Страница 12 из 18
Существовало правило оплаты счета в течение 10 дней и, поскольку на каждый товар существовал наряд на отгрузку, никого особенно не заботило, как быть с товаром, на который выписан счет.
Теперь ситуация радикально изменилась.
Есть ли у кого-нибудь из коммерсантов уверенность, что если на товар выписан счет, то он будет оплачен? Конечно, нет.
Как быть с товаром, на который выписан счет? Очевидно, что товар надо зарезервировать.
Но следом возникает вопрос: на какой срок? Предположим, 10 дней. Однако деньги могут идти больше 10 дней.[8]
В счет включается следующее условие – подтвердить оплату, прислав копию платежного поручения в течение 3 дней. А если товар валютный, а оплата производится в рублях?[9]
И вот все эти и многие другие условия покупки товара вносятся в счет. «Но ведь это уже не счет» – скажете Вы, и будете совершенно правы.
Может быть, это договор?
В наших рыночных условиях простой договор покупки по сложности условий и риску приближается к биржевому фьючерсному контракту. Здесь впору учитывать форс-мажорные обстоятельства и вносить в договор требования следовать правилам «Инкотермс», а наши коммерсанты норовят обойтись простым счетом.
Конечно, никому не хочется на каждый недорогой товар оформлять договор, и это понятно. Но должно быть понятно и другое.
Если продавец, выписывая счет, берет на себя обязательство отпустить покупателю товар после оплаты, то он должен иметь этот товар на складе. В то время как покупатель, получив счет, может не оплатить его, ведь его подписи на счете нет.
Таким образом, то что сейчас называется счетом, по сути является коммерческим предложением, а не счетом и не договором.
Ответственность по коммерческому предложению определяет продавец, указав на нем срок его действия. Ни один коммерсант на Западе не будет резервировать товар, если в течение срока действия коммерческого предложения он не получил от заказчика договора, соответствующего этому предложению.
Следующая коллизия возникает с оплатой.
Коммерческое предложение, строго говоря, не является основанием для оплаты. Вот если оно подписано покупателем, с указанием о принятии условий предложения, то предложение превращается в договор.
Предвижу возражения: что же, на продажу каждой бутылки «Колы» заключать договор? Конечно, нет. Потому и существует розничная продажа, что при одномоментной процедуре обмена товара на деньги вероятность невыполнения условий обмена стремится к нулю. Однако и здесь есть необходимость в договорных отношениях, которая вытекает из соображений качества.
На эту тему много написано и у нас, и у них, но, к сожалению, коммерсантам в наше время некогда читать…
Если счет оплачен наличными, сразу после выписки, то его незачем выписывать. Это обычная продажа, скажем, со склада-магазина. Казалось бы, можно автоматически учесть в бухгалтерии расход этого товара со склада.
Кстати, однажды мне довелось услышать от молодых аудиторов(!) упрек, почему наша программа так не делает. Да потому, что бывают ситуации, когда покупатель, выписав и оплатив товар, не забирает его со склада в течение месяца. Конечно, дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматически формировать кредиторскую задолженность по товару, которую погашать после возвращения накладной со склада.
Пока мы будем рассматривать идеальный вариант, когда все схемы проводок выработаны и отлажены, хотя это и верно, вопрос о целесообразности останется спорным.
Однако если вспомнить мудрость древних – Errare Humanum est[10], – будет понятно, что ввести дополнительный цикл проводок означает допустить возможность появления дополнительных ошибок в бухгалтерии, где их и так бывает достаточно.
Стандартной ситуацией отпуска товара со склада является отпуск, точно соответствующий выписанной накладной. Но кто из коммерсантов не сталкивался с клиентом, который в момент отпуска не изменил своего решения получить тот товар, который он выписал и оплатил?
Признаюсь, я сам, придя на склад одной из торговых фирм, вдруг увидел товар, который мне был более необходим, чем тот, который я оплатил. Моя просьба произвести замену и принять от меня доплату наличными привела сотрудников фирмы в оцепенение. – «Как же это можно сделать, если уже выписан счет, по нему произведена оплата и выписана накладная, которая учтена в бухгалтерии?!» И только старший менеджер, скрепя сердце, разрешил произвести замену. Думаю, он мысленно проклинал меня и мне подобных клиентов, которые сами не знают, чего хотят.
Причиной этому была автоматизированная система, в которой был реализован стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления.
В другой фирме такая же ситуация не вызвала никакого замешательства. Мне тут же переписали счет с тем же номером, приняли доплату на основании того же счета и выдали товар по новой расходной накладной с тем же номером. Предыдущие документы уничтожили. В этой фирме не было никакой системы автоматизации.
Говорят ли приведенные примеры о том, что всякая автоматизация плоха? Нет. Плоха та автоматизация, которая ограничивает человека в принятии им решения. Но это к слову.
Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой.
Пока мы не пришли к внедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям придется принимать человеку.
Еще раз сформулируем вопрос, вынесенный в заголовок.
Что более эффективно? Автоматизация учета или ведение учета на базе автоматизации организационного управления?
При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром. В ней концентрируются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена. Почему это так, и долго ли это будет так – Бог знает… Но пока это так.[11]
Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока документ хозяйственной жизни предприятия будет порождаться сам по себе (накладная – в ОМТС или на складе, счет – в торговом или коммерческом отделе, договор – в плановом или производственном отделе, и т. д.), как ни автоматизируй бухгалтерию – всегда останется проблема ручного ввода документа.
Отсюда пойдут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей не введенного документа, и много тому подобного. Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним.
Тогда мы сделали заключение, что эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе. Система должна формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии.
Если все документы на предприятии будут порождаться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача – учет – будет решена автоматически(!).
Когда все данные, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической.
Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т. е. способной к развитию.
8
В то время такое бывало.
9
В 1994 году был случай, когда курс рубля по отношению к доллару за один день упал на одну треть. Правда, потом правительство его восстановило. Поэтому операции с валютным товаром были в высшей степени рискованными.
10
Человеку свойственно ошибаться (лат). – Прим. ред.
11
Кстати, и до сих пор это так!