Страница 2 из 3
6. Канбан
Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.
Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.
7. Матрица Эйзенхауэра
Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.
8. Метод 4D
4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.
Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:
Do (сделать) – если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
Delegate (делегировать) – когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
Delete (удалить) – некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
Delay (отложить) – когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.
Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.
9. Хронометраж
Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой. Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский. Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.
Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на YouTube и в играх. Уделите этому пару недель. Потом пролистайте тетрадь, узнайте в лицо своих «хронофагов» и сделайте выводы. Может, вам нужно меньше смотреть забавные видео или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг – телефонные звонки.
10. Метод Тима Феррисса
Тимоти Феррисс – гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое – правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе – закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.
По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать – нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке – так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.
Ресурсное состояние (личные цели и отдых). План на день.
Временем мы управлять не можем, реально мы подразумеваем управление собой, управление нашими целями, задачами, сроками, планами. В конечном счете управление нашей жизнью .
Для наглядности можно прорисовать «дорожную карту», это позволит также текстом прописать и осознать долгосрочные цели, увидеть их пересечение и взять на себя ответственность за достижение цели. Мы рассмотрим это чуть позже.
В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART, которая расшифровывается как возможность получить результат уже на стадии планирования :
Specific – конкретные.
Measurable – измеримые.
Achievable – достижимые.
Realistic /Relevant – реалистичные /актуальные.
Time-bound – ограниченные по времени.
Чтобы по-настоящему добиваться целей, используйте для их постановки методику SMART. Любая расплывчатая задача превратится в понятную последовательность шагов: цель станет осязаемой, а награда, которая ждет за труды,-достижимой.
Вот такими должны быть цели, согласно этой методике:
SPECIFIC – конкретными.
Ставьте конкретные цели. Уточняйте, каковы качественные показатели и характеристики ожидаемых результатов .
Ответьте на вопросы: ЧТО? КОГДА? СКОЛЬКО?
Не просто «я хочу стать хорошим cпециалистом», а «хочу быть востребованным, известным экспертом в своей компании, с личным годовым доходом 10 млн. рублей, не позднее, чем в ближайшие 3 года».
Не «купить дом», а «заработать 2 миллиона за полгода и приобрести дом в коттеджном поселке «ХХХ».
MEASURABLE – измеримыми.
Каковы количественные показатели. Это самый главный вопрос.
Цели по системе SMART должны быть измеримыми. В них должны присутствовать количественные или понятные качественные показатели, характеристики, которые в итоге укажут, что цель достигнута.
Для измерения можно использовать:
деньги – рубли, евро, доллары, тугрики;
доли, проценты, соотношения;
отзывы или иные критерии внешней оценки;
лайки, число подписчиков, просмотры для статей;
частоту действий – каждый второй пользователь кликает «заказать»;
время – ограниченность периодов;
утверждение, согласование, одобрение – получение положительного мнения специалиста или руководителя.
AСHIEVABLE – достижимыми.
Реально оценивайте свои возможности. Конечно, похудеть на 30 кг за неделю – здорово, но это вряд ли достижимо, как и полет домохозяйки на Луну.
Вариантов оценки достижимости так же много, как самих целей и способов их измерений.
Это:
–материальные и моральные ресурсы;
–время;
–умения;
–знания;
–финансовые возможности;
–здоровье.
REALISTIC /RELEVANT – реалистичными/актуальными.
Согласуем цель с реальностью! Проясняем для себя сразу, для чего это надо (конечный результат), что увижу, услышу, почувствую, и в чем ценность.
Интересный момент – согласование цели. С чем или кем ее нужно «согласовывать»?
Со всем!
С реальностью…
С уже существующими планами…
С желаниями…
Что может получиться, если исключить этот пункт из планирования по SМАRТ? Абсурд и полная невыполнимость сформулированных задач.
Плохо стыкуются цели: «выспаться», «бегать в 5 утра», «проводить с мужем время после его возвращения с работы в 24.00». Или: «сокращение 80% штата» и «выход на прибыль в 200% в сравнении с прошлым годом».
Если есть противоречия, то надо пересматривать и корректировать планы.
TIME-BOUND – ограниченными по времени, где есть начало, конец и интервал действия.
Настройте себя на то, чтобы получить результат к определенному сроку.
По срокам принято разделять цели на:
Краткосрочные – до 100 дней.
Среднесрочные – от квартала до года.
Долгосрочные – на период в 1 год и более.
Интересный факт, но согласно SMART-системе цель должна быть не просто ограниченной во времени, но и соотносимой с другими планами.