-процесса).
• Шаг 2. Каждому шагу бизнес-процесса необходимо присвоить свой символ.
• Шаг 3. Соединить между собой все шаги бизнес-процесса с использованием стрелок, отображающих движение материального или информационного потока.
Описание бизнес-процессов с использованием альтернативных инструментах будет представлено далее (4.6.11 ОПИСАНИЕ СХЕМ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ).
3.4.14. Диаграмма Исикавы
Диаграмма Исикавы, или причинно-следственная диаграмма, представляет собой графический метод анализа формирования причинно-следственных связей. Вид диаграммы при рассмотрении поля исследуемой проблемы действительно напоминает скелет рыбы. Ключевая задача в том, чтобы иметь от трех до шести основных категорий, которые охватывают все возможные влияния. Фактически максимальная глубина такого дерева достигает четырех или пяти уровней. Когда такая создаваемая диаграмма является полной, она воспроизводит достаточно полную картину всех возможных основных причин определенной проблемы. Диаграмма Исикавы представляет собой группу факторов (причин), оказывающих влияние на конечную проблему (см. Рисунок 44):
1. Причины, связанные с человеком, включают в себя факторы, обусловленные его состоянием и возможностями. Например, это квалификация человека, его физическое состояние, опыт.
2. Причины, связанные с методом работы. В рамках данной категории рассматривается то, как выполняется работа, а также аспекты, связанные с производительностью и точностью операций процесса.
3. Причины, связанные с механизмами. К этим причинам относятся факторы, обусловленные оборудованием, машинами, приспособлениями, которые были использованы при выполнении действий.
4. Причины, связанные с материалом. Это все факторы, которые определяют свойства материала в процессе выполнения работы. Например, качество либо его физические и химические свойства.
5. Причины, связанные с контролем. Это все факторы, влияющие на достоверное распознавание ошибки выполнения действий.
6. Причины, связанные с внешней средой. Это все факторы, определяющие воздействие внешней среды на выполнение действий. Это могут быть такие факторы, как влажность, температура, пыль.
Рисунок 44 – Причинно-следственная диаграмма (диаграмма Исикавы)
3.4.15. Мозговой штурм (Brainstorming)
Мозговой штурм – это командный процесс, хорошо организовав который можно получить новые идеи для решения системных проблем в компании. Качество организации «мозгового штурма» во многом определяет успех мероприятия, поэтому не лишним будет озвучить основные правила:
1. Во множестве источников литературы и семинарах указано правило № 1 для проведения мозгового штурма – отсутствие критики предложений участников на этапе генерации идей. Это позволяет не сбивать темп и не демотивировать участников. Как показывает практика, успешные решения зачастую рождаются из идей, которые, на первый взгляд, отнесены к «невозможным».
2. Организация семинара должна предполагать возможность для каждого участника высказаться. Однако если не модерировать сессию, тогда можно получить ситуацию, когда одни участники доминируют и не позволяют другим раскрыть свой потенциал.
Подход к проведению мозгового штурма:
1. Формирование команды – как правило, приглашаются участники, которые прямо или косвенно вовлечены в исследуемый процесс/проблематику.
2. Фиксирование проблемы так, чтобы каждый из участников однозначно видел, например, использование флипчарта.
3. Озвучивание проблемы, чтобы добиваться однозначного понимания среди участников рабочей группы. До начала сессии необходимо проговорить проблему, чтобы убедиться в однозначности трактовки.
4. Озвучивание правил проведения мозгового штурма среди участников: исключение отвлекающих факторов, фиксирование периода проведения сессии для концентрации внимания участников, перерывы во время сессии, определение единого ответственного за фиксирование идей.
5. Подход к проведению сессии. Например, модератор сессии по очереди опрашивает каждого участника для фиксирования идей на доске/флипчарте, пока не останется ни одной новой идеи для фиксирования.
6. Перед завершением необходимо пройтись по полному перечню и убедиться, что тезисы зафиксированы корректно со слов авторов, исключить дублирующие пункты.
7. Сгруппировать зафиксированные пункты по категориям. Не лишним будет упомянуть, что идеальным инструментом для продолжения анализа полученных результатов является диаграмма схожести (Affinity Diagram).
3.4.16. Использование референтных моделей управления
Крупные холдинговые компании разрабатывают собственные референтные (целевые) модели по основным функциональным областям компании, включая описание уровней зрелости функций, например:
1. Эффективное управление закупочной деятельностью.
2. Эффективное управление логистикой.
3. Эффективная организационная структура.
4. Эффективная система мотивации.
5. Эффективное управление производством.
6. Эффективная система организации продаж.
7. Эффективное управление учетом.
8. Эффективное управление рисками.
9. Организация бизнес-планирования.
Использование референтных моделей позволяет задать вектор развития функции и одновременно стандартизировать выполнение бизнес-процессов. Наличие референтной модели означает, что мы формализовали понимание – куда мы хотим прийти с точки зрения управления функцией.