Страница 8 из 9
Глава 5. Как строить планы, чтобы они осуществлялись
Наш мозг хитер и изворотлив, и, если он захочет уговорить вас отказаться от реализации какой-то задачи, будьте уверены, он легко с этим справится. Но ведь и вы не лыком шиты, верно? Мозг можно обмануть, каждый день делая его счастливым, и при этом успевать и поработать, и научиться чему-то, и выпустить новый влог.
В среднем после 20 минут активной работы мозг теряет концентрацию и начинает отвлекаться. Отличный способ обмануть его – дробить работу на 25-минутные этапы. Так вы будете нагружать мозг в моменты его максимальной активности и повысите КПД своей работы в разы. Пользуясь этим правилом, можно с легкостью работать часами.
Грамотное планирование повышает продуктивность абсолютно у всех и не оставляет шансов скатиться в прокрастинацию.
Разбивайте большую цель на маленькие задачи
У меня всегда было много глобальных целей, и первое, с чего я всегда начинала путь к ним, – это дробление их на мелкие задачи, которые можно выполнить за пару часов.
Например, мы с моим соучредителем Димой Пистоляко поняли, что хотим привлечь в LinguaTrip инвестиции от американских инвесторов. Если просто сделать пометку в органайзере «Привлечь раунд инвестиций», то получится не план, не действие, а цель, к которой вы двигаетесь. Что делать прямо сейчас и с чего начать – непонятно. Поэтому мы разбили эту цель на несколько последовательных действий, основываясь на описанных на vc.ru историях успешных российских предпринимателей, которые привлекали инвестиции в Кремниевой долине.
Первое, что мы сделали, – сели составлять список американских инвесторов, которые уже инвестировали в компании, связанные с образованием и путешествиями. И это была наша отправная точка. На следующий день мы запланировали составление писем этим инвесторам, на третий день – создали рассылку, на четвертый – дополнили список адресатов.
Мы разбили процесс привлечения раунда на действия, которые можно выполнить в течение дня. Удовлетворенный быстрым и наглядным результатом, мозг выделит волшебный гормон дофамин, который необходим для того, чтобы было желание работать дальше.
Когда мы ставим перед собой глобальную задачу, нам автоматически не хочется даже начинать, потому что мозг понимает, что цель далека и дофамин придет не скоро. Поэтому в этих случаях стоит разбить большую задачу на маленькие – обмануть свой мозг, чтобы он каждый день получал свою порцию счастья.
Планировщик задач
Если вы составите список из пятидесяти задач, то он так и останется списком.
Я могу посоветовать сайт для структурирования целей – trello.com. Там вы можете распределить все свои задания по столбцам. У меня, например, есть столбец с текущими задачами, которые нужно выполнить сейчас. Есть столбец с делами «на потом»; столбец со своего рода закладками, например, я туда заношу какие-то полезные фишки, которые заметила у конкурентов, но пока не собираюсь их глубоко изучать и применять; и есть столбец с совсем долгосрочными целями.
Я заметила, что, как только в столбце текущих задач накапливается больше пяти дел, я их вообще не выполняю, потому что мозг понимает, что на их выполнение может уйти слишком много энергии, и выдумывает причины, почему к ним не нужно приступать. И ведь находятся самые разные причины, чтобы не начинать работать: надо загрузить видео, надо убраться дома, надо съездить к родителям. Прокрастинация в этом случае включается на раз!
Еще один лайфхак, которым я стала пользоваться в последнее время: не планировать дела на конкретный день. Для меня очень важно постоянно ощущать свободу. Я знаю, что в течение дня могут поступить разные предложения насчет каких-нибудь съемок или мероприятий. И я не хочу быть скованной планом, который я сама себя навязала. Это убивает во мне креативность, и в такие моменты я не хочу заниматься ни блогом, ни соцсетями.
Поэтому уже месяц я практикую составление плана не на день, а на неделю. У меня есть ежедневник, в котором я не ориентируюсь на даты, а просто пишу мелкие задачи в столбик и постоянно что-то вычеркиваю. Перелистывая страницы с планами, я могу выбрать последнюю записанную задачу и приступить к ее решению, а могу начать с первой, отмеченной уже давно. Выбираю дела под настроение, под время, которое я готова потратить. Этот метод особенно удобен для творческих людей, потому что не убивает на корню возможность творить и импровизировать в течение дня.
Пару раз в неделю я стараюсь хотя бы по полдня отдыхать, потому что без выходных нельзя. Но иногда в рабочие часы на меня накатывает усталость или тоска, и мне не хочется ничего делать, а работать все-таки надо. Что делать?
Если я понимаю, что задание непременно нужно выполнить, и к тому же срочно, то я пользуюсь правилом 25 минут. Я говорю себе: «Окей, мне нужно написать главу для книги. Я буду писать ее только 25 минут. После этого я пойду на перерыв или вообще сменю занятие».
В дни, когда вы прокрастинируете, самое важное – просто начать что-то делать. Правило 25 минут очень помогает мозгу войти в рабочий режим.
Google календарь
Вся Америка сидит в Google Календаре. Его особенно удобно использовать для планирования встреч и мероприятий. Раньше я вела план встреч в блокноте Moleskine, но его приходилось всегда иметь под рукой, а я не люблю носить с собой много вещей.
В Google Календаре можно отправить приглашение другому человеку, и в его календаре автоматически появится нужное мероприятие с указанием времени и места.
Google Календарь станет удобным помощником для тех, кто работает с несколькими часовыми зонами, как я. Когда я отправляю приглашение человеку, который находится в другом часовом поясе, то в его календаре оно отображается в его местном времени. Не случается казусов, когда я думаю, что мы созваниваемся в пять по Лондону, а он – что в пять по Калифорнии, а в итоге звонок или встреча срываются. Синхронизация по часовому поясу очень важна. Более того, если вы переносите встречу, то она автоматически переносится у человека и ему приходит запрос на подтверждение, согласен он с переносом или нет.
Google Календарь – это то, что меня спасает, когда запланировано много разных встреч и есть вероятность что-то забыть.
Если вы, как я, проводите консультации или постоянно назначаете онлайн-встречи, могу порекомендовать вам еще один сервис – Calendly.com, он синхронизируется с Google Календарем. Вы просто посылаете вашему собеседнику ссылку, он выбирает по своей часовой зоне время, которое ему удобно, потом ему приходит уведомление на почту, и событие автоматически записывается в Google Календарь. Это действительно очень удобно для тех, кто ведет уроки и семинары или консультации онлайн.
Свой день для каждого вида занятости
Одно из правил, которому я следую последние два года, звучит так: определенным видом деятельности занимайтесь в отведенный ему день недели. Например, я посвятила все пятницы консультациям. То есть каждую неделю в этот день я провожу консультации одну за одной с перерывами в 20 минут.
Раньше я планировала дела по-другому. Консультации я проводила каждый день, иногда по одной, иногда по две или больше. Я заметила, что до консультаций я не могла работать, потому что готовилась к ним, а после – хотела поесть, отдохнуть. В результате день разорван, я устала, а до кучи других дел просто не доходили руки.
Но, когда я стала группировать дела по дням, то есть отводить определенный день под конкретные дела, исчезло множество отвлекающих факторов и работать, соответственно, я стала продуктивнее. Я знаю, что в определенный день у меня не будет встреч и созвонов, и могу заняться чем-то другим.