Страница 2 из 5
расчет сумм платежей:
расчет расходов по кредиторской задолженности;
расчет расходов по предварительным оплатам согласно договоренности, с поставщиком;
документооборот:
работа с товарно-транспортными накладными (ТТН), унифицированной формой товарной накладной (Торг-12), счетами-фактурами, счетами на оплату, паспортами, договорами и спецификациями от поставщиков;
работа с актами сверки с поставщиками.
Сотрудники отдела снабжения являются исполнителями в следующих бизнес-процессах (таблица 3.1).
Таблица 3.1
Бизнес-процессы отдела снабжения, отчетность и ответственные лица
Отдел снабжения ведет первичную документацию по исполняемым бизнес-процессам и процедурам согласно их регламентам и нормативным документам внутрифирменного учета.
Правила предоставления отчетности менеджерами отдела снабжения:
все отчеты представляются менеджерами в распечатанном и в электронном виде;
ежедневные отчеты представляются не позднее 09:00 каждого следующего рабочего дня;
еженедельные отчеты – не позднее 14:00 каждой пятницы;
ежемесячные отчеты:
– не позднее 3 числа, если данное число выпадает на праздничные или выходные дни, то не позднее 5 числа;
– не позднее 29 числа, если данной число выпадает на выходные дни, то отчет необходимо предоставить до указанной даты;
– документы по ценообразованию необходимо представлять до 1 числа ежемесячно с определением цен на следующий месяц.
Правила предоставления отчетности руководителем отдела снабжения:
все отчеты представляет в распечатанном виде (по запросу вышестоящего руководства – в электронном виде);
договорная работа – не более 24 часов с момента представления полного комплекта документов менеджером отдела;
ежедневные отчеты по оплатам – не позднее 10:00 каждого следующего рабочего дня;
еженедельные отчеты – не позднее 16:00 каждой пятницы;
ежемесячные отчеты – не позднее 5 числа, если данное число выпадает на праздничные или выходные дни, то не позднее 7 числа;
ежегодный отчет – дата предоставления отчета регламентируется коммерческим директором и/или Генеральным директором. О дате предоставления ежегодных отчетов вышестоящее руководство извещает руководителя отдела снабжения не менее чем за 30 календарных дней до момента определенной даты.
Все отчеты и расчеты должны храниться в электронном и распечатанном виде не менее трех лет.
Рассмотрим каждый бизнес-процесс индивидуально.
.1.
Правила работы с документами поставщика
Как показывает практика, менеджеры всех отделов не всегда понимают важность правильной работы с документами. Данный раздел помогает разобраться со всеми нюансами работы с первичной документацией в области снабжения, которая не приведет к появлению убытков компании, а защитит с юридической точки зрения всю компанию на начальном этапе.
Правила работы с документами поставщика:
1)
Оприходование заранее документов от поставщика допускается только при наличии сканированной версии с подписью и печатью. Сканированный документ должен быть оформлен с учетом правил п.2 данного раздела.
2)
При получении документов от поставщиков на приход ТМЦ менеджер обязан проверить комплектность поставленных документов, правильность их оформления и достоверность информации:
все графы должны быть заполнены: Продавец, Покупатель, Грузополучатель;
везде должны стоять полные реквизиты;
название компании должно быть правильно написано поставщиком, с правильными реквизитами;
полученное количество и номенклатура должны соответствовать заказу;
должны стоять все подписи и печать поставщика;
к поставленной продукции должен прилагаться полный пакет документов:
– ТТН, ТОРГ-12, Счет фактура (или единый отгрузочный документ-ЕОД);
– паспорт качества и/или сертификат на поставленную партию ТМЦ;
– спецификация;
– для импортных продуктов: упаковочный лист, международная товарно-транспортная накладная (CMR), счет-фактура поставщика с синей печатью (минимум 2 экземпляра), ГТД (грузовая таможенная декларация), таможенная декларация, сертификат независимой экспертизы, сертификат о фумигации и гигиенический сертификат и иные документы, которые утверждены для каждого ввозимого продукта в том числе согласно требованиям страны экспортера).
3)
Если при получении ТМЦ оригиналы документов отсутствуют, то менеджер обязан их сразу запросить у поставщика в сканированном виде по электронной почте. Сканированный документ должен быть оформлен с учетом правил п.2 данного раздела. Оригиналы должны быть получены компанией в срок до 14 календарных дней. Менеджер обязан напоминать поставщику об отправке документов в адрес компании на протяжении вышеуказанного срока.
4)
При занесении приходных накладных в базу 1С менеджер обязан строго проверить:
название выбранного поставщика не только по наименованию, но и по ИНН. Если название не соответствует ранее заведённой заявке, то менеджер меняет название уже в приходной накладной, которая привязана к данной заявке по иерархии;
при занесении номенклатуры, обязательно проверять по артикулу поставщика новые позиции (см. подраздел 3.3) перед заведением их в базе 1С во избежание «задвоения» номенклатуры;
грузовая таможенная декларация (ГТД);
Сумму ИТОГО и НДС – сумма ИТОГО должна строго соответствовать сумме итого поставщика и сходиться до 1 копейки, в сумме НДС расхождение в 1 копейку допустимо.
5)
Распечатать приходную накладную и отправить на склад вместе с представителем поставщика для приемки товара:
при поставке новых позиций, которые были занесены в базу 1С, менеджер обязан на распечатанной приходной накладной сделать пометку – обвести кружочком номер позиции, во избежание «задвоения» номенклатуры и проверки данной позиции складом.
6)
После проверки складом прихода ТМЦ и получения от склада накладной без поправок, менеджер проводит приходную накладную и выводит счет-фактуру с идентичным номером поставщика – со всеми нулями, буквами, цифрами, знаками препинания и другими знаками. Окончательная повторная проверка приходной накладной считается выполненной только после получения от начальника склада подписанной версии приходной накладной менеджера отдела снабжения. на данную процедуру отводится не более двух рабочих дней.
7)
При наличии расхождений и принятии решений:
по изменению документов – менеджер обязан в этот же день запросить измененные сканированные документы, оформленные по правилам, по электронной почте или сделать пометку в комментариях приходного документа о назначенной дате прихода измененного документа, дата не должна превышать 5 дней с момента прихода предыдущего документа. Оригиналы необходимо получить, согласно п.3 данного раздела;