Страница 5 из 5
6. Организованность
Каждые 5 минут, потраченные на организацию, принесут вам час свободного времени. Но вы сейчас слишком заняты, чтобы заниматься организацией, не так ли? У вас весь стол завален бумагами и обклеен стикерами с напоминаниями? Если бы только у вас была лишняя минутка, вы бы точно занялись организацией времени, да?
Простите, но я вынужден сказать вам всю правду в лицо…
Вы не можете организовать свое время совсем не потому, что очень заняты. Вы вечно заняты именно потому, что тотально неорганизованны!
К сожалению, сам факт вечной занятости еще не говорит о том, что вы результативны. Как правило, в офисе больше всего впахиваеттот, у кого стол завален бумагами.
Согласно последним исследованиям, современные руководители тратят от 30 до 50 % своего времени на поиск нужной бумажки! Звучит пугающе.
Я обращаюсь к вам, мои утомленные читатели: изучите и попробуйте на практике несколько несложных приемов, способных изменить вашу жизнь! Я и сам был однажды на вашем месте, мне эти приемы помогли поставить все с головы на ноги.
♦ Первые 15 минут рабочего дня посвятите расстановке приоритетов.
♦ Выделяйте час в неделю на сортировку и организацию бумаг. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – делайте это немедленно! Все, что требует больше времени, занесите в список дел.
♦ Каждый день в течение 15 минут занимайтесь расчисткой рабочего стола. Смело выбрасывайте все, что вам не нужно.
♦ Последние 15 минут рабочего дня уделите планированию задач на завтра. Что важно? Что срочно?
♦ Наведите порядок в почтовом ящике, удалите старые и неактуальные письма. Если не уверены, распечатайте их для очистки совести.
♦ IT-специалист однажды сказал мне, что очистка почтового ящика от ненужных писем не только разгружает голову, но также экономит деньги компании, потому что сотни и тысячи писем, хранящихся в папке «Входящие», требуют больших энергозатрат и, соответственно, увеличивают счета за электроэнергию.
♦ Не беритесь за новые дела, не завершив старые.
♦ Старайтесь делать все правильное первого раза, чтобы в будущем вам не пришлось это переделывать.
Организация бумаг на рабочем месте
Соберите все свои бумаги и рассортируйте их в соответствии со следующим алгоритмом.
1. Если что-то можно сделать меньше, чем за 5 минут, – немедленно делайте это!
2. Дела, требующие большего времени, занесите в список задач.
3. Архивируйте все завершенные дела.
4. Все, что не касается вас, пересылайте адресату.
5. Все, что считаете полезным в будущем, следует отправить либо в архив, либо в мусорную корзину. (Сколько файлов вы оставили на будущее? Сколько из них вам действительно пригодилось?)
6. Все, что не попадает ни в одну из вышеперечисленных категорий, смело выбрасывайте.
Организация электронной почты
1. Если можете ответить на письмо менее чем за 5 минут – отвечайте.
2. Если можно что-то делегировать – делегируйте сразу.
3. Если на решение вопроса нужно время – внесите его в список дел.
4. Создайте папку для завершенных дел и переместите их в нее сразу же по завершению.
5. Используйте свой почтовый ящик как планировщик задач: решенные вопросы отправляйте в архив, а требующие внимания – оставляйте во входящих.
6. Удаляйте все, что не понадобится вам в будущем.
7. Отпишитесь от всех ненужных рассылок – кроме моей. Шучу. Ради повышения своей продуктивности отпишитесь и от моей рассылки, как бы больно мне ни было вас терять.
Выполняйте эти рекомендации до тех пор, пока ваш ящик не будет пуст. Если у вас много почты, оставьте письма прошлого месяца для дальнейшей сортировки, а все более ранние отправьте в архивную папку, которую можно назвать «Старые письма».
Рабочее пространство
1. Все самое важное держите под рукой.
2. Папки держите в алфавитном порядке в закрытом виде.
3. Рабочая поверхность должна быть чистой и свободной.
4. Принадлежности, которыми вы пользуетесь, должны быть всегда под рукой и в рабочем состоянии.
5. Уберите в ящик все, чем вы редко пользуетесь.
6. Заведите ячейки для бумаг (входящих, исходящих и находящихся в работе).
7. В голове тоже должен быть порядок. Записывайте в блокнот свои мысли и идеи.
8. Найдите время, чтобы раз в неделю наводить порядок на рабочем месте.
Помните: каждые 5 минут, которые вы ежедневно тратите на поиск мелочей, в конце года превращаются в 30 часов! Согласитесь, это существенная потеря.
Упорядочивание
Все, чем вы не пользуетесь, превращается в беспорядок. Хаос нужно упорядочить! Все дело в энергии. Все, что полезно для работы, полезно и для дома.
Если у вас дома полно барахла, оно начинает съедать вашу энергию. А чем меньше у вас энергии, тем менее вы продуктивны. Начните с малого – разберите вещи в шкафу.
Несколько советов:
♦ если какую-то вещь вы не надевали с прошлого года, вы вряд ли будете ее носить;
♦ выбрасывайте все, что «может пригодиться когда-нибудь» или «напоминает вам о славных моментах в прошлом»;
♦ Мари Кондо, гуру порядка из Японии, идет еще дальше, говоря: «Если вещь не вызывает радости – выбрасывайте ее». Рекомендую вам прочитать ее книгу «Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни». Она буквально изменила мою жизнь.
Когда я навожу порядок и хочу избавиться от каких-то вещей – я просто отдаю их даром. Мне это нравится, я даже думаю, что жизнь/Бог/Вселенная отблагодарит меня.
Когда разберетесь со шкафом – принимайтесь за спальню. Затем займитесь порядком в гостиной, потом в гараже, и так до тех пор, пока не приберете весь свой дом, а затем и офис. Выбрасывайте все, чем вы больше не пользуетесь: одежду, журналы, книги, компакт-диски и даже мебель. Один из моих клиентов за выходные смог расчистить весь дом. Он почувствовал такое облегчение и прилив сил, что смог реализовать массу краткосрочных целей. Он избавлялся от хлама без оглядки и сожаления. А вы когда наведете у себя порядок?
Помните, что вы выигрываете 30 часов, если не тратите время на поиски нужной вещи? Порядок в доме принесет вам еще 30 часов. То есть мы обнаружили уже 60 часов! Но и это еще не предел…
Просто чума! Книга только началась, а мы уже нашли порядка 60 свободных часов в году. Не прекращайте читать.
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «ЛитРес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.