Страница 36 из 71
5) завещания граждан, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальниками мест лишения свободы.
Если в силу сложившихся чрезвычайных обстоятельств гражданин лишен возможности совершить завещание в принятой форме, то завещание может быть составлено в простой письменной форме.
14. Нотариальное делопроизводство, формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, регистрация нотариальных действий
Нотариальное делопроизводство регулируется Основами о нотариате, а также Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с «Правилами нотариального делопроизводства», утв. решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78)[160].
Под нотариальным делопроизводством в нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой, следует понимать совокупность мероприятий; совершаемых нотариусом действий, связанных с ведением, оформлением, составлением, учетом, регистрацией документов, в том числе входящих, исходящих и т. д.
Нотариальное делопроизводство в целом в нотариальной палате есть документооборот, связанный с нотариальными действиями в рамках Федеральной нотариальной палаты; нотариальных палат субъектов РФ, в том числе включающий переписку с Министерством юстиции РФ, его территориальными органами и иными органами и организациями.
Согласно ст. 9 Основ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми федеральным органом юстиции совместно с Федеральной нотариальной палатой.
Данные правила установлены Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78.
Пункт 1 указанных Правил предусматривает, что правила нотариального делопроизводства устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу, применения и замены печатей нотариусов, а также порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами, Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденными приказом Минюста России от 17.06.2014 № 128 и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденным приказом Минюста России от 17.06.2014 № 129.
Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению. Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.
Таким образом, нотариальное делопроизводство включает в себя несколько самостоятельных этапов, стадий: составление документов, их учет, передачу другим лицам, в том числе на хранение, внесение в реестр единой информационной системы нотариата и т. д.
Статьей 10 Основ о нотариате устанавливается, что нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком. Данное положение Основ о нотариате конкретизировано в п. 2 Правил нотариального делопроизводства, согласно которым делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.
В соответствии с п. 6 Правил нотариального делопроизводства нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия: приказы; распоряжения.
Данные организационно-распорядительные документы нотариуса должны иметь следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; должность, фамилию, имя, отчество (при наличии) нотариуса; дату и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса; вид документа (приказ, распоряжение); наименование документа; дату; регистрационный номер; место составления; текст документа; подпись нотариуса; оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении (п. 8 Правил нотариального делопроизводства).
Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов, за исключением организационно-распорядительных документов, подлежащих специальному учету (например, приказы по личному составу, распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса).
Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса (п. 10 Правил нотариального делопроизводства).
По смыслу п. 11 Правил нотариального делопроизводства документами, исходящими от нотариуса, не связанными с документальным оформлением нотариального действия, являются запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы.
Пункт 12 Правил нотариального делопроизводства также устанавливает, что запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты: а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); б) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы; в) место нахождения нотариальной конторы; г) дата; д) исходящий регистрационный номер; е) заголовок к тексту (при наличии); ж) текст; з) отметка о наличии приложения (при наличии); и) подпись нотариуса; к) сведения об адресате (при наличии).
Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, также содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.
Согласно п. 19 Правил нотариального делопроизводства входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.
160
«Российская газета», № 95, 25.04.2014.