Страница 38 из 71
Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года (п. 57 Правил нотариального делопроизводства).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
– помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;
– раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);
– группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
– не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.
Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.
При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением слов «т. 1», «т. 2» и т. д. (п. 58 Правил нотариального делопроизводства).
Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи (п. 62 Правил нотариального делопроизводства).
Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).
После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.
Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел); составление внутренней описи документов дела; брошюровку (подшивку) дела; проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом; заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом, ответственным за делопроизводство. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения за соответствующий год (приложения № 11 и № 12), опись наследственных дел, оконченных в соответствующем году (приложение № 12.1), опись дел, оконченных в соответствующем году, срок хранения которых не установлен (приложение № 12.2), а также акт о выделении к уничтожению документов (приложение № 13).
Для организации проведения экспертизы ценности документов, оказания нотариусам методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, согласования актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, создается экспертная комиссия.
Согласно п. 92 Правил нотариального делопроизводства дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с Правилами.
Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания (п. 94 Правил нотариального делопроизводства).
По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – лицом, ответственным за делопроизводство.
Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – лицом, ответственным за делопроизводство (п. 109 Правил нотариального делопроизводства).
Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения. Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается (п. 110 Правил нотариального делопроизводства).
Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах (п. 111 Правил нотариального делопроизводства).
На основании ст. 50 Основ о нотариате все нотариальные действия, совершаемые нотариусом, регистрируются в реестре. Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению организаций и лиц, указанных в ч. 3, 4 ст. 5 и в ст. 28 Основ о нотариате.
В соответствии со ст. 51 Основ о нотариате формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядок их оформления устанавливаются федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.
В настоящее время формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей и порядок их оформления установлены Приказом Минюста России от 27.12.2016 № 313 «Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления», зарегистрированном в Минюсте России 29.12.2016 № 45046[162].
Данным Приказом установлены формы:
– реестров регистрации нотариальных действий нотариуса (№ 1.1); регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, направленных в электронной форме (№ 1.2); регистрации запрещений отчуждения движимого и недвижимого имущества, а также арестов, наложенных судебными и следственными органами (№ 1.3); списков участников ООО (№ 1.4);
– удостоверительных надписей для односторонней сделки (№ 2.1); на доверенности (№ 2.2); для договоров (№ 2.3); для удостоверения юридически значимых волеизъявлений (№ 2.4); для завещаний (№ 2.5); надпись на конверте с закрытым завещанием (№ 2.6); о свидетельствовании верности копии документа (№ 2.7); свидетельствовании верности выписки из документа (№ 2.8) и т. д.;
– нотариальных свидетельств о праве на наследство по закону (№ 3.1); о праве на наследство по завещанию (№ 3.2); о праве на наследство по закону, выдаваемое для подтверждения права на наследство, находящееся за пределами РФ (№ 3.3); о праве на наследство по завещанию, выдаваемое для подтверждения права на наследство, находящееся за пределами РФ (№ 3.4); о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, выдаваемое пережившему супругу (№ 3.5); об удостоверении факта (№ 3.6); о передаче заявлений и (или) документов (№ 3.8) и т. д.
162
СПС «КонсультантПлюс».