Страница 7 из 11
7. Заполняйте строчку с темой письма. Вкратце изложите всю информацию непосредственно в строке темы и завершите с помощью NFM (no further message) или EOM (end of message). Тогда адресату вообще не понадобится открывать (пустое) письмо.
8. Составьте расписание для долгих ответов. Ответ выходит довольно длинным или вам понадобились для него дополнительные документы? В этом случае вам следует запланировать написание ответа на более позднее время, выходящее за рамки вашего фиксированного промежутка. Лучше всего просто пометить сообщение флажком и добавить напоминание о нем в ваш текущий список дел.
9. Для решения сложных проблем лучше позвонить. Развивать идеи, решать конфликты, вести переговоры – все это не подходит для переписки по электронной почте (см. страницу 123).
Кроме того, предложите руководству установить четкие правила относительно использования данного канала связи. Пусть вас вдохновят на это примеры других компаний. В 2010 году «Telekom» утвердил корпоративную политику, рекомендующую руководителям не писать электронные письма подчиненным после завершения рабочего дня[7]. В 2011 году «Volkswagen» установил строгую блокировку электронной почты своих сотрудников со служебным смартфоном, которая включается в конце рабочего дня. С этого момента устройства сотрудников «VW» не могли получать электронные письма с 18:15 и до 7:00[8]. А наши французские соседи даже приняли по этому вопросу закон: с 1 января 2017 года руководители компаний должны ежегодно консультироваться с коллективом или представителями профсоюзов по вопросам «доступности»[9]. По крайней мере теоретически. Так как эти предписания носят лишь рекомендательный характер.
5. Что заставляет офисного бога смеяться? Расписание
Любой, кто составил свой список дел еще вечером, либо гений, либо просто не знал, чем еще можно было заняться в тот день
Так случилось, что мои рабочие часы не хотят мне подчиняться. К примеру, время коллеги F послушно и бодро доставляет его от начала рабочего дня к его завершению – с финальным рывком в самом конце, ни на секунду не переступая за границу финишной черты. Мое собственное время все еще бездельничает с задачей, которую я должна была выполнить до обеденного перерыва. На самом деле кажется, что в офисе что-то не так с пространственно-временным континуумом. Единственное, что остается неизменным, – это то, что мы все находимся в одной комнате, однако время течет для каждого по-разному, быстро или медленно. И очень редко так, как оно и должно течь. За исключением коллеги F. И, может быть, коллеги H. Оба покидают свои рабочие места ровно в 17:30 и радостно комкают свои списки дел на пути к личной жизни.
Я со вздохом бросаю взгляд на свой список, который я только что удлинила, приклеив к нему на скотч незавершенные задачи последних четырех дней. Взгляда на список достаточно, чтобы убить мой внутренний подъем, только что вызванный новой порцией кофеина. «Так у тебя ничего не выйдет», – говорит коллега F по-отечески обеспокоенным тоном, хотя он на пять лет моложе меня. Но он с явным удовольствием демонстрирует мне свою «крайне успешную систему», посыл его действий очевиден: учись у профессионала, у мастера тайм-менеджмента! Я бы с удовольствием ответила на его покровительственный тон, но еще больше мне хотелось бы хоть раз закончить рабочий день вовремя и при этом успеть сделать все, что я запланировала. Так что, скрипя зубами, я беру табличку с азами тайм-менеджмента от старшего преподавателя F, но тут к нам подходит учитель на замену H.
«Нужно просто записать текущие задачи здесь…» – начинает F. «…так не пойдет, это лишь пустая трата бумаги», – комментирует H. С его точки зрения, я должна все классифицировать, ранжировать, максимально часто делегировать, обилие мусора устранить, а временные рамки строго ограничивать.
Кажется, я начинаю понимать.
Воодушевленная, я беру чистый лист бумаги («Используй бумагу, ведь вычеркивание приносит огромное удовольствие», – советует коллега F), теперь настанут новые времена. Я не просто переписываю старый список дел, нет, я сортирую его по категориям от «A» (срочные и важные задачи: заполнить заявление на отпуск и написать концепцию для нового проекта, о которой мне напоминали уже трижды) до «C» (срочные, но не особо важные задачи: наконец-то полить офисные цветы, которые отчаянно пытаются привлечь внимание к тому, что они уже почти засохли, осыпая все вокруг своими коричневыми листьями).
Поскольку каждая концепция, а тем более концепция коллеги F, может быть улучшена, я подчеркиваю наиболее важные задачи в каждой из категорий с помощью разноцветных маркеров, которые я взяла в секретариате. Это отнимает время, но все-таки это мой первый опыт в тайм-менеджменте. Кроме того, это бесконечное Крхххт-Крхххт-Крхххт выбивает меня из колеи. Звук исходит от сверхострых карандашей, которыми F и H вычеркивают выполненные задания. Каждые пятнадцать минут их компьютеры издают гудки, напоминая им, что, согласно их расписанию, теперь пришло время нового временного окна.
Кроме того, меня беспокоит откровенно веселящийся взгляд коллеги Z. При этом ее-то рабочему дню структурированность совсем не повредила бы: она постоянно прыгает с одного задания на другое и редко начинает с самого важного. Если бы ее идеи не были бы всегда так хороши, начальник давно бы выгнал ее за работу, в которой она руководствуется лишь собственным интересом.
Так как до обеденного перерыва я хочу успеть вычеркнуть что-нибудь еще из списка, я поливаю растения, которые с благодарностью шелестят, но этот звук тонет в моем сверхгромком КРРРХХХХХТ. Я чувствую себя хозяйкой своего рабочего времени, которое отныне будет послушно ходить за мной следом, как маленькая собачка. Оно больше не оторвется, не отстанет и не убежит!
Вечером я пропускаю некоторые временные интервалы из-за попыток найти людей, которым я могла бы делегировать мои задания из списка «С». «Коллега W, ты недавно начал работать с новой бухгалтерской программой и…» – «Извини, мне нужно кое-что закончить. Это может подождать до 15:45 послезавтра? Тогда бы я нашел несколько минут для тебя». То же самое в соседней комнате: «Скажи, дорогой коллега T, ты ведь мастер по взлому таблиц…» – «Делай свои таблицы самостоятельно, и тогда ты тоже скоро им станешь».
Все-таки я представляла себе все это несколько иначе. Я даже была почти готова смирить свою гордость и спросить коллегу F о том, как он делегирует. В этот же момент я получила от него письмо с темой «Наша концепция» и текстом «отправлю тебе свои мысли о новом проекте, тебе всего лишь нужно их доработать». Его мысли состоят из трех пунктов, которые он, должно быть, написал во время пятиминутного временного окна перед дневным совещанием.
Встреча длится немного дольше, так как коллега Z вдохновляется небрежно брошенным предложением о переориентации маркетинга и увлекает начальницу разговором. Я слышу, как внутри меня захлопываются все мои запланированные временные окна. Коллега F толкает меня и шепчет: «Я надеюсь, ты предусмотрела временные буферы для совещаний – они нужны всегда, когда Z здесь». Он мог бы сказать это и пораньше.
Ровно в 17:30 коллега F и коллега H синхронно выключили компьютеры, скомкали законченные списки дел и вышли из офиса. Мой собственный список настолько длинный, что ему удается ласково поглаживать пустые бутылки под моим столом (категория C / подкатегория c: выкинь их в ближайшее время). Несколько слез отчаяния капают на незавершенные задачи из категории «А».
7
http://www.computerwoche.de/a/keine-e-mails-waehrend-der-freizeit,2556778
8
http://www.handelsblatt.com/unternehmen/industrie/loeschung-bei-abwesenheit-daimler-stoppt-die-e-mail-flut/7430926.html
9
http://www.spiegel.de/karriere/frankreich-was-wurde-aus-dem-e-mail‐verbot‐nach-feierabend‐a‐1119202.html