Страница 3 из 5
Попробуйте посчитать, сколько времени займет весь процесс. Установите крайние сроки выполнения каждого этапа. Не переживайте, если выйдете за пределы установленного графика, – ведь это просто способ сохранить сосредоточенность и ощущение важности процесса.
У вас должно быть ясное видение цели. Представьте, что вы уже ее достигли: почувствуйте это состояние, ощутите вкус, прислушайтесь к звуку, представьте конкретный образ.
Еще одна важная деталь: обязательно поощряйте себя за усилия, которые вы прикладываете на пути к цели, а не только за результат. 10 минут в день – это уже достижение. 10 минут в день через 4 недели превратятся в 2,5 часа! Сейчас вы не можете похвастаться таким капиталом, не так ли?
Несколько полезных советов:
♦ сделайте небольшую карточку, на которой будут записаны ваши цели в рамках тайм-менеджмента, храните ее в кошельке и читайте четыре-пять раз в день. Чем больше, тем лучше;
♦ заведите список задач. Напишите пошаговый план выполнения каждой задачи, а также укажите предполагаемое время на выполнение и крайний срок.
Я рекомендую сверяться с графиком целей каждый день на протяжении недель и месяцев – это значительно повысит вашу эффективность!
3. Планы и расписание
Уверен, что вы не раз слышали фразы вроде «семь раз отмерь – один отрежь» или «никакой ветер не будет попутным, если не знаешь, куда идешь».
Как бы банально они не звучали, в них есть доля правды. Планируете ли вы свои дела в течение дня? Или просто плывете по течению, решаете проблемы по мере их поступления, постоянно делаете одно и то же, регулярно оказываясь «в огне»?
Привычка планировать уже сама по себе может радикальным образом изменить вашу жизнь (как изменила мою).
Планирование – и краткосрочное, и долгосрочное – помогает расставить приоритеты и правильно распределить важные дела.
Я стал абсолютным фанатом планирования. Я регулярно планирую распорядок дел на неделю вперед в воскресенье днем. Соблюдение принципа «готовь сани летом» сохранило мне уйму времени и нервов.
Как это возможно? Составляйте списки дел. Записывайте все, что вам предстоит сделать, и устанавливайте временные рамки для каждого этапа. Список всегда должен быть под рукой и на виду. Так вы не потеряете эту нить.
Можно также поделить рабочее время на интервалы. Я обычно работаю 90 минут, после чего делаю получасовой перерыв. А когда я в ударе, я работаю 3 часа без остановки, а потом 2 часа отдыхаю.
Решите, какие пять дел вы хотите сделать завтра. Делайте только то, что действительно приблизит вас к достижению поставленной цели, и заранее решите, сколько времени понадобится на завершение каждого действия.
Не забывайте планировать время досуга, оставляйте время для развлечений и путешествий, а также резервируйте немного времени на случай непредвиденных обстоятельств, от которых никто не застрахован.
С какими проблемами вы можете столкнуться при планировании:
♦ у вас банально нет времени на планирование (поверьте, полчаса, отведенные на планирование воскресным днем, способны творить чудеса);
♦ вы слишком оптимистично оцениваете временные затраты. Вам требуется больше времени, чем вы запланировали, а это создает ненужное напряжение;
♦ вы не оставляете времени на форс-мажорные ситуации или неожиданные и неотложные дела, способные разрушить все ваши начинания.
Расписывайте дела в течение дня
Планируйте свой день: оставляйте время на непредвиденные обстоятельства, которые обязательно возникнут. Оставляйте время для сна и досуга.
И помните: важен результат, а не количество убитого времени.
Годовое планирование
Масштабные годовые цели делите на квартальные. Что нужно успеть сделать до конца марта, чтобы к концу года достичь поставленной задачи?
Ежемесячное планирование
Сверяйтесь с целями, поставленными на неделю, каждый день. Что нужно успеть сделать на этой неделе, чтобы реализовать месячный и, впоследствии, годовой план?
Вносите в календарь все свои дела
Каждый вечер проверяйте календарь: что вам предстоит сделать завтра? Таким образом, вы с самого утра будете знать, что вам нужно сделать и куда пойти, и не станете тратить драгоценное время, чтобы разобраться в планах на день.
Ведите счет
Постоянно проверяйте себя: что вы успели сделать из запланированного? Получилось ли у вас сделать все, чтобы приблизиться к заветной цели, или вы постоянно на что-то отвлекались?
Ведите журнал действий, он будет наглядной иллюстрацией вашей продуктивности, а также поможет трезво оценить реальное количество времени, необходимое для выполнения той или иной задачи.
У меня есть друг, который постоянно порывается все сделать за 1 час, но всегда тратит не меньше двух. Он не только тратит лишний 1 час (а за день набегает целых 3!), но и постоянно пребывает в состоянии стресса от спешки, вызванной неправильным планированием, что в итоге бьет по его самооценке.
Один из главных секретов моей фантастической продуктивности состоит в том, что я отвожу на некоторые дела огромное количество времени.
Если я рассчитываю сделать что-то за 1 час, то отвожу на это 2. В отличие от моего растерянного друга мне всегда хватает времени и мне знакомо чувство триумфа, которое испытываешь каждый раз, завершая дело раньше, с опережением графика. Вы вряд ли увидите меня в состоянии стресса.
На моей страничке www.goodhabitsacademy.com можно скачать шаблоны ежедневного, еженедельного, ежемесячного и годового планирования (а также много других полезных материалов).
4. Расстановка приоритетов
Расставлять приоритеты не так уж и сложно. Нужно всего лишь отделить важное от ненужного.
Или, как говорит один из лучших испанских тренеров и спикеров – Виктор Кьюпперс, важнее всего то, что самым важным является именно самое важное.
К сожалению, никто не застрахован от форс-мажора, и нам иногда приходится решать непредвиденные проблемы в первую очередь.
Ответ на вопрос «Что для меня важнее всего завтра?» поможет вам сфокусироваться и начать день с полным пониманием того, что и как нужно делать.
Как же понять, что действительно важно, что второстепенно и что можно смело проигнорировать?
Расскажу вам о двух полезных способах расстановки приоритетов.
Первый – это «матрица управления временем», известная также как принцип срочности-важности Эйзенхауэра (авторство идеи приписывают Стивену Кови), а второй – это принцип Парето или принцип 80/20.
Матрица управления временем
Стивен Кови предложил определять приоритетность задач путем их расположения в четырех квадрантах.
Такой подход позволяет оценить важность и срочность той или иной задачи.
В зависимости от их расположения в таблице, вы понимаете, какие дела необходимо сделать в первую очередь, а что может подождать.
Сначала нужно определиться с важными делами, требующими срочного решения.
Важные дела – это все, что напрямую влияет на достижение целей, а срочные дела требуют немедленного участия. Игнорирование срочных дел может иметь негативные последствия еще и потому, что они часто связаны с целями других людей.
В целом смысл каждого квадранта такой.
Квадрант I – срочные и важные дела. Здесь оказывается все, что можно предвидеть. Содержание этого блока включает только те действия, которые требуют вашего немедленного внимания: экстренные ситуации, горящие сроки, насущные вопросы, последние приготовления. (Тут не помешает четкое планирование.)