Страница 11 из 18
Кратко обозначим основные преимущества внешнего разработчика, которые свойственны ему по определению.
Профессионализм. Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих «живых» систем, то есть реальных предприятий, которые ему пришлось автоматизировать.
Реализм. Внешний разработчик вынужден отчетливо представлять степень реализуемости задания, тем самым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и/или времени на нереализуемые проекты. На мой взгляд, это самое важное преимущество.
Грубовато, но ярко обозначил эту ситуацию Себастиан Брандт в «Корабле дураков»:
Ответственность. Внешний разработчик (в отличие от собственного) несет перед заказчиком юридическую и финансовую ответственность за разработку в полном объеме.
Экономическая целесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологические заделы. На оснащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времени и средств, поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет) на эту работу и несмотря на ее разовый характер на данном предприятии, разработка внешним исполнителем будет стоить дешевле, чем собственным. При иных условиях может быть не так, но это требует детального анализа.
К созданию своих коллективов разработчиков обычно тяготеют те фирмы, которые сами специализируются в этой или близких областях. Собирая или приглашая к себе коллектив разработчиков, они чаще всего имеют в виду, что выполнив работу для них, этот коллектив впоследствии создаст рыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив для последующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в таком подходе есть, и есть примеры успешной его реализации. Однако есть и обратные примеры.
В общем случае, стимулы у коллектива, который находится «на прокорме» в организации (т. е. на постоянной зарплате), гораздо менее сильные, чем у фирмы, которая привлечена для выполнения конкретной работы за конкретное вознаграждение.
Есть еще один психологический момент, связанный с разработкой, выполненной собственным коллективом. После того как работа выполнена и ее стали использовать на предприятии, база данных системы начинает очень быстро насыщаться информацией. Если концепция и средства разработки были выбраны неправильно, то это ведет к стремительному падению эффективности ее применения. Руководство в этом случае требует ее доработки даже тогда, когда уже понимает, что неправильна сама концепция системы. Дело в том, что принять решение о создании или приобретении новой системы – значит, признать свою ошибку при принятии первоначального решения. А это всегда не просто.
Как бы то ни было, если принято решение о создании системы автоматизации организационно-управленческой деятельности, перед руководством может возникнуть, хотя пока и редко, следующий вопрос:
Автоматизация учета или… учет на базе автоматизации?
Главная цель, а также первый результат системной автоматизации в области организационного управления – учет.
Сейчас отчетливо проявилась эта самая больная проблема быстро растущих коммерческих фирм.
Все фирмы, которые уже приобрели нашу систему, на первое место среди причин, побудивших их это сделать, поставили проблему с учетом. Типичные ее следствия – воровство на складах, многократные продажи одного и того же товара, путаница во взаиморасчетах, штрафы за срыв сроков поставок, завышение цен продавцами в коммерческих магазинах и т. п. Несмотря на то что со школьной скамьи мы знали, что «социализм – это учет и контроль», в период развивающегося капитализма это понятие пришлось осваивать заново.
Основное предназначение учета – сформировать базис данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но в более широком понимании – о состоянии всех данных, характеризующих предприятие: сколько товара на складе, сколько в пути, сколько заказано, сколько оплачено, сколько выписано, сколько разрешено к отпуску, сколько отпущено, сколько отпущено в кредит, сколько за наличную оплату, сколько возвращено по рекламации и т. д. и т. п.
И этот далеко не полный перечень относится только к товарно-материальным ценностям. А ведь есть еще основные средства, малоценка, производственные запасы, договорные отношения с вытекающими из них обязательствами, отношения с персоналом, отношения с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы… «и много, много… и всего – припомнить не имел он силы!»[5]
Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отображение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Разве только покурить во время работы можно так, чтобы информация не поступила в бухгалтерию.
А вот, как отображается в бухгалтерии жизнь предприятия, зависит от того, насколько верным и чистым является это зеркало.
Подчас «зеркала» новых фирм представляют собой «комнату смеха», что доставляет немалое удовольствие налоговым инспекторам.
Попробуем представить себе некоего субъекта, который пытается исправить свою внешность путем искривления зеркала, в котором эта внешность отражается.
Невольно мы придем к выводу, что у субъекта вследствие очевидной неадекватности его действий есть отклонения в психике. Однако совершать подобные действия с бухгалтерией считается в порядке вещей. Так же, как женщине нужно зеркало для того, чтобы припудрить носик, тем самым скрыв какой-то недостаток, так и предприятию необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в своей работе и устранить их (или хотя бы «припудрить»).
Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии – отражать фактическое(!) состояние предприятия.[6]
Идеальным отражением была бы фотография моментального состояния с максимально возможным разрешением. Но такую фотографию создать в бухгалтерии практически невозможно из-за естественного запаздывания в прохождении информации от источника возникновения факта хозяйственной деятельности до регистра учета этого факта.
Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами предприятия, в том числе и планирование, и прогнозирование, и расчет затрат и др., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываются средства автоматизации, необходимо эти функции различать. Не зря на крупных предприятиях помимо бухгалтерии существуют еще плановый, финансовый, экономический и договорный отделы.
Однако вернемся к вопросам учета на предприятии безотносительно к бухгалтерии. Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада.
Один из основных циклов, включающих данную процедуру, заключает в себе следующие взаимосвязанные операции:
выписка счета на интересующий покупателя товар,
оплата этого счета клиентом,
учет в бухгалтерии факта оплаты,
выписка расходной накладной на склад, где хранится товар,
расходование данного товара со склада,
учет в бухгалтерии израсходованного товара.
Теперь попробуем проанализировать возможные ситуации по каждой из операций указанного цикла.
Раньше однозначно понималось, что счет – это фактура с указанием плательщика и получателя, способа доставки, стоимости товара и некоторых других вспомогательных сведений.
5
М.Ю. Лермонтов «Демон» (Прим. ред.)
6
Криминальные аспекты деятельности предприятий остаются за рамками обсуждения в этой статье. Приходилось неоднократно слышать от руководителей небольших предприятий, что их вообще не интересует, что делает бухгалтерия. Бухгалтерам говорят, какую надо показать прибыль и «пусть делают свою отчетность как хотят». Если что-то не сойдется, мы заплатим проверяющим. Так будет дешевле.
7
Во время написания статьи еще не было счетов-фактур и многих других учетных форм и правил учета, которые позже были введены Правительством.