Страница 6 из 11
ПЛИНК!
Кто-то переслал гневное письмо коллеги R шеф-повару, который прислал свой резкий ответ всем участникам переписки, отправив копию письма начальнику: «Если эта компания хочет променять свой сбалансированный рацион на засоряющий артерии джанк-фуд, что вскоре приведет к потере нескольких сотрудников, потому что они либо заболеют, либо умрут, то тогда компания, конечно же, может принять эту инициативу – но без меня, БЕЗ МЕНЯ! Вы можете нанять Макса-из-ларька-с-хот-догами, я же сыт по горло и точно не буду рисковать своей репутацией ради людей, которые все еще думают, что во время своего просиживания штанов в офисе они сжигают достаточное количество жиров, потому что эти невежественные…» (Точное воспроизведение окончания письма выходит за всякие рамки и идет вразрез с правилами хорошего тона.)
ПЛИНК!
Босс ответил всем участникам переписки, но отдельно упомянул коллегу R в строчке «копия»: «Меню остается прежним. И в понедельник утром R следует зайти в мой кабинет».
Боюсь, что R изрядно насолил самому себе и вляпался во что-то серьезное. Атмосфера в офисе точно будет великолепной. Хорошо, что в понедельник я не работаю и наконец-то смогу выспаться.
В воскресенье приходит подозрительно мало писем. Я проверяю устойчивость интернет-соединения и Wi-Fi. Вдруг все-таки ЧП с купанием нанесло ущерб телефону. Я чувствую себя немного потерянной. Чтобы отвлечься, я бы могла немного покататься на велосипеде, но делать это вдвоем все-таки веселее. Я отправляю мейл моей подруге K, но она не отвечает. Развод, конечно, делает людей странными.
Утро понедельника, 8:02. ПЛИНК! Я переворачиваюсь на другой бок.
8:05. ПЛИНК! Я закрываю уши подушкой и сплю дальше, пропуская при этом ПЛИНК! в 8:16 и в 8:57.
Когда в 9:30 я потная и лохматая выползаю из-под подушки, меня ждут новости, точнее – плохие новости. «Где ты? – спрашивают меня коллеги в первом письме. – Сегодня с утра у нас проходит конференция, решаем, как распределить обязанности на новом проекте». Мне одновременно жарко и холодно: я забыла выйти из системы или по крайней мере активировать почтовый автоответчик на понедельник.
Во втором письме они проворчали, что больше ждать не могут. В третьем письме они сообщили, не без злорадства, что меня единогласно назначили главой по коммуникациями (мои коллеги просто свиньи!), а в четвертом – отправили мне протокол встречи, чтобы я знала, с кем именно мне нужно связаться.
Глава по коммуникациям – едва ли действительно значимая должность. Мне придется получать и отправлять мейлы сутки напролет – от раздраженных коллег, которым не очень нравится, когда им напоминают об их еще не осуществленном вкладе в проект, и которые, лишь заметив меня, сразу же сворачивают за угол. И отблагодарят ли меня хотя бы после всего этого? Нет. Главе по коммуникациям никто не кланяется, он – офисный олух.
Я злюсь, потому что мне бы все-таки стоило пойти сегодня на работу. Вместо того чтобы отдыхать и наслаждаться хорошей пробежкой, я отвлекаюсь на мельтешащие в голове мысли. И их сложно назвать хорошими.
12:30. ПЛИНК! Коллега P: «Мы же договорились вместе пойти на ланч, я простояла полчаса перед столовой, но теперь пойду обедать с секретаршей, иначе салат засохнет. Свои оправдания можешь прислать мне на почту».
17:05. ПЛИНК! Коллега S отправляет циркуляр, в котором он благодарит всех за быстрый фидбек на новую систему электронной почты. Лишь я до сих пор не прислала свой ответ, тактично замечает он.
17:06. Я устала, я так устала. И это при том, что я вообще не бегала.
17:07. Я чувствую, что так дальше продолжаться не может.
17:09. Я решаю изменить свою жизнь.
17:10. Я удаляю рабочий почтовый аккаунт со своего телефона. Затем я заказываю себе пиццу с картошкой фри и шоколадное мороженое.
Рано утром во вторник в офисе. Я включаю компьютер. ПЛИНК! Коллега G спрашивает, хорошо ли я отдохнула во время моих длинных выходных. Слышала ли я о столовой драме коллеги R? Если нет, она готова переслать мне все сообщения.
Я открываю программу внештатного помощника и отправляю всем автоматически сгенерированное сообщение: «Пожалуйста, не пишите мне больше писем. И не ждите никаких писем от меня. Звоните, но только тогда, когда это действительно важно. (@Коллега R, бунт из-за столовой к этому не относится!) Или просто заходите. Но больше никаких писем. Пожалуйста».
СОВЕТ: правила и договоренности
Какой бы прекрасной и несложной ни была бы эта «новая» технология электронной почты, мы до сих пор так и не научились правильно обращаться с этим каналом связи. И это имеет разрушительные последствия. Потому что из-за того, что мы постоянно на связи, нам становится по-настоящему плохо.
Тем не менее проблема состоит совсем не в том, что работы становится больше. Проблема в нашей неспособности отключаться. Постоянно ожидая сообщений, вы продолжаете находиться в «рабочем режиме». Даже простого ожидания работы достаточно, чтобы вогнать нас в состояние стресса, даже если телефон наконец-то просто спокойно лежит. Не говоря уже о неприятных письмах, которые приходят в субботу вечером и которыми мы хотели бы заняться лишь в понедельник. В таких ситуациях от вас потребуется много внутреннего буддийского спокойствия, чтобы не испоганить себе выходные.
Если раньше постоянное нахождение на связи было исключением или распространялось лишь на аварийные службы, то сегодня это стандарт: 66 процентов всех сотрудников остаются на связи вне своего рабочего дня. 29 процентов из них доступны в любое время, то есть даже в отпуске, по воскресеньям и в праздничные дни[5].
Избавьтесь от диктата почтового бескультурья и информационной перегрузки, следуя следующим советам.
1. Перерыв. Отключите автоматическое уведомление о входящих сообщениях. Будь то «плинк» или мигающая иконка конверта – каждый раздражитель отвлекает вас как от работы, так и от отдыха. То, что кто-то только что нажал кнопку «отправить», вовсе не означает, что вам необходимо бросить все и ответить на его письмо в тот же момент.
2. Начинайте рабочий день со спокойного обзора всех новых сообщений. При этом не отвечайте на них сразу! Для начала пометьте флажком те сообщения, в которых содержатся задания или на которые вам необходимо ответить[6]. Затем, на втором этапе, твердо решите, будете ли вы с ходу формулировать быстрые ответы или же предпочтете посвятить себя одной из важных задач дня, а уже потом ответите на новые запросы. Помните, что отправитель понятия не имеет, когда именно вы проверяете свою электронную почту, в 8 или 10 часов утра, – так что не нервничайте!
3. Фиксированные промежутки времени. Не стесняйтесь выбрать конкретное время суток под разбор почты в целом и конкретный временной период, который вы посвятите каждому блоку писем (например, двадцать минут утром, тридцать минут днем), и постарайтесь сделать так, чтобы эти процедуры разумно вписались в ваш рабочий процесс.
4. Есть ли у вашей компании четкие рекомендации относительно «доступности»? Придерживайтесь их. Таких нет? Тогда предложите свои! Пару советов, как лучше это сделать, вы найдете ниже.
5. Обращение с письмами-копиями. Твердо решите в вашей компании или команде, как вы будете обходиться с электронными письмами-копиями, самыми большими пожирателями времени из всех. Например: «Как правило, электронные письма через CC (carbon copy) запрещены в нашей компании». Четко определите размер «штрафа»: пять евро в коллективную кассу, попойка за счет «спамеров». Будьте креативны – большинство проблем можно решить с помощью всего лишь капли юмора. Остальные не согласны? Тогда четко заявите, что вы больше не читаете электронные письма-копии. Точка.
6. По одному письму на каждый запрос. Если вы хотите прояснить несколько деталей с одним и тем же адресатом, лучше всего отправлять по каждому запросу отдельное письмо – с вопросом или с конкретным моментом, который следует указать в теме сообщения. Таким образом, вам не придется разгребать гору информации в каждом из последующих писем.
5
https://de.statista.com/statistik/daten/studie/254678/umfrage/betroffene-von-depressionen-nach-erreichbarkeit-ausserhalb-der-arbeitszeit/
6
Небольшую инструкцию о том, как это работает, вы найдете здесь: https://support.office.com/de-de/article/Video-Festlegen-von-Kategorien-Ke